UU sluit receptie Buys Ballotgebouw; meer mobiele surveillanten

Een oudere meneer die bij het Wiskundecongres komt spreken, een student die een poster wil ophangen. Het is een gestage stroom bezoekers die zich woensdagmiddag meldt bij de balie van receptionist Sandra van Weverwijk in het Buys Ballotgebouw.

Al 23 jaar heeft Van Weverwijk haar werkplek aan het Princetonplein. Dat houdt per 1 juli op. De faculteit Bètawetenschappen stemde onlangs in met het voorstel van het Facilitair Service Centrum om de balie te sluiten.

Wie in het Buys Ballotgebouw in De Uithof werkt, moet vanaf deze zomer met een pasje de toegangsdeur openen. Gasten kunnen worden aangemeld bij een centrale balie van het nieuwe onderwijscluster in het Koningsbergergebouw vanwaaruit de deur kan worden geopend. Of ze moeten de ingang van het Koningsbergergebouw of het Minnaertgebouw gebruiken.

“Heel jammer”, zegt Van Weverwijk nadat ze de begeleidster van de oudere meneer erop heeft gewezen dat ze een wielklem kan krijgen als ze haar auto op het Princetonplein geparkeerd laat staan. “Ik ben hier als snotneusje binnengekomen.”

Van Weverwijk weet nog niet in welk ander UU-gebouw ze na de zomer achter de balie zit. Ze heeft inmiddels al veel studenten en medewerkers gesproken over haar vertrek. “Iedereen zegt dat ze er weinig van begrijpen.” 

Mobiele surveillanten
Na het Buys Ballotgebouw sluiten in de nabije toekomst mogelijk nog twee andere balies, meldt Eddie Verzendaal, directeur van het Facilitair Service Centrum dat verantwoordelijk is voor de beveiliging van de UU-panden. Op korte termijn gaat hij daarover in gesprek met de gebruikers van de betreffende gebouwen.

Verzendaal zegt op advies van beveiligingsexperts meer te willen gaan werken met mobiele surveillanten die vaker door de gebouwen lopen. Ook wil hij andere FSC-medewerkers of door FSC ingehuurde krachten, zoals technici en schoonmakers, gaan trainen in het signaleren en melden van afwijkend gedrag. Een dergelijke “proactieve” werkwijze zou tot een hogere veiligheid leiden dan een receptionist bij de voordeur. “Je zou kunnen zeggen dat er nu sprake is van schijnveiligheid.”

Volgens Verzendaal moet ook de universiteit meer rekening gaan houden met bedreigingen die eerder niet bestonden. “Er is nog niets gebeurd en er zijn ook geen directe aanwijzingen dat er iets gaat gebeuren, maar volgens experts zijn de vrij toegankelijke universiteitsgebouwen wel degelijk ‘soft targets’, bijvoorbeeld voor extremisten. Dan moet je als organisatie ook meer ogen en oren dieper in de gebouwen hebben.”

In de meeste gebouwen gaat waarschijnlijk weinig veranderen, verwacht Verzendaal. Waar veel studenten of gasten komen, blijft een receptionist van belang. Maar een drietal gebouwen waarvoor dit niet geldt, moeten volgens het FSC onder het toezicht van één centrale balie koment te vallen en alleen toegankelijk worden voor wie daarvoor toestemming krijgt.

Het vertrouwde gezicht
Onder een intranetbericht over de sluiting van de balie van het Buys Ballotgebouw uiten twee medewerkers hun onvrede over het besluit. Het verdwijnen van de vaste receptionist wordt als “niet-klantvriendelijk” en “niet-gastvrij” beschouwd.

Volgens Mark Uwland, secretaresse bij het Freudenthal Instituut, zijn veel studenten, medewerkers en gasten de dupe. Hij schrijft: “Ik krijg de indruk dat de argumentatie zich nu erg op de veiligheid richt, terwijl volgens mij het belangrijkste aspect van de receptie de gastvrijheid is. Als wij vinden dat de universiteit een maatschappelijke taak heeft, openstaat voor de buitenwereld door bijvoorbeeld onderwijs en nascholing te bieden, dan moeten we mensen van buiten ook netjes ontvangen en niet voor een dichte deur laten staan of door onpersoonlijke gangen laten lopen. De onderzoeksinstituten in het BBG voelen die maatschappelijke taak met nadruk en hebben veel bezoekers van buiten. We willen graag dat die vriendelijk te woord gestaan kunnen worden door receptiemedewerkers.”

In een commissie van de U-raad werd door een verontrust raadslid dinsdag ook vragen gesteld over de consequenties voor onderzoekers en studenten.

Directeur Verzendaal zegt begrip te hebben voor medewerkers die het ‘vertrouwde gezicht’ bij de ingang gaan missen of niet snappen hoe de sluiting van de balies past bij de ‘community’-gedachte van de universiteit. Toch denkt hij dat de sfeer in de gebouwen zelfs kan verbeteren. “Ik vertrouw erop dat we met al onze mensen die in de gebouwen aanwezig zijn, kunnen laten zien dat dat community-gevoel niet aan één persoon hangt.”

Verzendaal wijst bovendien op de aanzienlijke besparingen die de sluiting van een balie met zich meebrengt. “We doen dit niet om te bezuinigen, maar een balie kost ons zo’n 100.000 euro per jaar. Nu moeten we natuurlijk wel enkele technische en logistieke maatregelen nemen om de functies daarvan te vervangen, maar onder de streep geven we 60.000 tot 70.000 minder uit. Dat geld gaat weer terug naar de faculteiten en het onderwijs en onderzoek.”

Verkeersstromen
Volgens Machiel van der Grift, verantwoordelijk voor het huisvestingsbeleid van de bètafaculteit, vormen die besparingen één van de redenen waarom zijn bestuur akkoord is gegaan met de plannen van FSC. “Wij dringen al lange tijd aan op kostenvermindering bij FSC, dan moeten we ook welwillend luisteren als daar plannen voor komen.”

Van der Grift wijst er bovendien op dat er steeds minder gebruik wordt gemaakt van de hoofdingang van het Buys Ballot. “Die verkeersstromen nemen af. Onze medewerkers mogen al niet meer parkeren op het parkeerterrein van het Princetonplein dat voor de deur ligt. Dat is bestemd voor TNO en Deltares. Bovendien parkeren studenten hun fiets in de nieuwe grote fietsenkelder onder het Koningsbergergebouw om hun weg via dat gebouw te vervolgen.”

Inmiddels druppelen bij Van der Grift de opmerkingen en vragen van bewoners van het Buys Ballotgebouw binnen, variërend van teleurgestelde reacties tot en met praktische vragen over hoe zaken in het vervolg geregeld gaan worden. “Wij hebben er natuurlijk begrip voor dat mensen het vervelend vinden als een vast gezicht verdwijnt, maar ook wij gaan ervan uit dat het serviceniveau en de veiligheid op zijn minst gelijk blijft en hopelijk zelfs verbetert. Op 10 mei is er een inloopspreekuur dat bedoeld is om op alle vragen antwoord te geven.”

Driewieler
Door de nieuwe werkwijze gaan volgens Verzendaal geen vaste banen verloren. Op dit moment heeft het FSC 32 receptiemedewerkers in dienst en worden er ook 32 medewerkers extern ingehuurd. Van die laatste groep zal in de toekomst minder gebruik worden gemaakt. De functies die nu door de receptionisten worden vervuld bij de balies die gaan sluiten, moeten worden overgenomen door technische hulpmiddelen zoals camera’s of beeldtelefoons. Servicetaken als postbezorging of pasuitgifte kunnen door andere FSC-medewerkers worden overgenomen.

Voor specifieke vragen van medewerkers moet maatwerk worden geleverd, vindt Verzendaal. Zo is er een promovendus die vanwege een handicap een driewieler gebruikt om naar zijn werkplek in het Buys Ballotgebouw te rijden. De receptionist opent nu elke ochtend de deur van het gebouw voor hem, omdat hij de deur alleen met veel moeite zelf kan openen. “Voor dat soort zaken moeten we iets regelen. Desnoods komt er iemand uit het Koningsbergergebouw.” Machiel van der Grift: “Ik ken hem en er is al met hem gesproken. Daar gaan we iets voor regelen.”