Zouden zelfsturende teams ook iets voor de UU zijn?

Een organisatie waar mensen vrij zijn hun eigen werktijden in te delen en alleen als team afgerekend worden op concrete afspraken. Bij de Noord-Hollandse gemeente Hollands Kroon werken ze zo. Tijdens een conferentie voor honderd leidinggevenden van de UU werd gekeken of die werkwijze ook op de universiteit mogelijk zou zijn.Stel je voor: alle medewerkers bepalen zelf wanneer ze werken en vrij nemen. Ze kunnen zelf kiezen met welke computer ze aan de slag gaan, declaraties worden niet gecontroleerd en ze bepalen zelf welke cursussen ze volgen. Iedereen maakt deel uit van een team zonder baas. De teams beoordelen elkaar en zijn samen verantwoordelijk voor de resultaatafspraken die ze maken met de directeur.Bij de gemeente Hollands Kroon (in het kopje van Noord-Holland) is dat al vier jaar realiteit. Tijdens de conferentie Doe het zelf: de paradox van zelfsturende teams afgelopen donderdag voor bijna honderd leidinggevenden van het ondersteunend en beheerspersoneel van de UU stond deze casus centraal. De conferentie was georganiseerd door vier deelnemers van het MD pioniertraject voor senior leidinggevenden van de UU. Bij de UU zijn de klachten over bureaucratie en regulering groot. De organisatoren wilden ontdekken of dit voorbeeld iets voor de UU zou kunnen zijn.Meer digitaliseringDe aanpak van Hollands Kroon is op zijn minst bijzonder. “Bij een fusie van verschillende gemeentes hebben we gekeken hoe we de gemeente het best konden organiseren. We wilden meer digitalisering en meer eigen verantwoordelijkheid voor de burgers. Dan moet je dat ook intern zo aanpakken”, vertelt Wim van Twuijver, de voormalig gemeentesecretaris van Hollands Kroon.De gemeente geeft de burgers meer ruimte voor eigen initiatieven zonder bureaucratische hobbels te hoeven nemen. Ook kunnen ouders de geboorte van hun kind digitaal aangeven en komt er iemand van de gemeente thuis om zaken te regelen. De aanpak is zo opvallend dat het NOS journaal er dit weekend een item aan wijdde.Gaan mensen de kantjes eraf lopen?Het betekende een revolutie voor de inrichting van de organisatie. Alle mensen zijn opgedeeld in zo’n 33 teams met daarboven 3 directeuren. De directeuren plaatsen de mensen in een team en maken heel concrete afspraken over de resultaten. Daar worden de team op afgerekend.De team hebben geen leidinggevende. Ze hebben ook geen vaste werkplek. Elke medewerker bepaalt zijn eigen rooster en waar hij werkt. Hij krijgt geld voor cursussen en niemand die de medewerker erop aanspreekt. Zou dit systeem ook kunnen werken op de Universiteit Utrecht? Bij een masterclass waren de reacties gemengd. “Heel interessant, maar voor zo’n grote organisatie als de UU wel heel moeilijk te organiseren.” “Gaan mensen niet de kantjes ervan aflopen?” “Wat als een team niet goed met elkaar kan samenwerken?” “Hoe zorg je voor voldoende overleg?”Zoeken naar mensen met lefAnja van der Horst, directeur bedrijfsvoering, geeft toe dat niet elk team even goed functioneert. Maar als het niet goed gaat, kunnen ze coaching inschakelen. En meestal gaat het dan wel goed. “Dit systeem werkt niet voor iedereen. Daarom kijken we bij de werving ook heel sterk naar zaken vertrouwen, lef, bevlogenheid en respect.”Ook financieel legt deze manier van werken de gemeente geen windeieren. Tot nu toe is het zelfs bijna zes miljoen goedkoper. En zowel de werknemers als de inwoners van de gemeente tonen zich tevreden met hun werk.Liever bevlogen leiderschapToch was er tijdens de conferentie ook een ander geluid te horen. Floris de Gelder, de huidige directeur van het Utrecht Science Park, hield in zijn masterclass een pleidooi voor bevlogen leiderschap. Zijn grote voorbeeld: de voormalige collegevoorzitter van de UU Yvonne van Rooy. “Zij kon zich echt vol passie werpen op een onderwerp. Dan was ze zo betrokken bij de zaak dat ze mij als wethouder economische zaken van de gemeente Utrecht om 11 uur ’s avonds belde om dingen te regelen. Bovendien vond zij het belangrijk dat alles tot op het detail geregeld was.”Allemaal belangrijke zaken, vindt De Gelder, die je niet blind vol vertrouwen kunt overlaten aan het personeel. De charismatische leider moet volgens hem durven met beslissingen te komen en dan het personeel zien mee te nemen.