Eigentijds vergaderen
Een flink deel van mijn werkzame leven breng ik tegenwoordig achter de vergadertafel door. ‘Zonde van de tijd’, hoor ik u denken, want het is in academische kringen bon ton om iedere seconde die aan vergaderen wordt besteed als pure tijdsverspilling te zien. Maar op de keper beschouwd valt dat nog wel mee.
Als ik veel van mijn dagelijkse activiteiten op een rijtje zet –eten, slapen, naar de WC gaan, in de file staan, e-mail beantwoorden, om maar eens wat notoire tijdvretertjes te noemen- dan springt het in groepsverband nemen van besluiten er nog niet eens zo slecht uit. Ik weet tenminste hoe lang beslag op mijn tijd zal worden gelegd en heb al bij het noteren in de agenda aanvaard dat die periode niet voor iets anders gebruikt kan worden. Daarom zit ik er redelijk gelijkmoedig bij, iets wat ik bijvoorbeeld niet kan zeggen als ik na anderhalf uur reizen eindelijk de dertig kilometer tussen Utrecht en Amsterdam heb overbrugd.
Nu wil ik ook weer niet de indruk wekken dat alle besluitvorming altijd even vlot verloopt. Tijdens de vergadering een artikel gaan schrijven is geen uitweg, want daar moet je toch echt je hoofd bijhouden; dat kan niet als je met een half oor ook nog luistert naar wat er gezegd wordt. Dus maak ik maar lijstjes van alle zaken die ik na de vergadering nog moet doen en als dat opgeschreven is vlucht ik gewoon in het ouderwetse poppetjes tekenen.
Mijn collega’s hebben daar in toenemende mate echter iets anders op gevonden. Tegenwoordig neemt iedereen zijn laptop mee naar de vergadering, zogenaamd om mee te lezen met de vergaderstukken. Dat laatste gebeurt zeker ook, maar de voornaamste toepassing van de laptop is toch om intussen via wifi de email bij te houden, zo blijkt als je tussendoor even naar het toilet loopt en een blik werpt op de schermen. Zo kunnen twee vormen van corvee worden gecombineerd. Terwijl vooraan iemand zijn PowerPoint voordracht toelicht, zijn de overige aanwezigen driftig met de toetsen van hun laptop in de weer. Dat is natuurlijk wat gênant.
Gelukkig kunnen we door de voortgang der techniek sinds kort minder opvallend de elektronische post beantwoorden. De laptop (en zelfs de iPad) kunnen thuisblijven, we pakken gewoon de iPhone. Zoals vroeger met de spiekbriefjes gebeurde, zo wordt tegenwoordig de iPhone, Blackberry of wat voor merk dan ook half onder de tafel gehouden en is iedereen besmuikt bezig om de agenda bij te werken, de nieuwste apps te downloaden of de buienradar te inspecteren om te zien of het regenpak te voorschijn moet worden gehaald. En als al deze handelingen zijn afgewerkt, zijn er gelukkig altijd nog talloze spelletjes. Angry Birds is niet voor niets een van de meest verslavende bezigheden.
Multitasken wordt altijd in verband gebracht met jongens van vijftien, maar poets wetenschappers van een jaar of vijftig niet uit!