Universitaire ombudsman voorkomt dure rechtszaken

Elke universiteit of hogeschool zou een onafhankelijke ombudsman voor personeel moeten hebben. Dat betogen de UU-vertrouwenspersoon Paul Herfs en zijn college Sytske Teppema van de Hogeschool Utrecht.
Vier universiteiten en zes hogescholen in Nederland hebben een Ombudsman Personeel in haar geledingen. Sommige van deze ombudsmannen werken tevens voor studenten. De Universiteit Utrecht was in 1977 een van de eerste instellingen die een ombudsman voor personeel kreeg, met als naam ‘Vertrouwenspersoon voor Personele Aangelegenheden’, kortweg VP Personeel.
De VP/Ombudsman Personeel is onafhankelijk en heeft zonder tussenkomst van derden toegang tot alle afdelingen en informatie binnen de universiteit. De VP/Ombudsman Personeel is hiërarchisch verantwoording verschuldigd aan de voorzitter van het College van Bestuur en valt niet onder de HR-directie en wordt dus ook niet aangestuurd door een HR-directeur. Personeelsleden ervaren dat als een belangrijk voordeel van de VP/Ombudsman Personeel omdat HR-personeel dikwijls als partijdig wordt ervaren.
De Ombudsman Personeel functioneert anders dan de Vertrouwenspersoon Ongewenst Gedrag. Deze Vertrouwenspersoon ondersteunt de werknemer (en/of student) die te maken krijgt met bijvoorbeeld intimidatie, geweld en agressie op het werk. De aanstelling van vertrouwenspersonen ongewenst gedrag is in de Arbowet geregeld.
De Ombudsman Personeel staat tussen de partijen, adviseert en bemiddelt desgewenst. Bemiddeling kan echter pas plaatsvinden als de melder daarmee akkoord gaat. Zonder nadrukkelijke opheffing van het ambtsgeheim door de melder, kan de Ombudsman Personeel geen contact zoeken met bijvoorbeeld de leidinggevende, de naaste collega of de promotor van de melder. Pas als de melder daar toestemming voor geeft, en aldus de vertrouwelijkheid opheft, kan de Ombudsman Personeel in overleg treden met derden.
De Ombudsman Personeel houdt zich bezig met rechtspositionele kwesties zoals beoordelingen, ontslagproblemen, exittrajecten, promovendiproblematiek, werkomstandigheden, re-integratie na (langdurige) ziekte en samenwerkingsproblemen. Hij neemt klachten of grieven in behandeling van personeelsleden over huns inziens onjuiste of onbillijke behandeling door personen of organen van de universiteit of hogeschool.
De klacht kan zowel betrekking hebben op een maatregel of beslissing jegens de individuele bezwaarde genomen, als op een maatregel of beslissing die het bevoegd orgaan uitdrukkelijk of impliciet jegens betrokkene weigert te nemen. De taak van de Ombudsman Personeel is nadrukkelijk niet zaken zelf op te lossen: hij neemt geen beslissingen en treedt niet als scheidsrechter op. Het College van Bestuur, het lokaal management van faculteiten of diensten, andere organen en individuele medewerkers kunnen de Ombudsman Personeel attenderen op klachten dan wel zijn bemiddeling inroepen.
In de eerste fase toetst de ombudsman of de klacht of grief reeds door het personeelslid in de hiërarchische lijn van het betrokken onderdeel is ingebracht. Indien blijkt dat de geëigende procedures zijn gevolgd, maar dat deze stagneren of blokkeren, verschaft hij zich inzicht in de ruimere context van de problematiek door kennisname en analyse van bescheiden en van de mening van andere betrokkenen.
Enkele voorbeelden illustreren de activiteiten van een Ombudsman Personeel.

Een promovendus heeft een conflict met zijn promotor. Het einde van het promotietraject nadert en het proefschrift heeft al vorm gekregen. De promotor zegt de samenwerking op. Na inschakeling van de Ombudsman Personeel regelt deze dat er een nieuwe promotor wordt aangezocht zonder dat dit leidt tot gezichtsverlies.

Een afdeling besluit om een andere koers te varen. Een aantal personeelsleden met aanstellingen voor onbepaalde tijd, past niet meer in de nieuwe organisatie. Op verzoek van de leidinggevende wordt degene voor wie geen plaats meer is, doorverwezen naar de Ombudsman Personeel om voorgelicht te worden over een vertrek regeling op basis van een vaststellingsovereenkomst.  Vervolgens vindt overleg plaats tussen de manager en het boventallige personeelslid over de inhoud van een voor de medewerker gunstige vertrekregeling, zodat de zaak niet aan de ambtenarenrechter of de kantonrechter hoeft worden voorgelegd.

Meer dan de helft van een team heeft samenwerkingsproblemen met de manager. De continuïteit van het onderwijs raakt daardoor in de knel. Dat leidt tot een groepsmelding. De Ombudsman Personeel bepaalt in nauw overleg met de melders wat zijn vervolgstap zal zijn. In overleg met het management wordt een voor alle partijen bevredigende oplossing gevonden.

De inschakeling van een Ombudsman Personeel voorkomt in een groot aantal gevallen juridische conflicten en daarmee staat hij regelmatig aan het eind van de interne escalatieladder. Zijn inspanningen zijn gericht op het zo vroegtijdig mogelijk ingrijpen in problematische situaties, waardoor herstel van de verhoudingen niet à priori uitgesloten wordt.
Kostentechnisch gezien verdient een Ombudsman Personeel zijn salariskosten terug. Dat blijkt ook uit een onderzoek van Euwema e.a. uit 2007. Euwema analyseerde de dossiers van 56 cases van universiteiten en één ministerie. De maximale kosten van een arbeidsconflict in het onderzoek van Euwema bedroegen 231.230,69 euro. Het voorkomen van juridische escalatie door interventie van een Ombudsman Personeel is met andere woorden bijzonder effectief.
Zijn interveniëren, leidt niet alleen tot kostenbesparing, maar voorkomt ook beschadiging van de reputatie van de instelling en van het betreffend personeelslid. Juridische conflicten zijn voor medewerkers emotioneel belastend. De gang naar de rechtbank is niet alleen kostbaar, maar beslaat dikwijls een lange periode. Concentratie op een nieuwe loopbaan is tijdens een juridisch traject moeilijk op te brengen.
Het kostenaspect van een Ombudsman Personeel verdient een nadere beschouwing. Een vaker gehoord tegenargument is dat het aanstellen van een dergelijke functionaris neerkomt op het binnenhalen van een ‘geïncorporeerde vijand’ en op het vragen om klachten, en dat dat iets is ‘wat we niet zouden moeten willen’. De gedachte daarachter is kennelijk dat het in het belang van de organisatie is om klachten zoveel mogelijk te negeren en een kritische blik te weren.
Ook al negeert men ze, dat er geen klachten zouden bestaan, is onwaarschijnlijk. Overal waar mensen samenwerken, ontstaan fricties of kwesties, die niet met een simpel gesprek tussen betrokkenen zijn op te lossen. En juist daarvoor is er de Ombudsman Personeel: een laagdrempelige, onpartijdige gesprekspartner, adviseur en klachtbehandelaar, die de medewerker kan adviseren en tussen partijen kan bemiddelen. Voor de werkgever is de Ombudsman Personeel, gezien zijn neutrale, onafhankelijke positie, feitelijke de enige functionaris binnen de organisatie die hem een spiegel kan voorhouden.
Aanstelling van een Ombudsman Personeel is voor een hoger onderwijsinstelling aantoonbaar efficiënt gezien de kostenbesparing bij conflicten, en effectief zowel vanwege de korte lijnen die hij heeft als de onafhankelijke positie die hij bekleedt. Bovendien kan hij door zijn informele bemiddeling schade aan medewerkers en aan het imago van de instelling helpen voorkomen.
Een hoger onderwijsinstelling, die een Ombudsman Personeel in huis heeft, maakt zichtbaar de sociale veiligheid binnen de organisatie serieus te nemen. Daar schort het nog wel eens aan; de aandacht gaat doorgaans vooral uit naar aspecten van fysieke veiligheid op de werkplek.