Code oranje, wat betekent dat voor studenten en medewerkers van de UU?

Het is dit collegejaar al een paar keer voorgekomen dat het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) waarschuwde voor zware weersomstandigheden in de provincie Utrecht. Zo werd er het afgelopen half jaar twee keer code rood afgegeven, terwijl dit in de afgelopen acht jaar in het totaal maar zes keer gebeurde. Ook voor dinsdagmiddag waarschuwt het instituut dat je zware weersomstandigheden kunnen verwachten. Niet de zon is de boosdoener, maar zware windstoten gecombineerd met hoosbuien en grote hagelstenen.

Net zoals eerder dit collegejaar roept dat de vraag op wat dat betekent voor medewerkers en studenten van de universiteit. Kan een docent studenten verplichten om naar een tentamen te komen ondanks de weersvoorspelling? Mag je als medewerker je computer uitzetten en voor de buien naar huis gaan? Of gaan alle gebouwen van de universiteit dicht? Naar aanleiding van de eerdere weerwaarschuwingen van dit collegejaar heeft de UU daar nu beleid voor.

Weerwaarschuwingsprotocol van de UU
Daarin staat dat de UU weerswaarschuwingen van het KNMI volgt. Als er voor de provincie Utrecht code oranje wordt afgegeven, zoals voor dinsdagmiddag, dan zal dit weinig veranderen voor medewerkers en studenten. Ze worden geadviseerd om op tijd naar huis te gaan als dat kan en de berichtgeving van de universiteit in de gaten te houden. Tentamens gaan daarnaast gewoon door. Als een student door het weer niet aanwezig kan zijn dan moet dat bij de examencommissie worden aangetoond waarom niet.

De universiteit houdt bij code rood alle gebouwen in principe open. Medewerkers en studenten wordt echter geadviseerd niet onnodig de weg op te gaan. Dat betekent dat studenten niet hoeven te komen voor onderwijs. Als zij daardoor een tentamen missen kunnen ze een beroep doen op overmacht. Het verschil met code oranje is echter dat ze geen bewijs hoeven te leveren. Het feit dat het KNMI code rood heeft afgegeven is voldoende. Ook medewerkers kunnen zich op overmacht beroepen als zij werktijd missen.

Maar hoe weet je als student of medewerker zeker wat je moet doen? Bij code oranje wordt er op het intranet en de studentenwebsite een waarschuwing geplaatst. Bij code rood is er ook een crisisteam dat via sociale media, e-mail, intranet en internet aanvullende informatie verstrekt. 

Code rood; een terugblik
Toen het op maandag 11 december voor de zoveelste dag op rij flink sneeuwde, zorgde dat niet alleen voor problemen op het spoor, de weg en bij het vliegverkeer. Ook binnen de Universiteit Utrecht was er wat onrust. Want moeten studenten naar de UU komen om hun tentamens te maken, hoewel de NS adviseerde vroeg in de middag naar huis te gaan? En kon de ene faculteit besluiten om colleges te laten vervallen, terwijl de andere faculteit zei studenten gewoon in de collegezaal te verwachten? En als je als universiteitsbestuur dan besluit de deuren dicht te gooien, hoe zorg je dan dat iedereen dat bijtijds weet?

Hoewel de UU voor diverse noodsituaties een protocol heeft, ontbrak dergelijk beleid voor code rode. De reden daarvan is, volgens woordvoerder Maarten Post, dat het zeldzaam is dat er code rood wordt afgegeven. “En al helemaal dat je rekening moet houden met een scenario dat het openbaar vervoer helemaal plat gaat.” Je kan je afvragen waarom de universiteit niet gebruikmaakte van een ander noodscenario toen in december code rood werd afgegeven. Dat is wel geprobeerd, zegt Post, maar bleek minder makkelijk dan gedacht. “Het unieke aan een code rood is dat de hele universiteit getroffen wordt. Bij brand en dat soort zaken wordt een gebouw of een stukje van de campus getroffen.”

Universiteit met eigenwijze mensen: 'wij laten ons niet kisten'
Terwijl achter de schermen werd gewerkt aan een reactie op code oranje en later code rood, ondernamen UU’ers zelf actie. Zo besloot universitair docent rechtsfilosofie Nanda Oudejans in de ochtend al het geplande hertentamen Grondslagen van het recht af te gelasten en maakte de faculteit Sociale Wetenschappen bekend dat alle colleges en tentamens zouden vervallen. Daarnaast zouden het Sjoerd Groenman- en Langeveldgebouw sluiten. De faculteit Bètawetenschappen benadrukte in reactie via Twitter juist dat alle tentamens bij hen wel door zouden gaan, omdat er op dat moment alleen nog sprake was van code oranje.

Post moet lachen als hij terugdenkt aan de situatie. “We zijn natuurlijk een universiteit met slimme en ook wel eigenwijze mensen. Er hangt op de universiteit een beetje een stemming van: we laten ons niet kisten. Maar het moet natuurlijk wel verantwoord blijven. Dus bij code oranje was de lijn dat iedereen kon handelen naar bevindt van zaken. Als mensen thuis konden werken, was de boodschap: doe dat dan. En tegen faculteiten zeiden we: kijk wat handig en logisch is. Maar toen rond één uur code rood werd afgekondigd door het KNMI, heeft het College van Bestuur gezegd: ‘Dan moeten wij een besluit nemen’. Bij de beoordeling van de mogelijke consequenties van het weer, vertrouwde het crisisteam op organisaties die daarvoor in het leven zijn geroepen.”

Even mailen; makkelijker gezegd dan gedaan
Dus even iedereen een mailtje sturen met het nieuws? “Dat hadden we moeten doen”, reageert Post. “Maar dat duurde lang en daar balen we van. Het komt niet gek vaak voor dat we alle medewerkers en studenten mailen. We hadden dus niet op het netvlies hoe we dat snel konden regelen.” Dus werd er om 13.30 uur via Twitter, Facebook en intranet de wereld in geslingerd dat alle colleges werden afgelast en alle gebouwen vanaf 15.00 uur gesloten zouden worden. 

Omdat er niet in één keer een mail aan alle UU’ers gestuurd kon worden, moesten faculteiten dat zelf doen. Daar zat soms nog best wat tijd tussen. Zo kregen geneeskundestudenten een uur na de tweet een mail, medewerkers van Communicatie en Marketing tien minuten voordat de gebouwen zouden gaan sluiten en stond rechtenstudent Tess Meerding om half vier voor een dichte universiteitsbibliotheek. “Wat een blunder”, schreef ze op Twitter. “Naar de UBU, na eerste de site gecheckt te hebben. Maar alle gebouwen sluiten om 15.00 uur. Alleen zijn ze dat even vergeten te vermelden aan studenten via de site of mail. Prima als je je werknemers eerder naar huis laat gaan, maar licht studenten die de sneeuw trotseren dan ook even in.” Om het dan nog maar niet te hebben over internationale studenten en medewerkers, want de berichtgeving was aanvankelijk alleen in het Nederlands.

Nog voor het protocol een tweede test
“Er zijn gelukkig geen problemen geweest in de zin van dat mensen ingesloten waren in gebouwen”, blikt Post terug. “Maar wat wel is gebeurd is dat mensen onnodig naar de universiteit zijn gekomen. Terwijl je wil voorkomen dat mensen tevergeefs naar de universiteit komen voor bijvoorbeeld een tentamen. Dat is gewoon rot.” De situatie zette aan het denken of er niet een protocol moest komen voor code rood. “We willen wel beter anticiperen als het voorkomt en duidelijk hebben hoe UU’ers aan hun informatie komen”, zei Post een aantal dagen na de situatie.

Nog voordat officieel een code rood protocol werd vastgesteld, was er 18 januari al een test van de voorlopige plannen. Wederom kreeg de universiteit met code rood te maken vanwege harde windstoten. Dit keer krijgen wel alle studenten en medewerkers in één keer een mail: “Deze ochtend heeft het KNMI tussen 10 en 13 uur voor onder andere de provincie Utrecht Code Rood afgekondigd. De gebouwen van de Universiteit Utrecht gaan niet dicht en activiteiten gaan in principe door. […] De universiteit adviseert medewerkers en studenten niet op pad te gaan tijdens Code Rood. […] We adviseren studenten en medewerkers de eigen kanalen van de faculteit en de studentensite en intranet in de gaten te houden.”