Een jaar onderwijs roosteren in coronatijd. ‘Ik geef het je te doen’

Die ene week in oktober vergeet Marina Boelhouwer “never nooit”. Vanwege de coronadreiging besloot de universiteit toen dat er maar honderd mensen in een zaal mochten, terwijl er ook tentamens met wel vijfhonderd studenten moesten worden ingeroosterd.

“We zaten een week voor de tentamens van blok 1 en ook de roostering van de tentamens van blok 2 kon de prullenbak in. Het was rekenen, rekenen en rekenen”, vertelt de coördinator roostering en roosterprocessen van de faculteit Bètawetenschappen. “Dat vond ik wel de heftigste week.”

Thea de Graaf vervult bij de faculteit Sociale Wetenschappen op interim-basis dezelfde functie als Boelhouwer. Zij denkt met afgrijzen terug aan die dag half januari waarop het kabinet besloot dat alle colleges in het hoger onderwijs weer online moesten.

’s Ochtends waren toen net de roosters voor blok 3 bekendgemaakt waarin nog een derde van al het onderwijs was ingeroosterd voor fysieke bijeenkomsten. ’s Middags kregen de studenten te horen dat het allemaal weer anders was. “Dat vond ik wel een ding hoor. Dan ben je als student blij dat je eindelijk weer naar de universiteit mag en vier uur later is het allemaal weer anders.”

Het allerliefste wil je dat studenten tevreden zijn en dat je zelf trots kunt zijn op je werk

Een jaar nadat in maart vorig jaar de eerste lockdown voor de universiteiten werd afgekondigd, blikken de twee UU-roosteraars terug op een uitermate turbulente periode. Het is een tijd waarop ze met zeer gemengde gevoelens terugkijken.

Ze denken in de eerste plaats aan de studenten die voor het grootste deel van de tijd thuis hebben gezeten en te maken kregen met steeds weer wisselende roosters voor colleges en tentamens.

Boelhouwer: “Wat je het allerliefste wilt, is dat studenten tevreden zijn en dat je trots kunt zijn op je werk. Als roosteraars staan wij voor goede roosters en service aan studenten. Dat is niet helemaal gelukt. We kunnen wél zeggen dat we er alles aan gedaan hebben om voor het best mogelijke te zorgen.” 

De Graaf: “Het is toch hartstikke zonde dat dit je overkomt als je student bent? Ik zou in deze tijd geen student willen zijn.”

Maar tegelijkertijd hebben ze het afgelopen jaar ook als een uitdagende tijd ervaren die hun vakmanschap op de proef stelde. De Graaf: “De gemiddelde roosteraar houdt van puzzelen; je moet plezier hebben in het oplossen van problemen. En dat hebben we, daarom doen veel mensen het ook al een behoorlijk lange tijd.”

Boelhouwer: “Natuurlijk scheld je weleens bij weer een wijziging van het beleid, maar je gaat meteen weer aan de slag. Bellen met onderwijscoördinatoren en kijken wat er mogelijk is; wij zijn van die gekkies die dat ook wel weer leuk vinden.”

Het kon behoorlijk clashen als er iets werd voorgesteld dat niet haalbaar was

Of ze nog weten wat er gebeurde precies een jaar geleden toen de universiteit al het fysieke onderwijs noodgedwongen moest stopzetten. De Graaf lacht: “Ja, wij werden naar huis gestuurd en de docenten werd gevraagd om zelf met hun studenten te bespreken hoe de cursus verder zou verlopen. Die docenten verdienen een enorm compliment hoe ze dat toen hebben opgepakt, maar dat kon natuurlijk niet op die manier doorgaan.”

Toen duidelijk werd dat na de zomer in blok 1 weer fysiek onderwijs kon worden gegeven, moesten de roosteraars volop aan de slag. Maar op dat moment kwamen de beperkingen aan het licht van de decentrale aanpak met vier verschillende contingenten (Binnenstad, Centrumgebied USP, Diergeneeskunde en Geneeskunde) met ieder andere werkwijzen. Zo moest vanwege de coronamaatregelen duidelijk worden hoeveel personen er op elk moment op het universiteitsterrein aanwezig waren.

Een universiteitsbrede werkgroep roostering werd in het leven geroepen onder leiding van directeur Geesteswetenschappen Miranda Jansen. “Met die werkgroep moesten wij allereerst de kaders voor de roostering van het nieuwe jaar opstellen en een nieuw proces inrichten”, vertelt zij. Er kwamen gezamenlijke afspraken over wie wel en wie niet naar de campus mocht komen en het aantal studenten dat in zalen geroosterd kon worden.

“Daarna konden we steeds snel inspelen op veranderende omstandigheden omdat er vertegenwoordigers van alle faculteiten en verschillende UU-directies in de werkgroep zitten. Telkens als er iets moest worden aangepast, konden wij de roosteraars vertellen wat nu weer de bedoeling was.”

Boelhouwer: “Dat was vooral belangrijk voor de communicatie met het universiteitsbestuur, want het kon behoorlijk clashen als er iets werd voorgesteld waarvan wij wisten dat het onwerkbaar was. De werkgroep luistert naar ons en weet wat wel en wat niet mogelijk is.”

Het is steeds weer puzzelen en puzzelen

De zomer was een intensieve periode van hard werken. Normaal gesproken wordt al in maart begonnen met de roostering van het nieuwe jaar. Nu moest dat binnen een aantal weken gebeuren en moest er ook nog eens rekening worden gehouden met allerlei restricties vanwege de coronamaatregelen.

De Graaf: “In onze grootste collegezaal kun je nu maar negentig studenten kwijt. Daar heb je weinig aan als je bedenkt dat er bij Psychologie vakken zijn met zeshonderd studenten. Dat betekent dus puzzelen en puzzelen.”

Boelhouwer heeft sinds dit voorjaar vijf dagen vrij gehad en ook De Graaf heeft nauwelijks vakantie gehad. En hetzelfde geldt voor bijna al hun collega’s. Extra mensen inhuren was niet mogelijk. Het inwerken zou meer tijd kosten dan wat het zou opleveren.

De Graaf: “Dan is het echt erg fijn dat de universiteit een mail- en vergaderluwe week invoert, zodat je even op adem kunt komen.”

Toen begonnen de rellen en moest alles weer worden omgegooid

Wie met het drietal praat hoort een aaneenschakeling van incidenten en besluiten waar de roosteraars weer een mouw aan moesten passen. De tijdlijn die DUB voor dit artikel maakte, geeft daarvan een beknopt overzicht.

Toen in september bleek dat surveillanten in het reguliere timeslotmodel te weinig tijd hadden om tussen de verschillende tentamens alle chromebooks in de tentamenzalen schoon te maken (een van de coronavoorschriften) moest dat hele model voor de toetsing worden aangepast. Jansen: “Dat lijkt iets kleins maar de gevolgen voor de roostering zijn heel groot. Ik geef het je te doen.”

Toen de overheid erover dacht om triage verplicht te stellen bij grote tentamens werd in een weekeinde een app in elkaar gezet. Ook wilde de universiteit tenten huren om studenten voor de tentamenzalen op sportcentrum Olympos te ontvangen en te controleren. Miranda Jansen: “En allemaal voor niets, want die verplichting werd later weer ingetrokken.”

En dan waren er half januari ook nog de verwikkelingen rond de avondklok. Miranda Jansen: “Dat was ook een heel hectische week. Vanuit de VSNU (vereniging van universiteiten, red.) en het universiteitsbestuur kreeg ik steeds wisselende boodschappen. Het was onduidelijk of die avondklok ook voor de universiteit zou gaan gelden. Uiteindelijk bleek dat niet zo te zijn en hoefden we onze roostering van tentamens niet aan te pakken. Maar toen kwamen de rellen. Om de veiligheid van de studenten te garanderen moest toen toch alles weer binnen een paar dagen worden omgegooid.”

Als student zou ik ook denken: waar zijn jullie mee bezig?

Het zijn allemaal zaken waar de doorsnee student of medewerker geen weet van heeft. Net zoals studenten niet zien dat de roosteraars zich er ook van moeten verzekeren dat er steeds voldoende receptionisten, surveillanten en bedrijfshulpverleners aanwezig zijn als een werkgroep of tentamen plaatsvindt. Niet vanzelfsprekend in coronatijd; daar kon het ook nog mislopen.

De roosteraars kunnen dan ook niet boos zijn op studenten die klagen over een universiteit die de zaakjes niet op orde lijkt te hebben. Boelhouwer: “De wijzigingen die wij doorvoeren, krijgen studenten meteen te zien in hun MyTimeTable-app. Als ik dan drie pop ups met wijzigingen voor hetzelfde tentamen zou krijgen, zou ik ook denken: waar zijn jullie mee bezig? Hoe moeilijk kan het zijn?”

Miranda Jansen: “We hebben natuurlijk ook vaak studenten horen zeggen: huur Tivoli erbij, dan gaan we daar wel zitten met zijn allen. En dat klinkt inderdaad wel heel logisch. We hebben daar ook wel naar gekeken, maar dat blijkt dan enorm ingewikkeld te zijn. Wie is verantwoordelijk? Is de veiligheid gegarandeerd? Zijn er looproutes? Nog afgezien van het feit dat de veiligheidsregio beperkingen oplegt voor het aantal mensen dat ergens mag samenkomen.”

Boelhouwer: “En veel van die zalen zijn helemaal niet geschikt voor het onderwijs dat onze docenten willen geven. Daar is het zitten en luisteren. Ik denk niet eens dat onze docenten het hadden gewild.”

We weten nu beter hoe we met elke verandering om moeten gaan

Maar alles bij elkaar viel het reuze mee met de klagende studenten, volgens De Graaf. “Iedereen snapt dat dit lastige tijden zijn en dat iedereen zijn best doet om het beste ervan te maken.”

Boelhouwer vond de steun van docenten elke keer hartverwarmend, van haar faculteitsbestuur kregen ze ‘een pluim’ waarmee medewerkers met bijzondere verdiensten symbolisch in het zonnetje worden gezet. “Die steun van cursuscoördinatoren en onderwijsdirecteuren heeft enorm geholpen. Maar ook gebouwbeheerders en technici hebben hard moeten werken. We hebben het echt samen gedaan.”

Hoewel de situatie nog onzeker is, merkt De Graaf ook dat er meer stabiliteit is gekomen. “Als ik zie hoe de roostering van blok 1 deze zomer verliep in vergelijking met blok 4 nu dan is dat een wereld van verschil. We blijven afhankelijk van wat er van Den Haag komt, maar je weet nu veel beter hoe je daarmee om moet gaan. Er liggen nu ook scenario’s klaar, die hadden we eerder niet.”

Miranda Jansen: “Dat er nu meer zekerheid is, komt ook doordat we rond de jaarwisseling tegen het universiteitsbestuur gezegd hebben dat dat voor de rest van het jaar keuzes moest maken voor het onderwijs waar we niet meer van zouden afwijken. Toen is gezegd: maximaal 35 procent onderwijs op locatie, de rest online.”

Nu het kabinet in de laatste persconferentie heeft gezegd dat het hoger onderwijs mogelijk begin april weer deels open kan, neemt de druk om voor de zomer méér onderwijs te gaan plannen toe. Jansen begrijpt die wens, maar is blij dat de universiteit ervoor gekozen heeft om vooral in te gaan zetten op uitbreiding van de mogelijkheden voor samenwerken, voor zelfstudie en voor activiteiten, bijvoorbeeld van studieverenigingen.

“Dat kan tot teleurstelling leiden, maar het zorgt ook voor rust voor docenten en studenten. Die weten waar ze aan toe zijn. Ik gun alle studenten hun colleges en werkgroepen, maar het is onmogelijk om al het universitaire onderwijs van week tot week weer anders te roosteren. Dat hebben we wel geleerd in het afgelopen jaar.”