'Het is binnen besturen normaal dat iedereen overwerkt is'

Studentbestuurders ervaren veel tijdsdruk, een hoge mate van stress, teleurstellingen over de lage compensatiebeurs en een tegenvallende ondersteuning vanuit de universiteit. Ze investeren aanzienlijk meer tijd in de functie dan er op papier afgesproken is. Ook vinden studentbestuurders dat zij te weinig waardering krijgen en dat leden, oud-bestuur en andere studentbestuursleden hoge verwachtingen hebben.

Dat zijn de belangrijkste bevindingen van het onderzoek van Fiona Holdinga en Emma Kroon, studentleden van de faculteitsraad van Sociale Wetenschappen van 2022-2023. Zij deden onderzoek naar de hoge werkdruk bij bestuurders van studieverenigingen vanuit hun functie als studentenraadslid en doen aanbevelingen voor zowel de verenigingsbesturen als de faculteit.

Ramvolle agenda
Ze kunnen ook uit eigen ervaring spreken, want twee jaar geleden deden zij zelf een bestuursjaar bij Djembé, de studievereniging van Culturele Antropologie. Ze begonnen aan het jaar met de verwachting er ongeveer 20 uur per week aan kwijt te zijn en daarnaast nog een vak te kunnen volgen. Maar al in de eerste weken zag Fiona, die de voorzitter was, de agenda steeds voller raken. Fiona: “Die zat soms zo vol dat we om twee uur ’s nachts thuiskwamen en de volgende dag om negen uur weer moesten vergaderen.”

Voor Fiona en Emma zijn hun ervaringen als studentbestuurder aanleiding om zich tijdens hun raadsjaar bij de faculteit Sociale Wetenschappen in te zetten voor het onderwerp. Ze krijgen hierbij hulp van Toon Taris, die onafhankelijk voorzitter van de faculteitsraad is en hoogleraar met een deskundigheid op het gebied van burn-out. Ze verspreidden een vragenlijst onder de studentbestuurders van 2021-2022 en 2022-2023 van de zes studieverenigingen van Socialen Wetenschappen. In totaal vullen 33 studentbestuurders deze in.

Keerzijde
Uit het onderzoek blijkt dat studenten een bestuursjaar gaan doen omdat ze nieuwe dingen willen leren of omdat de ervaring goed op hun CV staat. Ze omschrijven het als een waardevolle ervaring en een jaar met veel gezelligheid, wat ze niet hadden willen missen. Studentbestuurders zijn enthousiast en gemotiveerd, ook al eist een bestuursjaar lichamelijk en mentaal zijn tol.

De helft van de studenten die de enquête hebben ingevuld, zeggen namelijk dat ze bijna altijd of altijd lichamelijk zijn uitgeput. Twee op de drie bestuurders geeft aan zich bijna altijd of altijd mentaal uitgeput te voelen. Deze uitputting komt bij bijna de helft van de studenten elke week voor en de andere helft van de studenten geeft aan zich meerdere keren per maand uitgeput te voelen. Eén op de drie studentbestuurders geeft aan nooit een goede balans te ervaren tussen werk- en privéleven. Bij de helft is dit vaak het geval.

Hoofdpijn, vermoeidheid, prikkelbaarheid, verminderde eetlust en slapeloosheid komt veel voor bij studentbestuurders. Drie op de vier ervaart dit bijna altijd of altijd. Op het moment dat bestuurders taken in het weekend loslaten, ervaren zij nog steeds een gevoel van stress. Iets meer dan de helft voelt zich bijna altijd gespannen of opgejaagd tijdens het bestuursjaar.

Weinig waardering
Een aanzienlijk deel investeert fors meer uren in de functie dan op papier staat. Bijna één op de drie van de studentbestuurders besteedt in totaal tussen de 50 en 65 uur aan activiteiten van de studievereniging. Een derde besteedt hier tussen de 35 en 45 uur aan. Slechts vier mensen geven aan ongeveer het aantal afgesproken uren aan de studievereniging te besteden. De meeste besturen van Sociale Wetenschappen zijn parttime, waar 20 uur voor staat. Alleen het bestuur van de studievereniging van Psychologie is een voltijdsfunctie.

Studentbestuurders vinden dat ze te weinig waardering krijgen van hun leden en de universiteit en voelen allerlei verwachtingen van leden, het oud-bestuur of medebestuursleden.

Maar studentbestuurders leggen zichzelf ook druk op, merken Emma en Fiona. Ze willen graag een succesvol bestuursjaar hebben, iets moois neerzetten voor de studievereniging, zich persoonlijk en professioneel ontwikkelen én een sociaal en gezellig jaar hebben.

Emma: “Studenten willen er veel uithalen. Ze willen een leuk jaar hebben. Het is ook je studententijd en je wilt graag bij alle activiteiten en feesten zijn die je organiseert. Dan zit je al snel aan veel uren.”

Eigen taken
De twee studenten leggen uit dat elke studentbestuurder tijd kwijt is aan vaste taken die bij de functie horen: de penningmeester is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de boekhouding en de commissaris externe zaken regelt de sponsering. “Wij waren als bestuursleden alleen al voor onze eigen taken zo’n 25 uur per week kwijt.”

Daarnaast hebben ze allerlei vergaderingen: van het bestuur zelf, met de opleiding en de commissies van de studievereniging. Minstens één avond in de week was er een studiegerelateerde of gezelligheidsactiviteit.

Ook zijn er uitjes met andere besturen en aan het begin van het jaar worden de constitutieborrels georganiseerd om de nieuwe besturen te leren kennen. Emma: “Die zijn niet per se verplicht, maar eigenlijk worden studentbestuurders wel geacht aanwezig te zijn.” Daarnaast zijn de studentbestuurders tegen het einde van het collegejaar verantwoordelijk voor het vinden en inwerken van hun opvolgers.

Het hoort erbij
Fiona en Emma probeerden samen met hun drie medebestuurders de studievereniging zo goed mogelijk te bestieren en tegelijkertijd de werkdruk en stress de baas te blijven. “We zijn best strikt geweest en hebben soms ook iets niet gedaan om onszelf te ontzien”, zegt Fiona. “Om het jaar zo goed mogelijk door te komen, hebben we op een gegeven moment – als een soort mantra – herhaalt dat we ‘maar’ een studievereniging zijn.”

Het is volgens Emma en Fiona niet ongebruikelijk dat studentbestuurders halverwege het jaar uitvallen. Sterker nog, zo veel studentbestuurders kampen met lichamelijk en mentale uitputting dat studenten denken dat het iets is wat er “gewoon” bij hoort. “Binnen besturen is het algemeen bekend dat iedereen overwerkt is. Het wordt normaal gevonden, maar dat is het niet”, zegt Emma. “Je ziet dat niet als je er middenin zit.”

Tradities
Emma en Fiona hebben wel ideeën hoe het zo ver heeft kunnen komen en zien ook een aantal oplossingen om de werkdruk te verminderen. Er wordt volgens Fiona toch ook een beetje onderling vergeleken. “Je wilt van elkaar weten hoeveel leden er op een activiteit waren: Doen wij het dan een beetje goed? Je bent er toch gevoelig voor als andere studentbesturen jaarlijks drie studiereizen organiseren, terwijl jij er één organiseert. Het is moeilijk om je te bedenken wat goed genoeg is.”

Ook hangt er binnen studieverenigingen vaak een eigen unieke ‘verenigingscultuur’, gevormd door jarenoude tradities, staat in het rapport. Sommige studieverenigingen bestaan al tientallen jaren. De gang van zaken binnen een vereniging wordt keer op keer doorgeven bij het inwerken van nieuwe bestuurders.

Vicieuze cirkel
Hierdoor lijken werkzaamheden vast te staan en hebben studentbestuurders het gevoel dat zij zelf weinig aan de hoge werkdruk kunnen veranderen. “Studentbestuurders zijn vreselijk overwerkt, maar het is een vicieuze cirkel, omdat studenten elkaar inwerken”, zegt Emma.

Dat zou anders kunnen, want de universiteit heeft geen richtlijnen welke activiteiten wel of niet georganiseerd moeten worden, zegt Fiona. “Studentbestuurders hoeven dit echt niet allemaal te organiseren. De universiteit wil gewoon dat de studievereniging een leuke plek biedt met wat studiegerelateerde activiteiten en gezelligheid.”

“Studentbestuurders kunnen dus voor het overgrote deel zelf bepalen hoe ze een bestuursjaar invullen. Maar je moet ook wel stevig in je schoenen staan als je dat jaar geen studiereis aanbiedt, terwijl deze al dertig jaar lang wordt georganiseerd.”

Schrappen
De beste oplossing om werkdruk tegen te gaan, zien Emma en Fiona in een cultuurverandering bij studieverenigingen. De verwachtingen van wat een studievereniging moet zijn en welke rol zij vervult in het studentenleven, moeten bijgesteld worden. En studenten moeten realistischer zijn wat studentbestuurders, oftewel medestudenten, voor een vereniging kunnen organiseren.

Ook vinden Fiona en Emma dat studieverenigingen bepaalde activiteiten en commissies moeten schrappen. Studentbestuurders hebben te veel werkzaamheden voor een parttimefunctie. Terwijl het ook de bedoeling is dat studenten een bestuursjaar met hun studie kunnen combineren. De functie voltijds maken of het bestuur uitbreiden om zo meer werk te kunnen doen, lijken Emma en Fiona daarom ook geen goede oplossing.

In het rapport doen Fiona en Emma ook een aantal aanbevelingen aan het faculteitsbestuur. Het probleem moet verder in kaart worden gebracht en er moet meer erkenning en waardering komen. Daarnaast moeten er trainingen komen voor studentbestuurders over hoe zij burn-out klachten kunnen herkennen, beter met stress om kunnen gaan en meer praktische vaardigheden leren.

Niveau lager
Het faculteitsbestuur van Sociale Wetenschappen laat weten "enorm veel waarde" te hechten aan de studieverenigingen en de hoge werkdruk bij studentbestuurders “een zorgelijke ontwikkeling te vinden”. Het afgelopen jaar heeft zij “op verschillende manieren geprobeerd om samen met de besturen de werkdruk in te perken”.

Het moet voor studentbestuurders duidelijker zijn waar zij met hun problemen bij de universiteit terechtkunnen. Tot nu was het eerste aanspreekpunt het faculteitsbestuur zelf, maar deze komt nu “een niveau lager” te liggen, laat interim-decaan Leoniek Wijngaards-de Meij tijdens de faculteitsraadsvergadering 12 september weten.

Ook heeft de interim-decaan “departementshoofden gevraagd om een rol op zich te nemen en onderwijsdirecteuren verzocht om goed in contact te blijven met studentbestuurders”. Zij gaan het gesprek aan met studentbestuurders over hun taken en de werkdruk. Voor verenigingen was er al een contactpersoon bij Onderwijs & Studentzaken en een studieadviseur.

Daarnaast is tijdens het ondertekenen van het convenant aan het begin van het collegejaar – de gedragscode voor studieverenigingen – aandacht besteed aan de werkdruk onder studentbestuurders. De studentassessor van vorig collegejaar, Maud Lamain, heeft een aantal trainingen voor besturen georganiseerd om beter met de werkdruk om te kunnen gaan. De huidige studentassessor Nienke Luijkx gaat hier verder mee aan de slag.