'Het college van bestuur mag wel wat dichter op de raad zitten'

“Ben jij niet wat te activistisch?”, vroeg toenmalig collegevoorzitter Yvonne van Rooy aan Fred Toppen bij zijn sollicitatie als voorzitter van de Universiteitsraad in 2011. Toppen had al drie jaar in de raad gezeten en had een tegengeluid laten horen, bijvoorbeeld over de voorgenomen centralisatie van ale ict-taken binnen de universiteit. “Daar was ik op tegen. Je wilt dat dit soort taken dichterbij de medewerkers blijft,” zegt hij.

Voorzitter zijn vraagt om een andere rol, beseft hij. “Je bent een intermediair tussen de partijen. Je moet zorgen dat binnen de raad alle stemmen gehoord worden, dat het College van Bestuur de opmerkingen van de raad serieus neemt en dat de Universiteitsraad oog heeft voor wat er speelt op de werkvloer. Vooral dat laatste was voor mij een belangrijk punt. Je zag dat de medezeggenschap tussen het centrale niveau en de faculteits- en dienstraden niet altijd goed op elkaar afgestemd was. Die samenwerking is nu beter, al is er nog altijd wel wat te winnen.”

Dinsdag nam Toppen afscheid. Collegevoorzitter Anton Pijpers roemde zijn onafhankelijkheid en inzet voor de medezeggenschap. Raadslid Joop Schippers prees hem om zijn tweemaandelijkse Houdini-act om een volle agenda af te werken binnen de gestelde tijd en mensen toch de ruimte te geven hun verhaal te vertellen. Hij kon streng zijn, zaken afkappen, maar ook ruimhartig en wist met gevoel een vergadering te leiden ‘in de geest van de wedstrijd’.Alleen deze week, bij zijn laatste vergadering, waren er voortdurend schorsingen en lukte het niet om het tijdschema in de gaten te houden. Zoveel zware thema’s, zoals het huisvestingsplan en de gedragscode, maar ook veel emotie.

Het huidige raadsjaar is dan ook niet geheel onopgemerkt voorbij gegaan. De afgelopen week moest Toppen alle zeilen bijzetten vanwege een heuse rel bij studentenfractie Vuur. Raadslid Floris Boudens had vertrouwelijke informatie gedeeld met onder meer toekomstige raadsleden van de Universiteitsraad die bij een besloten onderdeel over de huisvesting van de universiteit van de universiteit de zaal moesten verlaten. Daar was Boudens het niet mee eens, omdat ze volgend jaar wel over het onderwerp zouden moeten meepraten.

Toppen pakte de zaak op zijn eigen, rustige manier op. Hoewel hij vindt dat je vertrouwelijke informatie niet mag delen, wilde hij het raadslid niet schorsen omdat er nog maar één vergadering op de agenda stond en niemand gebaat is bij het op de spits drijven van de zaak. Daarmee werd het een zaak van de fractie Vuur zelf en niet van de hele raad.

Eerder dit jaar kwam de raad ook in het nieuws met de kwestie over de hoge reiskosten van het College van Bestuur. Floris Boudens wilde dit bespreken in de U-raad. Boudens voelde daarvoor weinig enthousiasme bij zijn collega’s. Integendeel, hij werd gewaarschuwd om de reputatie van de UU niet in het geding te brengen. Volgens Fred Toppen klopt dit verhaal niet. “Wij zijn een luis in de pels als het om deze thema’s gaat. Maar we hebben wel tegen Floris gezegd dat je alleen naar buiten kunt komen met belastende informatie als je precies weet hoe het zit. Dat is wel een extra afweging die je moet maken. Wij hebben hem aangeraden met de collegevoorzitter te gaan praten en meer informatie te verzamelen.”

Daarmee legde de raad de bal neer bij het studentraadslid zelf en nam het punt niet zelf over. Bij de vorige affaire over declaraties was er vanuit de raad ook weinig kritiek. Hoe kan dat?
“Punt is dat dit in de eerste plaats een zaak van de Raad van Toezicht is. Zij maken de afspraken over de arbeidsvoorwaarden van het College van Bestuur. Als raad hebben we wel degelijk aangedrongen op transparantie en duidelijke afspraken. En inderdaad speelt bij dit soort thema’s wel de afweging in hoeverre een kwestie de universiteit schaadt een rol. Dat wil niet zeggen dat je niet niets moet doen, maar je moet wel zeker van je zaak zijn.”

In hoeverre heeft de raad zicht op wat er speelt? De afgelopen jaren zijn organisaties als Rethink UU en WOinActie opgericht met thema’s als werkdruk. Komt dat omdatdeze groepen niet tevreden zijn over de manier waarop de Universiteitsraad deze thema's naar voren weet te brengen?
“Wij hebben wel getracht contact te leggen met deze organisaties. Maar je merkt ook dat het lastig is contact met de juiste mensen te leggen. Het zijn actiebewegingen met steeds weer andere deelnemers. Maar thema’s als werkdruk of kwaliteit van onderwijs komen wel degelijk in de raad naar voren. Zo hebben wij er op aangedrongen dat het geld dat de universiteit een paar jaar achter elkaar overhad op de begroting besteed zou worden aan werkdrukverlaging. Dat is deels ook gelukt. Al is het verbijsterend dat faculteiten die extra geld krijgen om te investeren in onderwijs het geld niet weten op te maken. De bestuurders staan te veel in de spaarstand. Ook hebben we geconstateerd dat het aannemen van meer docenten niet automatisch minder werkdruk betekent.

“Een aantoonbaar succes is de discussie over het studiepunttarief in 2017. De U-raad heeft ervoor gezorgd dat een voorstel niet doorging waarin stand dat opleidingen minder geld zouden krijgen voor de behaalde studiepunten in het onderwijs. Hierdoor kregen de onderwijsrijke faculteiten meer geld voor het onderwijs.”

Je bent nu tijdelijk voorzitter bij de medezeggenschap van de Hogeschool Utrecht. Gaat het daar op dezelfde manier?
“Ik heb het idee dat het contact tussen de raad en het bestuur daar intensiever is. Bij alle grote kwesties wordt door de raad en het bestuur samen gekeken hoe het onderwerp participatief gemaakt kan worden, ofwel hoe ze bij elk onderwerp nadenken hoe de medezeggenschap het thema moet aanpakken, bijvoorbeeld hoe het overleg met betrokkenen gedaan moet worden.

“Als ik dan naar de UU kijk, denk ik dat het College van Bestuur wel wat dichter op de raad zou mogen zitten. Het bestuur zegt medezeggenschap belangrijk te vinden. Maar je merkt ook een zekere afstandelijkheid. Er is alleen een agenda-overleg met de fracties. Soms zou het contact intensiever kunnen, zeker als er vanuit de raad voorstellen gedaan worden, zoals de studentenfracties dat afgelopen jaar een paar keer hebben gedaan op het geied van aanwezigheidsplicht of de verdeling van de bestuursbeurzen. Nu moeten de studenten lang wachten voor ze antwoord krijgen.”

En als je kijkt naar de raadsleden. Lukt het hen voldoende om het bestuur kritisch te bevragen? Je ziet in de raad regelmatig dat de leden een vraag goed voorbereiden, maar het lijkt of ze met elk antwoord genoegen nemen, ook als het nietszeggend is.
“Vanuit de griffie besteden we veel tijd aan het voorbereiden van nieuwe raadsleden op een bestuursjaar. Studenten zitten maar één jaar in de raad. Dus ze moeten snel ingewerkt worden. Ik herken dat ze vaak een vraag heel goed voorbereiden, maar dan hun mond houden als het antwoord van het bestuur niet to the point is. Wij hameren in de cursussen op de vervolgvraag. Daar valt nog wel wat te verbeteren.”

En hoe zit het met de houdbaarheid van personeelsleden? Kun je nog wel vernieuwend en verfrissend zijn als je meer dan acht jaar in de raad zit?
“De tijd dat iemand in de raad zit, zegt niet zoveel. Volgens mij moet je kijken naar de instelling. Sommige raadsleden zijn na acht jaar nog even kritisch als in het begin, anderen hanteren meer een bestuursinstelling. Ze zijn meer medebestuurders. Ik zou acht jaar wel een mooie termijn vinden. Het is goed om ook weer eens nieuwe geluiden te horen.”

Het afgelopen jaar waren er meer partijen dan vroeger. Ook was er meer discussie, zowel tussen studenten onderling als tussen de studenten en het personeel. Hoe constructief is dit?
“Een goede sfeer in de raad is belangrijk. Daar hecht ik aan. Maar een beetje controverse is helemaal geen probleem. De discussie wint bij wat meer spontaniteit. Het is goed dat er meer partijen meedoen en er meer geluiden vanuit de gemeenschap gehoord worden.”

En dus zijn ook niet Nederlandssprekende internationals welkom?
“Wij willen een inclusieve universiteit zijn, dus zijn ze welkom om mee te praten. Maar dan hoef je niet meteen in het Engels te vergaderen. Dat neemt toch wat van de kwaliteit van discussie weg. Er zijn genoeg tussenvormen die het voor Engelstaligen mogelijk maken om volwaardig mee te doen. Je kunt denken aan tolken en aan beleidsstukken met een goede Engelstalige samenvatting. Er ligt nu een document met suggesties en het is aan de volgende raad om dat verder uit te werken.”

Om iedereen te informeren moeten mensen wel toegang hebben tot de informatie. Hoe ga je als raad om met vertrouwelijkheid en toegankelijkheid van de stukken?
“Uitgangspunt is dat we zoveel mogelijk in het openbaar willen vergaderen. Dat is goed voor de transparantie. Alleen als het om echt gevoelige informatie gaat, kun je een uitzondering maken. De openbare stukken bieden we aan via een teamsite. Alle studenten en medewerkers van de UU kunnen de informatie bekijken. Mensen van buiten de UU krijgen die informatie als ze erom vragen. Dat is geen principiële kwestie, maar komt voort uit de praktische gang van zaken met onze teamsite. Het volledig openbaar maken heeft nu niet onze prioriteit. Het belangrijkste is dat UU'ers de informatie kunnen inzien.”

Wat moet er gebeuren om mensen meer te betrekken bij de medezeggenschap? Het opkomstpercentage is bij de verkiezingen niet hoog. 
"Het is inderdaad jammer dat niet meer mensen de moeite nemen om te stemmen. Toch vind ik dat er in de medezeggenschap goed werk gedaan wordt. Ik ben onder de indruk dat er elk jaar weer zulke goede en enthousiaste raadsleden zijn die zich echt inzetten om de universiteit voor studenten en medewerkers beter te maken. Ik hoop dat het de toekomstige raadsleden lukt dit nog beter te laten zien aan de universitaire gemeenschap."