‘Ik kan altijd de telefoon pakken en navragen wat er gebeurd is’

De ombudsfunctionaris was er al voor personeelsleden, maar sinds drie maanden kunnen ook studenten bij een eigen onafhankelijke en onpartijdige ombudsfunctionaris terecht. Op maandag- en dinsdagochtend zit de kersverse UU’er in een zijkamertje van Career Services om de klachten van studenten te behandelen. Een andere halve dag is Roel Notten op de Technische Universiteit in Eindhoven te vinden: de universiteiten delen de functie. 

Hiervoor werkte hij bij ROC Midden Nederland als secretaris studentparticipatie, waarbij hij onder meer de klachtenfunctionaris voor studenten was en de begeleider van de studentenraad. Daarnaast was hij lange tijd buurtbemiddelaar in Utrecht. Notten studeerde aan de UU Sociologie en Internationale Betrekkingen. 

Het aantal studenten dat bij Notten tot nu toe heeft aangeklopt is nog op twee handen te tellen, maar Notten verwacht dat het er veel meer gaan worden. Ter vergelijking: bij de Vrije Universiteit in Amsterdam – die een stuk minder studenten heeft – werkt de ombudsfunctionaris vier dagen per week en komen er jaarlijks zo’n tweehonderd studenten langs. 

Afspraak
De afgelopen jaren werd de roep om zo’n onafhankelijk en onpartijdig persoon steeds luider in de universitaire wereld, maar ook in Den Haag. Universiteiten wilden graag een ombudspersoon, zodat diegene sneller grensoverschrijdend gedrag kan signaleren en bij kan dragen aan de sociale veiligheid. 

Even werd erover gesproken om een ombudsfunctionaris voor universiteiten wettelijk te verplichten. Zo ver kwam het niet, maar de vakbonden spraken in 2021 wel af dat de universiteiten een eigen ombudsfunctionaris moesten krijgen. Datzelfde jaar liet ook de UU weten dat er ombudsfunctionarissen zouden komen: twee voor het personeel en één voor studenten. 

Laatste redmiddel
De functie van de ombudsfunctionaris voor UU-studenten is iets anders geregeld. Diegene houdt zich in eerste instantie niet bezig met grensoverschrijdend gedrag, maar voornamelijk met het signaleren en oplossen van problemen binnen de organisatie. 

Studenten die vinden dat zij met een klacht of probleem niet goed door de universiteit zijn geholpen, kunnen bij Notten terecht. De onderwerpen zijn heel uiteenlopend. Het kan gaan over studenten met een beperking, die recht hebben op speciale voorzieningen, maar deze niet kregen. Of over de begeleiding van scripties of omstandigheden tijdens examens waardoor studenten minder goed konden presteren. 

Voordat studenten bij Notten terechtkomen, hebben ze meestal al een heel pad bewandeld. Het idee is: eerst naar de studieadviseur, tutor of de klachtencoördinator van de faculteit. Daarnaast kunnen studenten ook bij de vertrouwenspersoon terecht. “Als de student daarna nog steeds het gevoel heeft door de universiteit niet goed te zijn geholpen, is daar als laatste redmiddel de ombudsfunctionaris.” 

Hoor- en wederhoor
Notten adviseert studenten, treedt op als bemiddelaar en kan zelf een onderzoek starten als hij signalen krijgt dat er problemen zijn. Hij mag alle stukken opvragen bij de universiteit en kan misstanden melden bij het College van Bestuur. 

In eerste instantie probeert hij altijd “alle partijen om tafel te krijgen”, zegt hij. Als bemiddelaar tussen de student en universiteit onderzoekt hij wat er mis is gegaan. Hij luistert naar beide partijen, pleegt hoor- en wederhoor en geeft het aan als er niet aan regels is gehouden. Hierbij staat Notten niet aan de kant van de student of aan die van de universiteit. Dat is wezenlijk anders dan de werkwijze van de vertrouwenspersoon, die altijd aan de kant van de melder staat. 

Regeltjes
Vaak gaat het mis in de communicatie, merkt Notten. Studenten kunnen het gevoel hebben dat ze van het kastje naar de muur worden gestuurd. “Situaties lijken vooral te escaleren doordat studenten en universiteit uit verbinding zijn geraakt. Elk nieuw incident verstoort de slechte verstandhouding verder. Het gaat van kwaad tot erger, terwijl het initieel misschien heel makkelijk opgelost had kunnen worden.”

De universiteit heeft volgens Notten soms niet goed door hoe iets op studenten overkomt. “De student kan het ook moeilijk hebben gehad tijdens bijvoorbeeld diens scriptie of een vak, waar ze hard voor hebben gewerkt en waarbij allerlei emoties komen kijken. De universiteit zou dan niet alleen maar moeten zeggen: “Kijk, dit zijn de regels”. Het gaat ook om het tonen van begrip. Dat kan beter.” 

Gewenst gedrag
Wordt de universiteit sociaal veiliger met een ombudsfunctionaris? “Het helpt als er een onafhankelijk persoon is, die altijd de telefoon kan pakken en bij de universiteit kan navragen hoe iets gegaan is. Het zet ook mensen aan het denken.” 

Maar het vraagt van iedereen een bijdrage om de veiligheid binnen de universiteit echt te verbeteren. Uiteindelijk hoopt Notten op een verschuiving naar gesprekken over gewenst gedrag. “We hebben het nu nog veel over ongewenst gedrag. In een periode waarin allerlei excessen naar buiten komen, is dat volkomen verklaarbaar, maar het is uiteindelijk mooier en duurzamer als niet alleen de dingen die misgaan de boventoon voeren. Er moet ook besproken worden hoe mensen juist wél met elkaar om willen gaan.”