Sluiting acht universitaire recepties leidt tot onrust

Vijf panden in de binnenstad en drie op het Utrecht Science Park verliezen hun receptie. Het gaat om de balies van Drift 4 tot en met 6, Muntstraat 2, Trans 10, Janskerkhof 15a, Nieuw Gildestein, de Universiteitsbibliotheek op het Utrecht Science Park en het Sjoerd Groenmangebouw.

Het FSC stoot hiermee acht van de huidige 22 balies af. Op de International Campus op het voormalige Kromhoutterrein komt er mogelijk een receptie bij. In totaal behoudt de UU in dat geval vijftien bemenste balies. Dit blijkt uit plannen van het Facilitair Service Centrum (FSC), al wil de directie de genoemde locaties tegenover DUB niet bevestigen.

Op welke termijn de acht recepties worden opgeheven, is niet duidelijk. Volgens het FSC gebeurt dat in nauw overleg met de faculteiten die gebruik maken van de balies.

Het vaste gezicht verdwijnt
UU-medewerkers die via receptionisten hoorden dat recepties gaan sluiten, trokken de afgelopen weken tijdens vergaderingen van de faculteitsraden Geesteswetenschappen, Sociale Wetenschappen en Diergeneeskunde aan de bel. Zij zijn bang het vaste gezicht aan de balie kwijt te raken en vragen zich af hoe receptietaken, bijvoorbeeld de postafhandeling en sleuteluitgave, worden overgenomen.

Ook leden van de Universiteitsraad hebben moeite met het plan. Zij vroegen het College van Bestuur tijdens de laatste raadsvergadering hoe sluiting van de recepties te rijmen is met de belofte van het UU-bestuur om de sociale veiligheid binnen de universitaire gebouwen te vergroten.

Tegelijkertijd uitte de Dienstraad van de Universitaire Bestuursdienst waarvan het FSC deel uitmaakt, zijn ongenoegen over het gebrek aan informatie over de consequenties van het besluit voor de betrokken medewerkers.

Hoewel er geen banen op de tocht staan, maken receptionisten zich volgens de Dienstraad grote zorgen. Ze verliezen hun vaste plek en het contact met de studenten en medewerkers in ‘hun’ gebouw, een aantal krijgt ook andere taken.

Vergroten van veiligheid
Directeur FSC Eddie Verzendaal betreurt de onrust. Volgens hem is de sluiting van de recepties eind 2019 al met de medewerkers en de Dienstraad besproken. “Vanwege de coronacrisis moest even pas op de plaats worden gemaakt. Klaarblijkelijk voelden mensen zich overvallen toen we dit voorjaar daadwerkelijk verder wilden gaan met de uitvoering van de plannen.”

Verzendaal legt uit dat de sluiting van de recepties deel uitmaakt van een breder plan om de veiligheid in de universitaire gebouwen te vergroten en de service aan studenten en medewerkers te verbeteren. Een uitgangspunt daarbij is om meer in te zetten op zogenoemde objectsurveillanten die in de panden rondlopen dan op receptionisten die achter de balies zitten.

De eerste ervaringen met deze werkwijze bij de bètafaculteit zijn volgens Verzendaal goed. Daar werd de balie van het Buys Ballotgebouw opgeheven om meer surveillanten in te kunnen zetten.

Ook wil het FSC de taken van het universitaire meldpunt  waar storingen, klachten en aanvragen voor bijvoorbeeld it-ondersteuning binnenkomen, concentreren in vier regio’s. De werkzaamheden worden dan gecoördineerd vanuit de recepties in het Educatorium, Androclusgebouw, Janskerkhof 2/3 en het David de Wiedgebouw. Zo zouden medewerkers sneller aan de slag kunnen met vragen en verzoeken die studenten en medewerkers telefonisch, online of aan balies stellen.

“Wij zijn ervan overtuigd dat dit plan de veiligheid én de gastvrijheid in de gebouwen vergroot”, stelt Eddie Verzendaal.

Personele gevolgen
Die beslissing heeft gevolgen voor de negentien receptionisten in vaste dienst van de universiteit. Met hen worden nu gesprekken gevoerd.

In principe behouden receptionisten volgens het FSC hun huidige functie en zullen ze worden ingezet bij een of meerdere van de overgebleven vijftien balies die in het vervolg allemaal ‘servicepunten’ worden genoemd. 

Het kan ook zijn dat hen een andere “passende” functie wordt aangeboden. Voor zes receptionisten komt er een ontwikkeltraject om ook meldpunttaken te kunnen uitvoeren.

Ook vier tot vijf medewerkers van het huidige universitaire meldpunt, krijgen te maken met veranderingen. Zij gaan straks vanuit één van de vier ‘regio’s’ werken. Ook hier gaan geen banen verloren, maar de locatie waar iemand werkt en de werktijden kunnen wel gaan veranderen.
Niet volledig gelukkig
De faculteitsbesturen van Geesteswetenschappen en Sociale Wetenschappen laten aan DUB weten nog geen standpunt in te willen nemen over de sluiting van de recepties in hun gebouwen. Naar hun idee gaat het voorlopig om plannen waarover nog veel overleg moet plaatsvinden. Ze begrijpen dat hun faculteitsraden vragen om verdere uitleg, maar kunnen die nog niet geven.

Beide besturen zeggen geen principiële bezwaren te hebben tegen de andere manier van beveiligen die het FSC voorstelt. Maar ze vragen wel aandacht voor de “gastvrijheidsfunctie” van een receptionist en garanties voor werkzame alternatieven voor de verschillende logistieke taken van de receptionisten.

Directeur Sociale Wetenschappen Frank Jan van Dijk: “De receptionisten vervullen een centrale en zeer gewaardeerde rol in de faculteit. Bij eventuele sluiting van recepties moeten daar goede oplossingen voor komen. Daarover, maar ook over het security-aspect, zijn nog tal van vragen.”

Directeur Geesteswetenschappen Miranda Jansen is “niet volledig gelukkig” met de FSC-plannen. Ze vreest dat het “open karakter” van de gebouwen verloren gaat. Ook zij wijst op het belang van de logistieke functies als sleutel- en pakketafgifte van recepties. “Uit ervaring weet ik dat de binnenstadsrecepties meer van dat soort taken hebben dan die in De Uithof.”

Jansen zegt ook aangedrongen te hebben bij FSC op een extra balie voor medewerkers van haar faculteit. Hoewel er meerdere servicepunten zijn voorzien in de binnenstad waar geesteswetenschappers gebruik van kunnen maken, is er daarvan maar één in de gebouwen van haar faculteit gevestigd. “Er is nu alleen een servicepunt in de UB Binnenstad voorzien.”

Opmerkelijk genoeg is dat laatste verzoek Verzendaal niet bekend. Wel zegt hij dat er in de komende periode intensief met de faculteiten gesproken gaat worden over de wensen die zij hebben.

Verzendaal wil niet ingaan op vragen over mogelijke maatregelen die genomen moeten worden als recepties verdwijnen, zoals het gebruik van elektronische toegangspassen of meer cameratoezicht. Volgens hem wordt per gebouw naar oplossingen gezocht. “Het is ook niet zo dat alle recepties in één keer dicht gaan, voor de een kan dat eerder zijn dan voor de ander. En als het nodig is, nemen we iets langer de tijd.”

De directeur is inmiddels uitgenodigd om in de faculteitsraden verder uitleg te komen geven.

Irritatie over gebrek aan informatie
Eind vorige maand moest hij dat ook komen doen in een vergadering van de Dienstraad van de Bestuursdienst waar FSC onderdeel van uitmaakt. Daar was veel irritatie ontstaan over de plotse haast die werd gemaakt met de aanpassingen bij de recepties en het meldpunt.

Het FSC was naar de mening van voorzitter Bobby Baidjnath Misier te kort geschoten in de communicatie met de betrokken medewerkers en met de Dienstraad. “We hadden geen stappenplan, geen tijdspad, geen aantallen fte’s, niets. We moesten van verontruste receptionisten en meldpuntmedewerkers horen wat er aan de hand was.”

De ergernis bij de Dienstraad was vooral zo groot omdat de leden ook via verontruste medewerkers moesten vernemen dat er nog een andere organisatiewijziging op stapel staat. Het FSC heeft besloten de mobiele surveillance geheel aan te besteden. De 24/7-beveiliging van de universitaire gebouwen komt al grotendeels voor rekening van een extern bedrijf, maar er zijn nog vier mobiele surveillanten die een vast dienstverband bij de UU hebben.

Zij kregen de keuze om of over te stappen naar de nieuwe contractpartner van de UU of om in dienst te blijven als objectsurveillant van de UU. De vier hebben een voorkeur voor dat laatste, maar gaan er flink in inkomen op achteruit omdat onregelmatigheidstoeslagen komen te vervallen.

Excuses aangeboden
In de vergadering werden de meeste plooien in de relatie met de Dienstraad gladgestreken. FSC-directeur Verzendaal bood zijn verontschuldigingen aan. Hij had geprobeerd een zorgvuldig traject te volgen door eerst de betrokken medewerkers te informeren, maar dat was niet helemaal goed gegaan.

In samenspraak met personeelszaken had het FSC vastgesteld dat het om zogenoemde ‘kleine organisatorische wijzigingen’ gaat. Daarover hoeft de Dienstraad formeel niet te worden ingelicht, maar daar had Verzendaal toch beter zijn best voor moeten doen. “Ik vind dit uitermate vervelend. Ik heb er helemaal geen belang bij om de Dienstraad te passeren. Integendeel.”

Verzendaal kon de meeste zorgen van de leden van de Dienstraad wegnemen. Hij verzekerde hen veel oog te hebben voor de “kwetsbare” positie van de betrokken medewerkers en de communicatie met hen te zullen verbeteren. Zo zal bij het opstellen van de roosters goed worden geluisterd naar medewerkers die bijvoorbeeld liever geen avonddiensten willen draaien.

Verzendaal garandeerde de Dienstraad bovendien dat het op korte termijn niet de bedoeling is om de banen van de UU-receptionisten te outsourcen. Sommige receptionisten zien de sluiting van de recepties als een voorbode daarvan.

Gezien de ervaringen van de kantinemedewerkers die na een nieuwe catering-aanbesteding overgingen naar een andere marktpartij en vervolgens hun baan verloren, is dat een angstbeeld. Verzendaal: “Mijn antwoord is duidelijk. Heb ik plannen om uit te besteden? Nee.”

De Dienstraad hoorde ten slotte ook van Verzendaal dat de mobiele surveillanten die hun onregelmatigheidstoeslag gaan mislopen, een financieel aanbod voor een overgangsregeling is gedaan dat verder gaat dan de cao voorschrijft.

Dienstraad-voorzitter Bobby Baidjnath Misier liet na afloop weten tevreden te zijn. “We zijn blij dat er nu naar ons is geluisterd en dat dingen worden opgepakt. Dat is heel goed.”

Reorganisatie of niet
Eind vorige maand kwamen de ontwikkelingen bij het FSC ter sprake in het Lokaal Overleg, waarin de vakbonden en de universiteit organisatorische ontwikkelingen bespreken. De Dienstraad en ook anderen hadden zich erover verbaasd dat de bonden niet eerder waren geïnformeerd.

Naar de mening van de leden van de Dienstraad konden er vraagtekens worden gezet bij het feit dat de UU de aanpassingen bij de mobiele surveillanten had aangemerkt als een kleine organisatieverandering en niet als ‘reorganisatie’. Ook vroegen ze zich af of de optelsom van organisatiewijzigingen bij het FSC niet tot de conclusie had moeten leiden dat er sprake is van een ‘reorganisatie’.

Volgens woordvoerder van de vakbonden Paul ter Veld stond het onderwerp gewoon op de agenda van het Lokaal Overleg, al vond ook hij dat dat laat in het proces was. Er waren volgens hem door de bonden in de bijeenkomst enkele aanvullende vragen gesteld waar eind deze maand het antwoord op wordt verwacht. Inhoudelijk wil hij hier verder niet op ingaan.

Inclusief alleen voor hoogopgeleiden
De Universiteitsraad besprak de sluiting van de recepties vorige week informeel met het UU-bestuur. De raad beseft volgens de voorzitter van de personeelsgeleding Wim de Smidt dat de medezeggenschap over de plannen bij de Dienstraad ligt of in het Lokaal Overleg, maar vraagt zich af of hoe het wegvallen van “het gezicht aan de deur” bijdraagt aan de sociale veiligheid. De raad kreeg vorige week volgens De Smidt extra uitleg. “Maar de zorgen zijn nog niet weggenomen.”

Daarnaast zou De Smidt met het CvB graag een discussie voeren over de vraag “wat voor soort organisatie we nu eigenlijk willen zijn”. Hij verwijst naar de ervaringen met de aanbesteding van de catering en naar het nieuwe plan om de mobiele surveillance te outsourcen. Ook dit onderwerp kwam vorige week ter sprake. Het UU-bestuur herkende volgens De Smidt de noodzaak van een discussie hierover niet, maar heeft wel toegezegd er nog eens over door te willen praten.

Geen overbodige luxe, vindt De Smidt: “We hebben het steeds over inclusie in deze universiteit. Maar het lijkt er maar al te vaak op dat we dan alleen aan hoogopgeleide collega’s denken.”