Tentamentijd: lege studieplekken in UB door reserveringssysteem

Een deel van de studieplekken in de twee Universiteitsbibliotheken zijn vrij toegankelijk, maar een groter deel moet gereserveerd worden. Het reserveringssysteem is tijdens de coronaperiode ingevoerd, omdat er toen maar een beperkt aantal studenten in de UB mochten studeren. Het reserveringssysteem beviel goed, zo bleek na onderzoek, en is daarom gedeeltelijk behouden.

Studenten en medewerkers van de Universiteit Utrecht kunnen vanaf twee dagen van tevoren online een plek reserveren, voor minimaal een half uur. Wie meer tijd nodig heeft, kan ook een uur, ochtend, of hele dag op een plek in de UB studeren. Wie een plek gereserveerd heeft, krijgt een QR-code. Hiermee moet worden ‘ingecheckt’ waardoor de studieplek als ‘bezet’ staat weergegeven in het reserveringssysteem. 

Handig natuurlijk ware het niet dat het systeem ook gebreken kent. Zo blijkt na een check van DUB, dat gereserveerde plekken lang niet allemaal bezet zijn. Diergeneeskundestudent Niels (21) weet wel hoe dat kan. “Ik reserveer vaak een dag van tevoren een plek vanaf negen uur ’s ochtends. Ik kan vanuit huis inchecken. Hierdoor denkt het systeem dat ik op mijn plek zit, maar eigenlijk lig ik dus nog in bed. Mijn plek blijft beschikbaar waardoor ik later die ochtend nog gaan studeren.” En met zelfkennis: “Ik ben wanneer ik een plek reserveer, ambitieuzer dan op de dag van het studeren zelf.” 

Surveilleren
Voor de invoering van het reserveringssysteem stonden studenten die graag in de UB wilden studeren voor openingstijd al voor de deur om een plekje te bemachtigen. Maar ook toen ging niet iedereen even sociaal om met het bemachtigde plekje. Een plek werd bezet gehouden met een jas en studieboeken maar de student was nergens te bekennen. Om dat gedrag tegen te gaan, werden plekken waar al langer niemand zat te studeren leeggehaald en de spullen verplaatst naar een rood mandje. Wagenaar: “Dat was geen fijn systeem, het kon lastige situaties opleveren als spullen kwijt raakten. ”

Nu vervalt een reservering als een half uur na aanvang niet online is ingecheckt. En om te zorgen dat studenten vanuit huis inchecken en niet komen opdagen, is sinds dit collegejaar een nieuwe maatregel van kracht: er wordt tijdens de tentamenweken tweemaal per dag door medewerkers gecontroleerd of mensen op hun gereserveerde plek zitten. Het handhaven gebeurt alleen in de UB Binnenstad, in de bibliotheek bij het Science Park leeft het probleem van leeg blijvende gereserveerde plekken veel minder, waardoor daar (nog) niet wordt gehandhaafd.

Als blijkt dat er niemand zit op een gereserveerde plek wordt de reservering door de medewerker geannuleerd, waardoor een andere student deze  plek kan reserveren. Dat annuleren wordt pas gedaan als de reservering minstens een half uur geleden begonnen is. “Iedereen komt weleens te laat, dat begrijpen wij ook wel. En voor overmacht houden we altijd een paar plekken beschikbaar.“

Voor- en nadelen
Dat sommige studenten thuis hun reservering inchecken en een paar uur later komen opdagen, is bij de bibliotheek bekend en “natuurlijk niet de bedoeling”, zo vertelt Mario Wagenaar, teamleider van de Afdeling Publieksdiensten van de UB. “Als je een plek reserveert, verwachten we dat je komt. Er zijn talloze anderen die dat plekje graag zouden willen hebben, zeker in de tentamenweek.” 

Josefien (22), student Kunstgeschiedenis, heeft weleens geprobeerd om op lege maar gereserveerde plek te gaan zitten toen de UB volgeboekt was. “Maar dat leverde geregeld ongemakkelijke momenten op wanneer de persoon die de plek had gereserveerd plotseling opdook.” 

De universiteit wil iedereen de kans geven om rustig in de UB te studeren, zegt Wagenaar. “Maar ja, wat is eerlijk? Studenten die als eerste reserveren, maar niet komen opdagen, of alle plekken vrij laten voor studenten die spontaan besluiten in de UB te gaan studeren. Dat is het lastige van het hele verhaal.” 

Omzeilen
Josefien gaat nu niet meer op een officieel gereserveerde plek zitten, maar weet meestal wel een niet te reserveren plek te bemachtigen. “Er is een specifiek gebied in de UB waar ik graag zit. Daar moet je ziek vroeg voor komen als je daar een plek wilt hebben, want die zijn niet te reserveren. Vaak gaan er stipt om 17 en 19 uur mensen naar huis, om te eten of iets denk ik, dus dan vind ik meestal wel een plek.” 

Evi (23), student Nederlands, heeft een vergelijkbare tactiek. “Om het hele en halve uur komen er plekken vrij die niet ingecheckt zijn. Als je dan snel bent, kan je zo’n vrijgekomen plek reserveren.”

Ook lijkt er een maas in het onlinereserveringssysteem te zitten, zo vertelt Josefien. “Officieel kan je maar twee dagen van tevoren reserveren. Maar om elf uur ‘s avonds kan je opeens drie dagen vooruit reserveren, dan is er altijd plek.”

Max aantal uren
Het handhaven lijkt overigens te werken. “Toen we aan het begin van dit collegejaar begonnen met controleren troffen we per ronde gerust tachtig van de ruim 350 plekken leeg aan. Momenteel is dat tussen de tien en twintig. Studenten lijken door te hebben dat we handhaven en stemmen daarop hun gedrag af. We hebben ook geen negatieve geluiden vanuit de studenten gehoord, ook niet tijdens het handhaven.” 

Een ander gedragspatroon dat zorgt voor lege, gereserveerde plekken is, dat velen niet uitchecken als ze klaar zijn met studeren in de UB. Hiervoor overweegt de universiteit een maximum in te stellen aan het aantal uren dat iemand per week kan reserveren. “Dat doen ze op andere universiteiten al. Je kan dan bijvoorbeeld maximaal 40 uur per week een plek reserveren. Dat zou een prikkel kunnen zijn om uit te checken wanneer je eerder weggaat.”

Alternatieven
Laura (21), student Geschiedenis, vindt het goed dat de universiteit de regels handhaaft. “Misschien kunnen ze mensen die te vaak niet komen opdagen, blokkeren zodat ze geen studieplek meer kunnen reserveren”, suggereert zij.

“Naar zo’n strafsysteem hebben we gekeken maar dat kan privacy technisch niet”, vertelt Mario Wagenaar van de UB. Ook is het maken van meer studieplekken in de bibliotheek qua luchtcirculatie en veiligheidseisen niet mogelijk. “Dus we moeten het nu vooral hebben van controleren. Realistisch gezien zullen er nooit genoeg plekken zijn om tijdens de piekmomenten, overdag tijdens de tentamenperiodes, te kunnen voldoen aan de vraag.” 

Maar hij heeft wel nog advies: “de 1500 studieplekken in onze twee bibliotheken zijn populair, dus wees er op tijd bij, en mocht je niet meer naar je reservering kunnen komen annuleer deze dan. Dat laat een plekje vrij voor een andere student. Daarnaast kunnen studenten ook naar een alternatieve studieplek binnen de universiteit gaan. In totaal zijn het er meer dan 6000.”