Is thuiswerken voor de Universiteit Utrecht de toekomst?
“Een grote valkuil was het idee dat nu we thuis gingen werken, we achterstallig onderhoud konden gaan doen.” Aan het woord is Wieneke Driessen, afdelingshoofd Communicatie bij de faculteit Dierengeneeskunde. Ze geeft leiding aan een team van achttien personen. Ze blikt terug op de periode waarin haar team van het ene op het andere moment volledig thuis ging werken.
Lachend: “Ik heb zelfs ook nog even gedacht: ‘hoe houd ik ze in godsnaam bezig’?”Achteraf blijkt hoe ridicuul deze zorg was: omdat dierengeneeskunde in maart een antistof tegen het virus had gevonden, gingen de persaanvragen door het plafond. Dagelijks werd het team van Driessen platgebeld door media als de BBC en de New York Times. Ook organiseerde het team een online pop-up-college over corona dat door 30.000 mensen werd bekeken.
“Toen kwam de volgende valkuil: het werk was te leuk en spannend, maar door het thuiswerken liepen werk en privé door elkaar waardoor het burn-out risico ineens enorm toenam.” Hoe ze daar als leidinggevende mee omging? “Ik heb geprobeerd om de hele tijd met mensen in contact te blijven om te checken hoe het met ze ging. ‘Gaat het nog? Zit je lekker? Hoe gaat het met je gezin?’ Ik had ook een aantal medewerkers met jonge kinderen. Die hadden extra veel aan hun hoofd naast hun werk en dat begrijp ik ook.
Koffiemomentje
Caspar de Bok, afdelingshoofd bij “de faculteit Recht, Economie, Bestuur & Organisatie, merkte ook dat in zijn team van zeven medewerkers men worstelde met thuiswerken. “Er zijn mensen die steeds het gevoel hebben dat ze niet kunnen doen wat ze willen doen, of wat de organisatie van ze verwacht.” Zijn oplossing is om zich als leidinggevende flexibel op te stellen: “Het maakt mij bijvoorbeeld niet uit wanneer je het werk doet. Je hoeft niet van negen tot vijf bezig te zijn. Het is belangrijk dat dingen gebeuren - maar maak vooral je eigen planning.”
Al werkte zijn team voor corona niet op één locatie binnen de UU, leek het De Bok toch een goed idee om een wekelijks ‘koffiemomentje’ in te lassen, om elkaar niet uit het oog te verliezen. Een bijeenkomst waar louter informele zaken besproken worden. Het burn-out risico waar Driessen over spreekt, herkent hij wel. Hoe hij daarmee omging? ‘Ik heb teamleden geadviseerd om naar de coronacoach te gaan die we hebben op de UU. Al is het maar om te leren dat datgene waar je bij thuiswerken tegenaan loopt heel normaal is.’
Aanpoten en aanpassen
“Het was echt aanpoten en aanpassen”, zegt Paula Banning, teamleider bij het International Exchange Office. In maart moest ze terwijl ze middenin een verhuizing zat halsoverkop uitwisselingsstudenten terug zien te krijgen naar hun land van herkomst – en Nederlandse studenten terug naar Nederland halen. En daar kwam bij dat ze een nieuwe medewerker online in moest werken. “We zijn gewend om heel erg hecht met elkaar samen te werken. We zitten vaak met zijn drieën of vieren op een kamer. We hebben veel overleg en contact tussendoor, omdat ons werk ook student gerelateerd is.” Zo gauw het weer kon, sprak ze met haar team af op een terrasje. “We kwamen erachter hoe belangrijk het is om elkaar ook fysiek te ontmoeten, en over iets anders dan alleen werk te praten. Online sessies zijn toch heel erg gericht op werkzaken. Hoe je weekend was, of wat je de laatste tijd hebt gedaan, daar moet je ook aandacht aan besteden.”
Informeel contact
Rob Plattel, directeur van het Administratief Service Centrum, herkent het belang van informeel contact. “Wat je thuis mist, en wat je wel in het bestuursgebouw hebt, is dat je mensen spreekt bij het koffiezetapparaat, en even iemands kamer inloopt. Die vorm van contact heeft een meerwaarde.” Toch is hij opmerkelijk positief over de nieuwe werkvorm. “Ik heb geen reistijd, en hoef niet meer in de file te staan. Een uur minder reizen per dag vind ik wel lekker.”
Ook onder zijn medewerkers lijkt het thuiswerken goed opgevangen te worden. Toen de maatregelen werden afgeroepen, hield hij zijn hart vast, maar binnen twee weken werkte iedereen vlekkeloos online. Het burn-out risico is hem vreemd: er zijn juist aanzienlijk minder ziekmeldingen in zijn team sinds men thuiswerkt. Hij benadrukt wel dat de inhoud van zijn afdeling zich goed leent voor online werk, wellicht beter dan andere afdelingen. “Er is veel geautomatiseerd en gerobotiseerd bij ons. Ik kan me goed voorstellen dat het op andere directies veel meer nodig is om elkaar te zien.”
Thuiswerken en de toekomst
Is thuiswerken een werkvorm waar toekomst in zit? “Werkinhoudelijk kan het prima”, zegt De Bok. “Wat ik ben gaan missen is het spontane, het informele contact, wat plaatsvindt in de wandelgangen. Het zicht op wat allemaal in de universiteit gebeurt wordt smaller.” Banning: ‘Sinds kort kunnen we weer naar ons pand. Met zijn drieën op een kamer zit er nog niet in, maar met gepaste afstand kunnen we elkaar weer ontmoeten. Afwisselend online en op kantoor is voor ons goed te doen nu, en we hopen ook op enig moment dan de exchangestudenten weer live te kunnen ondersteunen.”
“We waren 90 procent aanwezig op kantoor. Toen waren we 100 procent online. Nu gaan we naar een hybride vorm”, zegt Wieneke Driessen. “Nu merk ik dat 100 procent online makkelijker is dan die hybride vorm – die is veel bewerkelijker. Nu mensen net gewend zijn aan online, moeten ze weer omschakelen. Plattel: “Ik denk dat volledig thuiswerken geen goed idee is, maar een meer hybride vorm wel. Dat je drie dagen per week thuis werkt, en twee op kantoor met elkaar.” Hij denkt ook dat de hybride vorm bewerkelijker is dan volledig thuiswerken. ‘Het is nog helemaal niet helder hoe die vorm eruit ziet. Op dit moment is er nog niet veel aanleiding om daarmee bezig te zijn omdat de richtlijnen vanuit de overheid nu op thuiswerken gericht zijn. Er mogen niet te veel mensen zijn, dus er moeten ook roosters gemaakt worden. Je kan naar kantoor komen om een bepaalde collega te zien, maar die moet er dan toevallig wel zijn. En er moeten waarschijnlijk allemaal looprichtingen komen, waardoor het omslachtiger wordt om bij mensen binnen te lopen. Als je het zo bekijkt nodigt het niet uit om naar het Bestuursgebouw te gaan.”
Door het enthousiasme waarmee Driessen over het werken tijdens de lockdown spreekt, zou je bijna denken dat dit haar team een enorme boost heeft gegeven: wereldroem, persaanvragen en pop-up-colleges. Dit ontkracht ze echter: “We missen elkaar ontzettend. Ik ben op een gegeven moment 40 kilometer gaan fietsen om één van mijn medewerkers op te zoeken.” Dit laatste zullen misschien weinig van haar collega-leidinggevenden haar nadoen. Maar het moge duidelijk zijn dat je creatief moet zijn, wil je sturing geven aan een team dat thuiswerkt.