Veel aanspreekpunten in nieuwe opzet sociale veiligheid op de UU

Stel je hebt een scriptiebegeleider die je probeert te verleiden,  of studiegenoten die je voortdurend zogenaamd grappig aanspreken op je culturele achtergrond. En neem die docent die elk college opnieuw aan jou vraagt wat iets dat hij vertelt betekent voor een non-binair persoon als jij.  Ook als medewerker kan je in de verdrukking raken, bijvoorbeeld wanneer een hoogleraar per se de eerste auteur wil zijn van jouw onderzoek of als een leidinggevende een soort schrikbewind voert. Het kan ook voorkomen dat je bij een uitje van het werk onaangenaam verrast wordt door een collega die seksueel getinte opmerkingen maakt en je ongewenst aanraakt. En wat kan je als docent doen als je bij evaluatieformulieren haatdragende opmerkingen van studenten vindt?

Dit zijn allemaal voorbeelden van ongewenst gedrag. De UU heeft nieuw beleid opgesteld dat duidelijk moet maken wie welke rol heeft in de aanpak van ongewenst gedrag en integriteitsschendingen en wie je terecht kan als er op dat gebied iets is gebeurd. In de notitie wordt onderscheid gemaakt tussen sociale, wetenschappelijke en organisatorische integriteit. Voor alle drie de soorten van integriteit bestaan aparte codes, zoals de code wetenschappelijke integriteit, de gedragscode ongewenst gedrag en de code voor goed bestuur. Per soort van integriteit is er een groeiend aantal vertrouwens- en ombudspersonen.  

Gedragscode
Als het gaat om het schenden van de sociale integriteit worden er in de Gedragscode ter voorkoming en bestrijding van schendingen van de Interpersoonlijke Integriteit  (pdf) vijf algemene vormen van schendingen aangegeven als het gaat om ongewenst gedrag: intimidatie, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie/geweld en pesten.

Tijdens de opening van het academisch jaar vertelde hoogleraar Psychologie Naomi Ellemers dat de sfeer binnen de universiteit zo zou moeten zijn dat je een kwestie zelf bespreekbaar maakt. “We moeten het ongemakkelijke gesprek durven aan te gaan en mensen vertellen dat iets bij jou over de grens ging en je je daar niet prettig bij voelde.”

Het meest ideale scenario is volgens de universiteit dat iemand met een grensoverschrijdende ervaring zelf eerst met de persoon in kwestie of iemand van de opleiding of afdeling te praten om het ongemak voor te leggen. Dat is alleen makkelijker gezegd dan gedaan. In een bespreking in de universiteitsraad werd gezegd dat studenten of medewerkers angst hebben om met hun verhaal te komen omdat ze tegenover mensen komen te staan met meer macht. Ze zijn ook bang dat de persoon waarover ze een klacht hebben, de hand boven het hoofd wordt gehouden of dat ze niet de juiste woorden kunnen vinden. Je voelt je dan toch kwetsbaar.

Dat aanspreken van de direct betrokkene zal dus niet altijd lukken wanneer je iets vervelends of ronduit afschuwelijks hebt meegemaakt. Dan moet je ergens, op een vertrouwelijke plek, met je verhaal naar toe kunnen.

Geen duidelijk loket
Bij de eerdere discussie in mei 2021 toen de universiteitsraad met het bestuur sprak over de inrichting van de nieuwe klachtenprocedure, werd gezegd dat er echt werk van gemaakt zou gaan worden. Het streven was voor de zomer 2021 met een opzet voor de professionalisering van die procedure te komen. Ook zei rector Henk Kummeling te streven naar een duidelijk 'loket' waar studenten en medewerkers terecht kunnen.

De inrichting van de procedure heeft dus een jaartje langer geduurd. Ook is er niet sprake van één duidelijk loket. Binnen de universiteit zijn er verschillende plekken waar je met een en dezelfde klacht naar toe kan. Bijvoorbeeld als je iemand wilt spreken over ongewenst gedrag. Dan heb je volop keuze. Je kunt kiezen voor de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag en de commissie interpersoonlijke integriteit. In de nieuwe regeling wordt gezegd dat er binnenkort ook nog facultaire contactpersonen ongewenst gedrag komen.

Wetenschappelijke en organisatorische integriteit
Ligt het probleem op het gebied van wetenschappelijke integriteit dan kan je terecht bij een facultaire contactpersonen, de universitaire vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit of bij de commissie wetenschappelijke integriteit.

Zaken die meer over het werk, de beoordelingsgesprekken of arbeidsconflicten gaan, kun je voorleggen aan een vertrouwenspersoon personeel (ook wel ombudspersoon personeel genoemd). Voor studenten wordt gewerkt aan de aanstelling van een ombudspersoon speciaal voor hen. Hier kun je aankloppen met problemen bij de opleiding, zoals een conflict over een beoordeling als dat niet via de gebruikelijke klachtenprocedure tot een oplossing is gekomen.

Escalatieladder
Er mag volgens de regeling geen sprake zijn van een ‘escalatieladder’. Dat betekent dat je niet verplicht bent bij de contactpersoon van de faculteit te beginnen om zo steeds een stapje hoger op de ladder te gaan. Je kunt ook direct naar de universitaire vertrouwenspersoon en je kunt er ook voor kiezen direct een klacht in te dienen bij de commissie interpersoonlijke integriteit. De universiteit geeft wel aan dat het natuurlijk het beste is om in eerste instantie jouw probleem te bespreken met degene van wie het ongewenst gedrag wordt ervaren.

Daarnaast zegt de regeling dat ‘de structuur een heldere afbakening van taken, verantwoordelijkheden en werkwijzen moet bieden’.  Zo moet het niet uitmaken waar je aanklopt; sta je bij het ‘verkeerde loket’, dan word je doorverwezen naar de juiste plek. In theorie is dat een goede service, het is niet wat de U-raad in 2021 voor ogen had met één loket. Feit blijft dat de studenten en medewerkers zelf uit een woud van mogelijke contactpersonen moeten kiezen.

Screenshot van de UU-site pagina over sociale veiligheid

Scenario’s bespreken
Volgens de universiteit hoeft het grote aantal mogelijke contactpersonen geen probleem te zijn. Woordvoerder Maarten Post vat het samen: “Als je ergens mee zit, kun je het beste eerst kijken of je het binnen je opleiding of afdeling kunt oplossen. Als dat niet lukt of niet veilig voelt, is op de website een keuzehulp beschikbaar. Voor ongewenst gedrag kom je snel uit bij de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag, die je helpt en met je meedenkt over scenario’s om met je melding om te gaan.”

De vertrouwenspersoon staat in deze opzet aan de kant van de melder. Je kunt er je verhaal kwijt en de vertrouwenspersoon denkt mee hoe je een vervolg kunt geven aan de ervaring waarbij jouw grenzen zijn overschreden. Je kunt bij de vertrouwenspersoon geen formele klacht indienen.

Marian Joseph, universitair docent bij Rechten, is zo’n universitaire vertrouwenspersoon. Ze zegt dat als iemand zich meldt, ze binnen een paar dagen een afspraak voor een gesprek probeert te maken. “In zo’n gesprek kan degene die zich meldt de ongewenste ervaring delen en dan kunnen we samen kijken welke acties ondernomen zouden kunnen worden. Soms is iemand al blij met de mogelijkheid het hart te kunnen luchten. Mogelijke nadere acties zouden kunnen zijn:  een goed gesprek, het samen sturen van een mail naar de persoon over wie het gaat, het organiseren van een gesprek met iemand van de opleiding of de dienst, het doorverwijzen naar de ombudspersoon als het meer om een personele aangelegenheid gaat. En zo meer. Als vertrouwenspersoon kan ik bij al die scenario’s helpen en zelfs bij een gesprek aanwezig zijn. Ik kan ook helpen bij het opstellen van een formele melding of klacht. In de praktijk komt dit laatste tot nu toe niet heel vaak voor.”

Een formele klacht
Als het wel komt tot een formele klacht, dan kom je terecht bij de nieuwe Commissie interpersoonlijke integriteit. Dit is een commissie die een ingediende klacht over ongewenst gedrag onderzoekt indien die klacht ontvankelijk wordt bevonden.  Ze adviseert het College van Bestuur of zo’n klacht gegrond is. De commissie staat onder voorzitterschap van Jellienke Stamhuis, een jurist die verder geen banden heeft met de UU en veel expertise op het gebied van ongewenst gedrag heeft. Daarnaast zitten er drie andere externe leden, twee UU-studenten en drie UU-medewerkers in de commissie.

Jellienke Stamhuis: “Wij willen laagdrempelig en toegankelijk zijn voor studenten en medewerkers en willen niet langer enkel de laatste trede zijn op de escalatieladder waarbij we pas in beeld komen als een medewerker of student geen andere uitweg meer ziet dan het indienen van een formele klacht. Wij willen juist ook een rol gaan spelen in het stadium daarvoor, om zo een goed beeld te krijgen van wat er speelt als het gaat om ongewenst gedrag. Daarmee geven we ook invulling aan onze verantwoordelijkheid om bij te dragen aan een sociaal veiliger klimaat aan de UU. Dat betekent concreet dat studenten en medewerkers vanaf nu ook bij de commissie terecht kunnen om een melding van ongewenst gedrag te doen zonder dat zij (al) een formele klacht willen indienen.

“Als je liever anoniem blijft, dan kan je anoniem een melding doen. Een melding vat de commissie op als signaal, maar dan kunnen we geen officieel onderzoek starten. We bewaren een melding vijf jaar en als er binnen die vijf jaar meer meldingen over dezelfde persoon, opleiding of afdeling komen, dan kunnen we dit onder de aandacht brengen van het College van Bestuur die zou kunnen besluiten hiernaar onderzoek te laten doen.

“Wil je wel een formele klacht indienen, dan gaan wij die onderzoeken, althans: als de klacht ontvankelijk wordt bevonden. Dat betekent dat klager en degene waartegen de klacht is gericht worden gehoord en beklaagde in de gelegenheid wordt gesteld schriftelijk te reageren op de klacht. Als commissie adviseren we het College van Bestuur over de gegrondheid van de klacht.”

Er is wel wat discussie in de Universiteitsraad geweest over de vraag of de universiteit het mogelijk zou moeten maken dat er ook anoniem een klacht ingediend kan worden. Dat kan ook in de nieuwe regeling niet. “Wij hebben er als commissie wel op aangedrongen dat het belangrijk is dat medewerkers en studenten ook anoniem een melding kunnen doen. Dit draagt bij aan de laagdrempeligheid. Mochten er meerdere meldingen gedaan worden dan kunnen we een signaal afgeven”, zegt Renate Bosman, Masterstudent Social Policy & Public Health en studentlid in deze nieuwe commissie Interpersoonlijke integriteit.

Naomi Ellemers geeft collegevoorzitter Anton Pijpers een rugzakje met aandachtspunten tijdens de Opening van het Academisch jaar 

Ideale wereld bestaat niet
Naomi Ellemers begon haar verhaal bij de opening van het academisch jaar met de opmerking dat het indienen van een formele klacht vaak uitloopt op een teleurstelling. De klacht kan leiden tot juridische procedures, onzekerheid bij collega’s over wat er precies gebeurd is en een uitkomst die gevoelsmatig geen recht doet aan de situatie. Stamhuis erkent dat dit kan gebeuren. Maar ze denkt dat het doorzetten van een klacht ook positief kan werken. “In de ideale wereld heb je geen procedures nodig en kan je alles bespreekbaar maken. Maar zo werkt het in de praktijk helaas vaak niet. Door een melding te doen of een klacht in te dienen, kun je als student of medewerker ook het gevoel krijgen dat er wat met jouw ervaring gebeurt, dat het serieus genomen wordt en dat je wordt gehoord. Het kan ook zijn dat we met meer algemene adviezen komen om de sociale veiligheid binnen de UU te vergroten. Zo’n advies kan voorkomen uit de cases die we voorgeschoteld krijgen. Dus dan heeft zo’n klacht zeker ook zin.”

Marian Joseph vindt het beeld van Ellemers eveneens te negatief. “Als iemand bij de vertrouwenspersoon komt, kijken we hoe we het thema bespreekbaar kunnen maken. Het is voor mensen al heel prettig dat hun verhaal gehoord wordt. Soms lukt het een oplossing te bewerkstelligen, zoals het aanstellen van een andere scriptiebegeleider of promotor. En soms zijn de zaken zo ernstig dat je een klacht moet indienen. Als je dat goed begeleidt, heeft dat ook zijn waarde.”

Sancties
Het blijft wel een heet hangijzer wat voor sancties er gegeven zullen worden. En of klagers geen vervelende gevolgen ondervinden van het indienen van hun klacht of doen van een melding. Stamhuis: “Het is aan het College van Bestuur om op basis van ons advies te bepalen of en zo ja welke maatregelen nodig zijn.”  Hoe lastig dat is werd vorige week wel duidelijk in Leiden. Een hoogleraar vertoonde jarenlang grensoverschrijdend gedrag. Het bestuur zegt geschrokken te zijn en dat de hoogleraar 'never nooit meer welkom is op de universiteit'. Maar zijn naam wordt niet bekend gemaakt en hij behoudt zijn titel als prof omdat hij een goede reputatie had als wetenschapper. 

Stamhuis benadrukt het belang van de niet- benadelingsbescherming in de regeling. “In de regeling is opgenomen dat de UU zich tot het uiterste zal inspannen om personen die ter goeder trouw een melding doen of klacht indienen te beschermen en dat er geen enkele benadeling (bijvoorbeeld in loopbaanperspectief of studievoortgang) of vergelding getolereerd zal worden.  Als je ook maar enigszins het gevoel hebt dat dat toch gebeurt, dan is het belangrijk dit bij de commissie te melden en zal daar actie op worden genomen.”

Naomi Ellemers benadrukte bij de Opening van het Academisch Jaar dat vooral gewerkt moet worden aan een sociaal veilige cultuur op de universiteit. Dat is helemaal waar, zeggen Stamhuis en Joseph, maar dat sluit niet uit dat je daarnaast een regeling moet hebben wanneer dat een keer fout gaat. De universiteit zegt ook te werken aan een beter sociaal klimaat. Vorig jaar was er de theatervoorstelling Mindlab voor medewerkers om thema’s als wetenschappelijke integriteit en ongewenst gedrag bespreekbaar te maken. Nu zijn er plannen om een nieuwe voorstelling te maken speciaal voor studenten. Het idee is om daarin samen te werken met de Hogeschool Utrecht. De voorstelling zal gaan over ongewenst gedrag in het onderwijs en het studentenleven. Die zou komend jaar te zien moeten zijn.

Hoe kom je bij de vertrouwenspersonen terecht?
Bij de Universiteitsraad bestonden enige twijfels hoe makkelijk vindbaar de informatie over ongewenst gedrag is op de site. Als je gaat zoeken op de studentenwebsite, op intranet of op de UU-website is die informatie niet eenvoudig vindbaar. Op de homepage van de studentensite moet je naar praktische zaken en dan naar regelingen en procedures. Hier kan je klikken op klachten, bezwaar en beroep om info over ongewenst gedrag te vinden. Of je gaat naar begeleiding en ontwikkeling en dan vind je een kopje: Bij wie kan ik terecht? Dit is een wat onoverzichtelijk schema voor als je vragen hebt over onderwijs of over mentale gezondheid en ontwikkeling. In het schema kun je ook uitkomen bij een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag. Op Intranet is zoektocht voor medewerkers iets makkelijker. Via organisatie kan je zowel via direct regelen als veiligheid terechtkomen op een pagina over ongewenst gedrag. En op de UU-site moet je dan naar ‘over ons’ en dan naar ‘bestuur en organisatie’. Het onderste item brengt je naar de pagina ‘in vertrouwen praten, melden of een klacht indienen’.

Je moet dus wel flink zoeken. Nu was de reactie van de kant van het bestuur in de Universiteitsraad dat mensen tegenwoordig niet op de website navigeren, maar met een zoekterm de gewenste pagina willen vinden. Bijvoorbeeld met de zoekterm ‘ongewenst gedrag’.  Dan is het weer opvallend dat de zoekterm ‘ongewenst gedrag’ op de studentenpagina tot een andere pagina leidt dan dezelfde zoekterm op de UU-site. De pagina op de UU-site is een overzichtspagina. Met name het blokje ‘keuzehulp’ geeft goede informatie. Die is op de studentensite een beetje weggestopt rechtsbovenin. Bij beide sites kun je klikken naar de pagina ‘Iemand spreken over ongewenst gedrag’. Daar staat een overzicht bij wie je terecht kan (met foto).

Bij de vergadering van de Universiteitsraad werd gezegd dat met de uitwerking van de code en regeling ook meer aandacht zal komen voor de manier waarop informatie over ongewenst gedag op de site zo goed mogelijk zicht- en vindbaar wordt gemaakt. De universiteit geeft ook aan de aangepaste communicatie op de website te gaan evalueren met gebruikers.