"Ik zat hier nog geen week of ik las in jullie blad dat na jaren van zwaar weer een financi‘le lente op komst is. Nou, vergeet het maar. We zitten nog dik in de sneeuw. De elfstedentocht moet bij wijze van spreken nog beginnen." Hans Amman is geen man die er doekjes om windt. Op zijn werkkamer maakt de nieuwe financi‘le man in het college van bestuur in onvervalst Amsterdams duidelijk dat de UU voorlopig nog sobere tijden staan te wachten.
De optimistische toon in het Ublad van 6 april was gebaseerd op de toen net verschenen Kadernota. Daaruit bleek dat de universiteit na jaren van tekorten vanaf 2007 voorzichtig mag rekenen op een sluitende begroting, met zelfs al weer enige financi‘le ruimte voor nieuw beleid. Op zich staat die boodschap een maand later nog overeind, geeft Amman toe, maar de suggestie dat de problemen daarmee nu wel zo ongeveer voorbij zijn, gaat hem veel te ver.
"Het is leuk dat we vanaf 2007 weer quite lijken te gaan draaien, al zeg ik daar meteen bij: eerst zien dan geloven. Maar daarmee zijn we nog niet van onze schulden af. Voor de onvermijdelijke investeringen in onze huisvesting moeten we de komende jaren ruim 200 miljoen euro lenen. Dat gaat ons een smak geld aan rente kosten. Daar komt nog bij dat om de uitgaven te drukken, inmiddels her en der reorganisaties in gang zijn gezet. Op termijn moeten die voor verlichting zorgen, maar voorlopig kosten ze alleen maar geld. Vorig jaar hebben we ruim 40 miljoen euro neergeteld voor onder meer seniorregelingen en andere maatregelen om mensen versneld afscheid te laten nemen, en naar verwachting zijn we daar dit jaar nog eens 40 miljoen aan kwijt. Dat komt nog eens bovenop die 200 miljoen."
Het lijdt kortom geen twijfel dat de universiteit nog jaren opgescheept zit met een forse schuldenlast. De enige manier om werkelijk meer financi‘le speelruimte te cre‘ren, is volgens Amman drastisch snijden in de kosten van de bedrijfsvoering. Voorwaarde daarvoor is dat de al eerder in gang gezette professionalisering van de administratie met kracht wordt doorgezet.
"Een van de dingen waaraan het hier in Utrecht nog ontbreekt, is risicomanagement. Als in mei alles in een bepaald onderdeel onder controle lijkt, kan er in september net zo gemakkelijk toch weer een financieel probleem opduiken. Dat kun je voorkomen door je administratie voor iedereen inzichtelijk in te richten, zodat er meer paar ogen naar de eventuele risico's kunnen kijken. Met name bij het afsluiten van projecten is dat erg belangrijk, want juist daar worden we vaak geconfronteerd met financi‘le tegenvallers. Zo bleek vorig jaar opeens dat we een paar ton meer aan BTW moeten afdragen dan verwacht.
"Het wordt daarom hoog tijd dat we in Utrecht een integrale universiteitsbrede projectadministratie gaan inrichten. We hebben met SAP wel een mooi administratief systeem, maar als ieder onderdeel dat op zijn eigen manier gebruikt, heb je er op centraal niveau weinig aan. Op dit moment weet ik als verantwoordelijk collegelid niet hoeveel risico een bepaald project met zich meebrengt. Dat moet ik toch in ŽŽn oogopslag kunnen zien?"
Dat zo'n integrale administratie in Utrecht ontbreekt, vindt Amman niet verwonderlijk, gezien de indertijd gemaakte keuze voor een relatief grote zelfstandigheid van de Utrechtse faculteiten. Maar een universiteit die langs de randen van de financi‘le afgrond loopt, kan zich zo'n decentrale aanpak niet meer permitteren, is zijn mening. "Vandaar dat we de zaak nu op orde gaan brengen. Dat betekent dat iedereen voortaan op dezelfde manier gaat administreren. Daarover is geen discussie mogelijk. Of dat niet erg top-down is gedacht? Misschien wel, maar dat moet dan maar. Ik ben er absoluut niet voor om alle faculteiten en diensten in een dwangbuis te stoppen, als dat niet strikt nodig is. Maar in sommige gevallen is eenduidigheid zeer gewenst. Hoe meer diversiteit, des te groter is de kans op fouten en dat kunnen we ons domweg niet permitteren. Dat is een boodschap die ik de komende tijd met een zekere fermheid wil uitdragen."