Zoals al voor de zomer bekend werd gemaakt, komt er vanaf 2005 een strikte scheiding tussen beleidsvoorbereidende en uitvoerende onderdelen. Eén van de regelmatig terugkerende klachten over de bestuursdienst was dat die twee aspecten bij een aantal onderdelen zozeer door elkaar liepen dat noch sprake was van beleidsvisie noch van efficiency. Op het terrein van de universitaire huisvesting werd daarom al eerder gekozen voor opsplitsing van de vroegere dienst in een kleine stafafdeling en een dienst Bouw voor nieuwbouwprojecten, renovaties en omvangrijke verbouwingen. Eenzelfde scheiding wordt nu op alle terreinen van de bestuursdienst doorgevoerd.
De huidige wirwar van diensten en centra met zijn zestien directeuren wordt al in 2005 vervangen door een nieuwe, strakke structuur. De beleidsondersteuning aan het college van bestuur komt te liggen bij vier directies. Naast huisvesting en de nieuwe directie kerntaken, waaronder onderwijs, onderzoek, studenten- en personeelszaken en communicatie vallen, krijgen ook informatietechnologie en financiën als voornaamste zorgenkinderen van het college een eigen directie. In de vier directies samen komen rond tachtig mensen te werken.
Voor de uitvoerende taken worden naast het al bestaande administratief dienstencentrum ADC vijf nieuwe dienstencentra in het leven geroepen, te weten studenten, personeel, communicatie, Bouw en ICT applicaties. Een groot aantal bestaande onderdelen zoals Bureau Buitenland, de arbo- en milieudienst, het Ublad en de culturele centra Parnassos en de Uitwijk verliezen volgens de plannen hun huidige, min of meer zelfstandige status en worden organisatorisch ondergebracht in één van de nieuwe centra. Ook het FBU wordt een dienstencentrum.
Opvallend in het plan is de komst van één algemeen directeur voor de hele bestuursdienst. Volgens coördinerend directeur Erwin Vermeulen die het plan voor het college van bestuur schreef, betekent dat echter geen terugkeer naar de vroegere functie van secretaris van de universiteit. "Deze directeur gaat alleen over de vier directies en niet over de dienstencentra. Eén van zijn hoofdtaken wordt de coördinatie van het overleg met de faculteitsdirecteuren over de ondersteuning."
Hoofddoel van de reorganisatie van de UBD is het realiseren van een besparing van ongeveer 7,5 miljoen euro op een budget van bijna 45 miljoen. Volgens Vermeulen kan het grootste deel van die besparing worden bereikt door te snijden in andere dan personele kosten. De gevolgen van die ingreep zullen later dit jaar duidelijk worden.
Desondanks moet ook het personeel fors inleveren. Uit het plan blijkt dat van de huidige 287 volledige personeelsplaatsen er in 2008 ruim dertig moeten zijn verdwenen. Hoewel Vermeulen zegt te streven naar andere oplossingen, sluit hij gedwongen ontslagen niet uit. Dit najaar wordt het plan voorgelegd aan de dienstraad, de vakbonden in het Lokaal Overleg en de Universiteitsraad. Gehoopt wordt dat het in november kan worden vastgesteld, waarna meteen met de uitvoering zal worden begonnen.
EH