Dienstraad ongerust over het nieuwe werken in het Bestuursgebouw

Deze zomer wordt het Bestuursgebouw verbouwd om het activiteit-gerelateerd en plaats-onafhankelijk werken van de Universitaire Bestuursdienst (UBD) te accommoderen. Per september zijn vrijwel alle werknemers die in het Bestuursgebouw werken hun vaste werkplek kwijt. Ze moeten vanaf die tijd een werkruimte uitzoeken die past bij het werk dat ze die dag moeten doen. Dat hoeft niet per se een plek in het gebouw te zijn; werknemers mogen ook in een ander pand werken of thuis. Door de nieuwe werkwijze bespaart de UBD 3000 vierkante meter wat bijna een hele vleugel van het pand is. Deze kan worden verhuurd aan het UMC Utrecht die tijdelijke huisvesting zoekt als het ziekenhuis gaat verbouwen.

De plannen zijn begin februari voor het eerst besproken in de Dienstraad en hoewel de raad wist dat flexibel werken dit jaar een onderwerp zou zijn binnen de Bestuursdienst, kwam het plan door de grootte en de details redelijk als een verrassing. Ook veel UBD’ers waren verrast en stelden veel vragen aan de Dienstraad. Op 2 maart werd daarom een extra vergadering ingelast. Deze werd door veel UBD-collega’s bijgewoond. De Dienstraad legde hier de vragen voor aan de directeur van de UBD en enkele leden van de projectgroep. Ook vroeg de raad om twee garanties: dat niemand verplicht werd thuis te werken en dat er voor iedereen die dat wilde een concentratiewerkplek beschikbaar zou zijn.

Meer communiceren
Uit de vragen blijkt dat veel UBD’ers nog niet of nog niet goed geïnformeerd zijn over de plannen. Dit zorgt voor onrust. “Wij krijgen te horen dat mensen zich voor een voldongen feit geplaatst voelen”, zegt Dienstraad-lid Laura Hendricx. “Een werkplek is een emotionele plek.” “Ik mis in het plan hoe hierover wordt gecommuniceerd en ik mis het beeld hoe het straks is om op de nieuwe manier te werken. Veel mensen weten niet hoeveel invloed leidinggevenden en teams nog hebben op het plan”, zegt collega Hanneke Poels, “Collega’s komen met vragen bij ons, waar wij het antwoord ook niet op weten”, zegt voorzitter van de Dienstraad Bobby Baidjnath Misier. “Daarom dringen wij aan op de antwoorden.”

Kort samengevat willen de UBD’ers weten hoe dat nieuwe werken en de flexplekken in de dagelijkse praktijk eruit gaan zien. Een eenduidig antwoord is hier niet op te geven, zeggen de leden van de groep die het project trekken. Om zicht te krijgen op de wensen van de UBD’ers hoe zij in september willen werken, is er een enquête uitgezet waarvan de antwoorden een leidraad moeten vormen voor de inrichting van het gebouw. Volgens de Dienstraad hebben sommige collega’s de vragenlijst niet helemaal ingevuld omdat ze nu, na een jaar thuiswerken, geen idee hebben hoe hun werk er in september uit zal zien. Ook wordt volgens de raadsleden onvoldoende rekening gehouden met bestaande werkroutines en de sfeer die collega’s samen in een team hebben opgebouwd.

Niet in beton gegoten
De directeur van Vastgoed & Campus Fiona van ’t Hullenaar en lid van het projectteam zegt dat de gemiddelde werknemer van een instelling als een universiteit “minder veranderingsgezind is dan werknemers van commerciële bedrijven”. Betere communicatie moet de koudwatervrees wegnemen. “En de veranderingen zijn niet in beton gegoten. Als een bepaalde werkwijze niet werkt, of als je niet bij de juiste collega’s in de buurt zit, dan kan dat worden aangepast.”

De directeur is ervaringsdeskundig. Vastgoed & Campus heeft samen met het Facilitair Service Centrum het nieuwe werken al ingevoerd en daarmee ruimte bespaard. “We hadden afgesproken dat je de eerste honderd dagen niet mocht klagen. Dit om het nieuwe werken een kans te geven en iedereen goed te laten wennen. Daarna werden alle bezwaren op tafel gegooid en hebben we sommige dingen aangepast.”

Een leeg bureau
Waar de raadsleden veel vragen over hebben gekregen, is hoe het flexwerken in de praktijk uitpakt. Hoe weet je waar een bureau vrij is? Hoe weet je waar je collega’s zitten? Wat doe je met je spullen als je even van je bureau weg moet?

De projectgroep antwoordt dat er wellicht een app ontwikkeld kan worden om te zien waar lege bureaus en collega’s zijn. Leon van de Zande, algemeen directeur van de Bestuursdienst verzekerde dat niemand verplicht wordt om thuis te werken. En Van ’t Hullenaar belooft dat er voldoende werkplekken zullen zijn in het Bestuursgebouw voor iedereen die op kantoor wil werken, maar beloven dat iedereen die dat wenst een concentratiewerkplek kan krijgen kon ze niet.

Wat nog een uitdaging vormt, zo erkent ook de projectgroep, is om de drukte in het gebouw te spreiden. Voor iedereen door de intelligente lockdown thuis moest werken, waren de dinsdag en donderdag de drukste dagen en waren de woensdag- en vrijdagmiddag het rustigst. Hoe de projectgroep UBD’ers wil bewegen op andere dagen te werken, is nog een vraag die veelal op directieniveau en in teamverband beantwoord moet worden, zegt de projectgroep. Dit zal best nog een hele kluif zijn, beseffen de leden.

Alle vragen en antwoorden zijn te vinden op de teamsite van de Dienstraad die voor studenten en medewerkers te bereiken is met een Solis-id. Op intranet, alleen bereikbaar door medewerkers met een Solis-id, staan de plannen voor het nieuwe werken in het Bestuursgebouw uitgelegd. Binnenkort wordt een pagina toegevoegd met antwoorden op veel gestelde vragen.