Directie Vastgoed & Campus wil na reorganisatie meer klantvriendelijk zijn

Nadat op 1 maart 2018 een aantal werknemers van Vastgoed & Campus is overgeheveld naar het Facilitair Service Centrum, werd nagedacht over de organisatiestructuur van de directie V&C. Voldoet deze nog om toekomstige huisvestingsvraagstukken op een goede manier te beantwoorden? Na een analyse van de nieuwe directeur Fiona van ‘t Hullenaar werd duidelijk dat, door de grote hoeveelheid werk, de verschillende onderdelen van V&C hun eigen prioriteiten stellen. Daarbij laat de onderlinge communicatie te wensen over en worden klanten slecht geïnformeerd. Ook de samenwerking met het Facilitair Service Centrum dat onder meer gaat over schoonmaak en onderhoud en de directie ITS over de digitale infrastructuur, is niet optimaal.

Met een dergelijke werkwijze kan volgens Van ‘t Hullenaar V&C het strategisch huisvestingsplan niet tot een goed einde brengen. Dat vergt namelijk ‘een organisatie met vakkennis en bevlogenheid, waarin samenwerking, kostenefficiëntie en klantgericht werken randvoorwaardelijk zijn’, zo staat in het reorganisatieplan van mei 2018. De directie heeft baat bij een andere organisatiestructuur en een grote cultuurverandering op de werkvloer en dat heeft de reorganisatie dan ook als doel.

Geen gedwongen ontslagen
Het voorstel is om de directie V&C nieuw vorm te geven Zo komen er drie hoofdafdelingen. De afdeling Gebiedsontwikkeling die de rol van grondeigenaar heeft van het Utrecht Science Park. De afdeling Huisvesting gaat over de nieuw- en verbouw van universitaire panden. Strategie, Advies en Energie is de afdeling die gaat nadenken hoe de UU met haar vastgoed moet omspringen en bewaakt de kwaliteit van de universitaire gebouwen op energie- en technisch gebied.

Daarnaast komen er twee meer autonome zogeheten stafafdelingen. De ene is voor de financiën en de tweede voor veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden. De grotere mate van autonomie moet de onafhankelijkheid bewaken van deze stafafdelingen ten opzichte van de diverse projecten waar het om geld en de kwaliteit van het werk gaat.

Bij de reorganisatoe vallen geen gedwongen ontslagen en voor het merendeel van de werknemers verandert er in hun functie weinig tot niets. Een paar werknemers krijgen een andere functie en de afdeling ‘kleine verbouwingen’ verhuist naar de onderhoudsafdeling van FSC omdat haar werk daarbij aansluit.

Cultuurverandering
Alle werknemers van V&C, dus ook de leidinggevenden, moeten op een andere wijze gaan werken. Deze cultuuromslag houdt onder meer in dat medewerkers meer moeten gaan samenwerken, beter met elkaar gaan communiceren en de belangen van klanten beter afwegen bij keuzes die gemaakt worden op vastgoedgebied. Daarnaast zal ook de samenwerking met FSC en ITS ten goede moeten veranderen, omdat integraal leren werken de norm wordt. Nu wordt bijvoorbeeld bij nieuwbouw vaak niet meegewogen wat het pand aan onderhoud nodig heeft en of het goed schoon te houden is. Ook wat en wanneer er gecommuniceerd moet worden naar bijvoorbeeld de gebruikers is nu niet altijd duidelijk. Bij de nieuwe werkwijze hoort ook dat de leidinggevenden van V&C targets krijgen: directie en leidinggevenden maken samen afspraken wat er in het jaar gebeuren moet en het niet halen van targets kan consequenties hebben.

De Dienstraad van de Universitaire Bestuursdienst maakt zich zorgen over de cultuuromslag. Hoe gaat het V&C lukken om met dezelfde ploeg mensen en met name dezelfde leidinggevenden een andere werkcultuur te creëren?

Directeur Van ’t Hullenaar zegt dat de nieuwe organisatie per 1 september van start zou kunnen gaan, maar dat het veranderen van de cultuur een proces van enkele jaren zal zijn. Ingesleten gedrag verandert niet zo snel, geeft ze toe. Gewerkt moet worden aan een programma om alle medewerkers op één lijn te krijgen. Voordeel is, zegt ze, dat alle leidinggevenden zich achter de nieuwe organisatie hebben geschaard en het goede voorbeeld willen geven. Alle V&C’ers krijgen korte opleidingen, workshops en trainingen die onder meer gericht zijn op samenwerken en vertrouwen.

Adviezen
De Dienstraad is tevreden met de antwoorden van de directeur en heeft nog wel een aantal adviezen. Zo zou volgens de raadsleden een grotere groep V&C’ers betrokken moeten worden bij de cultuurverandering. Dit om te voorkomen dat het lijkt alsof de verandering ‘van bovenaf’ wordt opgelegd. Ook wil de raad dat er een toekomstplan komt hoe de samenwerking met FSC en ITS vormgegeven wordt. De fysieke kantoorlocaties van FSC en V&C zouden op inhoud moeten worden samengevoegd om een optimale samenwerking te stimuleren. Bovendien wil de raad na een half jaar worden bijgepraat over de stand van zaken van de nieuwe organisatie.

V&C neemt alle adviezen van de Dienstraad over. Nu wordt het reorganisatieplan besproken met het Lokaal Overleg waarin werkgever en vakbonden samen overleggen. Op 2 juli 2018 wordt gevraagd of de Dienstraad instemt met het vervolg van de reorganisatie dat beschreven wordt in een zogeheten uitvoeringsplan. Als de raad instemt, krijgen de personeelsleden van V&C te horen waar ze precies komen te werken in de nieuwe organisatie. Zij krijgen de tijd om daar hun eventuele bedenkingen over in te dienen. Eind augustus is de plaatsing definitief en gaat de nieuwe organisatie per september van start.