Geen eigen werkplek meer voor meeste werknemers Universitaire Bestuursdienst

Waren de  werknemers van de Universitaire Bestuursdienst (UBD) die in het Bestuursgebouw werken in afwachting van de grote verhuizing in 2025 naar het vernieuwde Van Unnikgebouw, blijkt er nu een lichte verbouwing van Heidelberglaan 8 en een interne verhuizing op stapel te staan. Hierdoor komt bijna 3000 vierkante meter vrij voor de verhuur. Dat scheelt de UU huisvestingslasten en maakt een andere manier van werken mogelijk wat de UBD graag wil stimuleren. De UBD telt ongeveer 950 werknemers, van wie zo'n zeshonders in het Bestuursgebouw werken.

Eind vorig jaar klopte het UMC Utrecht aan bij de UU met de vraag of zij wellicht wat te huur had; het UMCU gaat verbouwen en zoekt tijdelijk huisvesting. De universiteit zag mogelijkheden in het Bestuursgebouw. In het Strategisch Huisvestingsplan van 2019 staat dat de Universitaire Bestuursdienst (UBD) volgens de huidige kantoornormen te ruim in haar jasje zit en moet besparen op huisvestingslasten. Er kan 35 procent ruimte worden bespaard.

Daarbij was al het plan om het gebouw enigszins aan te passen aan de veranderde werkwijze binnen de UBD. Enigszins omdat de UBD in 2025 het Bestuursgebouw zou moeten verlaten, omdat het pand dan is afgeschreven. De UBD gaat – zo is het plan althans - verhuizen naar het vernieuwde Van Unnikgebouw.

De meeste UBD’ers verliezen de vaste werkplek
De nieuwe werkwijze heet activiteit gerelateerd en plaats onafhankelijk werken. Dit betekent dat niet de werknemer maar de activiteit centraal staat als het gaat om de inrichting van een gebouw. Dit heeft tot het praktische gevolg dat de meeste UBD’ers hun vaste werkplek kwijtraken. Er komen activiteit gerelateerde ruimtes: kamers om rustig te werken, ruimten om in samen te werken en ruimtes om in te vergaderen.

De kamers zijn voor twee tot maximaal acht personen – er komen geen kantoortuinen. Elke werkplek is een flexplek met een bureau met daarop een computerscherm en een dockingstation voor de laptop. Elke werknemer krijgt een halve meter plankruimte in een kast voor werkbenodigdheden. Persoonlijke spullen moeten worden bewaard in een locker.

Een aantal medewerkers houdt wel een vaste werkplek of voor hun gereserveerde ruimte. Te denken valt bijvoorbeeld aan de receptionist, de meldkamer van de beveiliging, de spreekkamers van de studentpsychologen of een medewerker met een aangepaste werkplek.

De inrichting van het pand is niet meer zoals nu het geval is, gebaseerd op de verschillende directies. Dit omdat binnen de UBD steeds meer over de grenzen van een directie wordt samengewerkt. Om toch een soort thuisbasis te hebben, komen er ‘directievlekken’. Wie waar komt te zitten, is nog niet bekend.

Nieuwe reden voor snelle uitvoering
Het plan is redelijk vers. In de eerste week van februari werden alle leidinggevenden geïnformeerd en eind vorige week lagen de conceptplannen voor bij de Dienstraad. De leden zijn verrast dat de huisvesting snel op de schop gaat en vragen zich af hoe opportuun dit is om na de lockdown terug op kantoor te komen dat niet meer wordt herkend. Bovendien, zo stelt de raad, is de wens om weer samen op kantoor te zitten na corona juist niet groot?

Volgens directeur Leon van de Zande van de Bestuursdienst, is tijdens het door corona gedwongen thuiswerken juist de ook wens van de UBD'ers sterker geworden om ook na de crisis thuis te mogen werken. Volgens Martine van de Kerkhof van de directie Human Resources heeft een kwart van de werknemers in een TNO-onderzoek aangegeven ook na corona thuis te willen werken en 45 procent wil deels thuis werken. “Op kantoor kom je om elkaar te ontmoeten”, zegt Van de Zande.

Fiona van ’t Hullenaar van Vastgoed & Campus licht toe dat de verbouwing al een tijd voorzien was. Haar eigen directie was samen met het Facilitair Service Centrum in 2019 als pilotproject ingericht voor het nieuwe werken en in 2020 zou de vijfde verdieping waar het College van Bestuur kantoor houdt, aan de beurt zijn. Die plannen zijn door corona gepauzeerd. Met het verzoek van het UMCU zijn de plannen nu in een stroomversnelling geraakt, vertelt ze.

Arbonormen en thuiswerkplekken
De Dienstraad vreest dat er “toch wel weerstand” zal zijn tegen het plan om de vaste werkplek op te geven. “Ook zullen sommige medewerkers niet thuis willen werken, omdat ze daar geen eigen werkkamer hebben.” “En hoe zit het met de arbo-normen voor thuiswerkplekken?”

Op weerstand wordt gerekend, zegt Van de Zande. “Door goed te luisteren naar medewerkers, hen te betrekken en hen goed te informeren, hopen we iedereen mee te krijgen.” Van de Kerkhof van HR benadrukt dat er geen verplichting is om thuis te werken. “Er zullen ook mensen zijn die juist voor de rust naar het werk komen. Er is ook geen verplichting om thuis te werken. Daarom zijn arbeidsvoorwaarden voor thuis niet nodig.”

Van nu tot september
Een andere vraag van de Dienstraad is hoe de drukte over de verschillende dagen van de week gespreid kunnen worden. “Nu zijn de dinsdag en donderdag het drukst en zijn alle vergaderruimtes bezet. Hoe doe je dat als er minder ruimte is.” De verwachting is, zegt Van de Kerkhof dat zich dat vanzelf oplost in de tijd. “Omdat de vergaderruimtes worden uitgerust met audiovisuele middelen hoeft niet iedereen op kantoor aanwezig te zijn voor de vergadering. Je kunt hybride vergaderen.” Ook zullen er meer vergaderruimtes komen dan er nu zijn en deze zijn niet meer verbonden aan een bepaalde directie.

De Dienstraad wil ook weten of zeven maanden niet te kort zijn om het Bestuursgebouw aan te passen. Van ’t Hullenaar zegt dat het tijdspad tot september realistisch is omdat er al veel ervaring is met dit type projecten op de universiteit. Bovendien werkt nu iedereen thuis en hoeft dus niemand tijdelijk elders gehuisvest te worden als de verbouwing begint. Dat scheelt dus een verhuizing.

Volgens het tijdschema krijgen alle werknemers van de UBD deze maand een enquête waarin naar hun werkwensen wordt gevraagd en de verwachting van hun werkpatronen na corona. Deze worden in de plannen verwerkt en in mei komt een definitief besluit over de verbouwing.

Daarna moeten medewerkers met het in acht nemen van de coronaregels naar kantoor komen om in juni en juli op te ruimen en in te pakken. In augustus staat de verbouwing en de verhuizing gepland. In september moet het Bestuursgebouw klaar zijn om alle werknemers weer te ontvangen. De nieuwe inrichting is overigens niet corona-proof. De universiteit gaat er vooralsnog vanuit dat speciale maatregelen door het vaccinatieprogramma na de zomer niet meer nodig zijn.

Het deel van het Bestuursgebouw dat straks wordt verhuurd, is het korte deel van het gebouw dat langs de Universiteitsweg ligt. Het gaat om de eerste tot en met de vijfde verdieping. Dat kan betekenen dat Security en de arbodienst op de begane grond en het College van Bestuur op de vijfde verdieping kunnen blijven zitten, maar daar moet nog wel een besluit over worden genomen.

Op intranet (in te loggen met Solis ID) staat meer informatie over de plannen voor het nieuwe werken en de andere inrichting van het Bestuurgebouw.