Ook volgende tentamenperiode alleen UU’ers in de UB

De proef waarbij studieplekken in de bieb in de tentamenperiode van oktober alleen voor UU’ers beschikbaar waren, heeft volgens de Universiteit Utrecht positief uitgepakt. Er stonden 's ochtends geen studenten meer te dringen voor een studieplek, er was minder geluidsoverlast, de bibliotheek was schoner en het was nooit zo druk dat de bieb mensen moest weigeren zoals in het verleden. Toch is het nog te vroeg om harde conclusies te trekken, zegt Nico Poppes van de Universiteitsbibliotheek. Daarom krijgt de pilot een vervolg. Ook tijdens de tentamenperiode van blok 2  zullen de studieplekken in de UB Uithof en UB Binnenstad alleen beschikbaar zijn voor UU’ers, maar omdat de bezetting in de avonduren minimaal was, overweegt de UB niet-UU’ers dan wel toe te laten. 

Aanleiding voor de pilot in oktober en november waren de resultaten van een onderzoek van Poppes. Het bleek dat 40 procent van de werkplekken in de universiteitsbibliotheken bezet werden door mensen van buiten de UU. Zo zaten er studenten van de Universiteit voor Humanistiek, de Hogeschool voor de Kunsten en de Hogeschool Utrecht. Daarnaast maakten mbo’ers en middelbare scholieren gebruik van de studieplekken. Het onderzoek bevestigde het beeld van de universiteitsraadsleden die zich al langer afvroegen waarom studenten van buiten de UU in piekperiodes in “hun” toch al drukke bibliotheek welkom zijn. Hoewel het College van Bestuur eerst niet zoveel voelde voor het sluiten van de UB's voor niet-UU'ers, gingen ze na het onderzoek van Poppes akkoord met een pilot waarbij niet-UU'ers toegang tot de UB geweigerd kon worden.

In eerste week 25 procent rustiger
Tijdens de pilot was er volgens Poppes een aantal veranderingen in het bezoekersgedrag te merken ten opzichte van dezelfde periode een jaar eerder. “De spreiding van bezoekers was anders. Bij eerdere tentamenperiodes was het altijd in de eerste twee weken het drukst. Nu zagen we dat het eerst rustig was en dat de drukte daarna geleidelijk opliep.”

De bezettingsgraad lag in de eerste week gemiddeld 25 procent lager dan vorig jaar. In De Uithof lag het aantal bezoekers ook in de tweede week nog wat lager (10 procent minder). Daarna was het in beide bibliotheken drukker dan voorgaande jaren. “Daarnaast was het opvallend dat zondag niet meer de drukste dag van de week was. We vermoeden dat die piek verdwenen is doordat de hogeschool haar bibliotheek in het weekend open heeft gesteld.”

Volgens Poppes was ook de spreiding van de drukte gedurende de dag anders dan voorgaande jaren. “Er stonden ’s ochtends geen drommen studenten meer bij de ingang van de bibliotheek in de binnenstad. Blijkbaar hadden studenten er vertrouwen in dat er voldoende plekken beschikbaar zouden zijn. Daarnaast zagen we dat het rustiger was in de avonduren. Er waren minder bezoekers die tot 1 uur ’s nachts bleven. Om 11 uur zat er nog maar een handjevol mensen.” Volgens Poppes wordt er daarom overwogen om tijdens de pilot van blok 2 de bibliotheken in de avonduren wél open te stellen voor niet-UU’ers.

UU-alumni welkom in de avonduren als het aan U-raad ligt
De bibliotheek kreeg in de proefperiode ongeveer veertig klachten binnen over het toelatingsbeleid. Het ging daarbij om UU-alumni die in Utrecht wonen maar nu elders studeren, mensen met een vrienden- of lenerspas van de bibliotheek en studenten en scholieren van andere onderwijsinstellingen. Er moet nog besloten worden welke van deze groepen tijdens de volgende tentamenperiode eventueel wordt toegelaten tijdens de rustigere avonduren. De voorkeur van de studentgeleding van de Universiteitsraad is om de bieb op die momenten open te stellen voor UU-alumni met een vriendenpas. "Alumni zijn hier geworteld en hebben, in tegenstelling tot HU-studenten of middelbare scholieren, geen alternatief. Dit is niet een heel grote groep en bovendien leveren ze wel een bijdrage doordat ze een vriendenpas hebben."

Volgens Poppes ligt die beslissing bij de universiteitsbibliotheken en niet bij het universiteitsbestuur of de U-raad. “We moeten goed kijken wie we in de avonduren kunnen inpassen. Want ook een op het oog kleine groep kan uiteindelijk voor enorme bezoekersaantallen zorgen.”

Tijdens de pilotperiode was er ook een grote groep bezoekers die met een vervalste collegekaart de bibliotheek binnen probeerden te komen. In de eerste week werden er 35 mensen betrapt. Daarna is volgens Poppes de controle verscherpt en werden er dagelijks enkele tientallen mensen met vervalste inschrijfbewijzen ontdekt door de beveiliging. “De bedoeling van de pilot was om de effecten van een strenger toegangsbeleid in kaart te brengen en dus ook om vast te stellen of er gefraudeerd zou worden. Tijdens de pilot hebben we geleerd hoe we dat beter en sneller kunnen vaststellen. Dat mensen proberen om de bibliotheek binnen te komen, vind ik ergens ook wel charmant. Blijkbaar is er veel belangstelling voor ons.”

'Het doel van de pilot is bereikt'
Ook de studentgeleding van de Universiteitsraad die op de pilot had aangedrongen bij het College van Bestuur, kijkt tevreden terug op de eerste proefperiode. “Zoals gehoopt was er voldoende plek voor studenten zonder dat de gebouwen massaal leeg stonden”, aldus de U-raadsleden. “Het doel van de pilot is daarmee bereikt. Daarnaast waren er onverwachte bijkomende voordelen zoals het uitblijven van security-incidenten.” De U-raad is blij dat de pilot verlengd wordt. Een belangrijk aandachtspunt voor de volgende periode is volgens de raad dat fraude wordt tegengegaan. Daarnaast moet de universiteit volgens de studenten voorkomen dat niet-UU’ers studieplekken in andere gebouwen bezetten. “Dat zou immers een verplaatsing van het probleem betekenen.”

Na de tweede pilotperiode van 7 tot en met 31 januari 2019, zal besloten worden of het toegangsbeleid van de universiteitsbibliotheken definitief veranderd wordt. Een strikter toegangsbeleid kost 28.000 euro per onderwijsperiode, heeft de universiteit berekend. De kosten zitten met name in de extra medewerkers die nodig zijn voor de toegangscontrole.