Open brief aan minister: bestuurders maken alles maar ‘vertrouwelijk’

“Democratie sterft in duisternis.” Met de gevleugelde uitspraak van Watergate-journalist Bob Woodward begint de open brief die de zes redacteuren van U-Today, het nieuwsmedium van de Universiteit Twente, deze week aan minister Van Engelshoven hebben geschreven.

Over hun eigen positie hebben ze geen klagen: ze hebben een fatsoenlijk budget en kunnen in vrijheid aan nieuwsgaring doen. Maar ze hebben niet altijd toegang tot beleidsdocumenten en rapportages, zodat het soms moeilijk is om het bestuur goed te controleren.

“Besluitenlijsten van het college van bestuur worden gekuist en vaak maanden na dato gepubliceerd”, staat in de brief. “Steeds vaker worden beleidstukken in de (democratische!) medezeggenschapsorganen als vertrouwelijk aangemerkt en besproken in besloten commissies.”

Meebeslissen
Zeker nu de medezeggenschap meebeslist over steeds meer belangrijke kwesties, ziet de redactie de inperking van de transparantie met lede ogen aan. “Als de journalistiek afhankelijk is van wat bestuurders willen vertellen, dan is van openbaar bestuur geen sprake.”

U-Today wil duidelijke spelregels: wanneer mogen documenten, notulen en besluiten als vertrouwelijk worden aangemerkt? En als ze openbaar zijn, hoe snel moeten ze dan gepubliceerd worden op bijvoorbeeld het intranet? Als de minister zulke regels maakt, schrijft de redactie, dan kunnen bestuurders en journalistiek elkaar daaraan houden.

Herbert Wormeester, voorzitter van de Twentse universiteitsraad, vindt dat de redactie een punt heeft. “Wij vergaderen zoveel mogelijk in openheid. De afgelopen twee jaar was er slechts één overleg deels vertrouwelijk, dat ging over het budget dat beschikbaar is voor de aanbesteding van vastgoed . De redactie doelt denk ik vooral op de commissievergaderingen die vertrouwelijk zijn en het informeel samenzitten voorafgaand aan de raadsvergadering. Maar ja, doe je dat niet in beslotenheid, dan verhuist zoiets naar achterkamertjes.”

Op tijd
En de besluitenlijsten en agenda’s van het college? “Die krijgen wij meestal ook niet op tijd. En het gebeurt inderdaad vaak dat we als raad stukken ontvangen waar het woordje ‘vertrouwelijk’ op staat. We spreken het bestuur daar meteen op aan, want dat hoort alleen te gebeuren als er persoonlijke belangen in het geding zijn, zoals bij sollicitaties. Of als er informatie in staat die direct tot financiële schade kan leiden zoals het budget dat de universiteit in gedachte heeft voor nieuwe huisvesting. Bij het aanbieden aan de medezeggenschap is vertrouwelijkheid maar op een zeer beperkt aantal gronden acceptabel.”

Ook het Landelijk Overleg Fracties (een netwerk van de universitaire medezeggenschap) ziet dat er regelmatig onderwerpen vertrouwelijk worden besproken terwijl dat eigenlijk niet hoeft. “Het bestuur bepaalt wat vertrouwelijk is en wat niet”, zegt LOF-bestuurslid Michael Dijkstra. “Voor een raad is het vaak lastig om daar tegenin te gaan, want je wilt ook de relatie goedhouden.” Bovendien heb je als raadslid weinig tijd, zegt Dijkstra. “Zeker als je de medezeggenschap in deeltijd, dus naast je studie doet. Dan verspil je je tijd liever niet aan ruziemaken.”

Steun
Het LOF steunt de oproep aan de minister, al zouden regels volgens Dijkstra niet nodig moeten zijn. “Een open en transparante discussie is ook in het belang van het bestuur. Maar als de realiteit anders blijkt, lijkt het me logisch dat de minister haar verantwoordelijkheid neemt.”

U-Today is niet de enige die het probleem opmerkt. Veel redacties lopen ertegenaan, zei ook Ries Agterberg van het Utrechtse DUB deze maand, tevens voorzitter van de kring van hoofdredacteuren in het hoger onderwijs. “Het zou goed zijn als daar meer duidelijkheid over komt.”