Rebo krijgt na reorganisatie OBP één facultaire service organisatie

“Als je nu een ondersteuningsstructuur zou moeten maken voor onze faculteit, zou je die dan inrichten zoals die nu is ingericht? Nee, dat zou je anders doen.” Rebo-decaan Janneke Plantenga twijfelt geen seconde over het nut van een nieuwe organisatie voor het ondersteunend personeel van haar faculteit. De reorganisatie strijkt de verschillen glad tussen de diverse onderdelen.

Om te doorgronden hoe de huidige organisatiestructuur is ontstaan, moet worden teruggekeken naar 2005. Toen fuseerden de zelfstandige eenheden Rechtsgeleerdheid, Economie en Bestuurs- & Organisatiewetenschap (Usbo) tot de faculteit Rebo. In een organisatiescan uit mei 2017 staat dat ten tijde van de fusie nooit een expliciete visie is geformuleerd op de samenwerking in de nieuw gevormde faculteit. Na de fusie is de organisatie van de departementen daardoor dezelfde gebleven, zegt Plantenga. Er is alleen een extra organisatie op het facultaire niveau bij geplakt. “Daardoor kan het zijn dat bepaalde zaken nu per departement anders zijn georganiseerd.”

De organisatiescan liet het Rebo-bestuur uitvoeren met de vraag of de ondersteuningsorganisatie klaar is voor de toekomst waarin vaak meer kennis en kunde van de OBP'ers wordt gevraagd. Het ondersteunend personeel draagt onder meer zorg voor onderwijs- en onderzoekondersteuning,  de bedrijfsvoering waaronder bijvoorbeeld personeels- en financiële zaken vallen en bestuursondersteuning. Uit die scan blijkt dat de OBP’ers door de faculteit heen meer met elkaar willen samenwerken, dat zij meer harmonisatie wensen van werkwijzen en – processen en minder willen vergaderen en overleggen. Bovendien werd duidelijk dat de OBP’ers zich meer onderdeel willen voelen van de faculteit. Nu voelen ze zich vooral betrokken bij hun eigen departement.

Eén facultaire werkwijze
Plantenga herkent de verbeterpunten uit eigen ervaring. “Toen ik nog hoofd van het departement Economie was en tegen een probleem aanliep, dacht ik ‘daar zullen ze bij B&O of Rechtsgeleerdheid misschien wel een oplossing voor hebben. Dan liep je meteen tegen het probleem aan dat je eerst moest uitzoeken bij wie je moest zijn. Dat kon iemand zijn met een andere functie dan bijvoorbeeld bij Economie. Had ik het aanspreekpunt gevonden, dan bleek vaak genoeg dat ‘mijn’ probleem in een ander departement net even anders lag, omdat de dingen daaromheen net anders georganiseerd waren.”

In de nieuwe organisatie moet dat probleem verdwijnen. Er komt één facultaire service organisatie en waar mogelijk een meer op elkaar vergelijkbare manier van werken. Dat maakt samenwerken tussen de departementen gemakkelijker en de gehele faculteit slagvaardiger en efficiënter. Er komt een facultaire werkwijze, zegt Plantenga, waardoor er meer duidelijkheid komt over de organisatie bij zowel het OBP als het wetenschappelijk personeel.

Door de nieuwe werkwijze hoopt de faculteit dat het voor OBP’ers gemakkelijker wordt over de grenzen van hun departement te kijken. Uit de organisatiescan bleek dat veel medewerkers van het ene departement medewerkers van het andere departement die ongeveer hetzelfde werk doen, niet vaak of nooit hadden ontmoet. “Dat is jammer, want zo kun je ook niet van elkaar leren”, zegt Plantenga. Van elkaar kunnen leren is een belangrijk onderdeel van de reorganisatie zegt zij. “Door het delen van ervaringen, leer je.”

Geen gedwongen ontslagen
De reorganisatie moet op termijn ook een kleine besparing opleveren. “Het universitaire beleid schrijft voor dat van de totale salarislasten van een faculteit er 20 procent mag worden uitgegeven aan ondersteuning”, licht Plantenga toe. “Wij zitten daar boven.”

Er zijn geen gedwongen ontslagen als gevolg van de reorganisatie. Via natuurlijk verloop wordt de besparing bereikt, denkt het bestuur. Hierbij wordt uitgegaan van medewerkers die met pensioen gaan, een andere baan vinden buiten de faculteit of medewerkers van wie het tijdelijke contract afloopt. “Als we efficiënter gaan werken, hebben we waarschijnlijk net wat minder mensen nodig.”

Wettelijke regels
Toch zorgt de reorganisatie voor onrust op de werkvloer. De vaste staf kan na de reorganisatie andere taken krijgen, bij een ander onderdeel worden geplaatst of een andere leidinggevende krijgen. Ook nam de werkdruk op sommige plaatsen op omdat het dienstverband van een aantal collega's met een tijdelijk contract afliep en zij geen vervanger kregen. Dat zorgde voor een verhoging van de werkdruk.

Dat een medewerker met een tijdelijk contract niet altijd wordt vervangen, heeft te maken met de wet die vast personeel beschermt bij een reorganisatie. De vacature die door het vertrek van een tijdelijke medewerker ontstaat, blijft zo beschikbaar voor een vaste medewerker die met ontslag bedreigd is. Hoewel niemand ontslagen gaat worden bij Rebo, moet de faculteit wel de formele regels volgen, zegt Plantenga. Dat betekent dat tot januari 2019 tijdelijke contracten niet altijd kunnen worden verlengd

Plantenga zet de regel in context: “Het wettelijk kader is ingevoerd in een tijd dat er minder mensen een flexibel contract hadden. Sinds die tijd is de flexibele schil van de universiteit gegroeid, dus zitten meer mensen op een tijdelijk contract. Ook is de wet rondom flexibele contracten veranderd. Een flexibel contract moet bij verlenging na twee jaar bijvoorbeeld worden omgezet in een vast contract. Dat kan dus volgens de formele regels niet wanneer je in een reorganisatie zit.”

"Met een reorganisatie win je geen prijzen, zei één van mijn collega’s. Een reorganisatie is een ingewikkeld proces voor iedereen en dat realiseren we ons heel goed. Je moet veel formele stappen doorlopen, wat veel tijd kost. We hebben geprobeerd de reorganisatie zo kort mogelijk te laten duren, om de onzekere tijd zo kort mogelijk te houden.”

Leuk om te leren
Tussen half oktober en half november horen de medewerkers in een individueel gesprek met hun leidinggevende wat hun nieuwe functie wordt per januari 2019. Voor alle medewerkers komt er een ontwikkelprogramma die duurt tot eind 2020. Soms om deficiënties weg te werken, maar vooral om bij te leren, zegt Plantenga. “Ik hoop dat medewerkers dat zien als een kans. Het is ontzettend leuk om weer eens wat te leren. Ik hoop dat medewerkers de reorganisatie ook aangrijpen als kans om na te denken wat ze willen gaan doen in de nieuwe organisatie. Ik weet dat het makkelijker gezegd dan gedaan is als je onzeker bent over je baan, maar ik hoop dat iedereen optimaal gebruik gaat maken van de kansen die de nieuwe organisatie biedt.”

Om het contact van de OBP’ers tussen de departementen te bevorderen, is er een idee om speciale bijeenkomsten te organiseren voor de medewerkers. Voor het wetenschappelijk personeel is dat minder nodig, zegt Plantenga. “Het WP wordt al jaren uitgenodigd en uitgedaagd om over de grenzen van de eigen discipline te kijken. Om samen te werken in focusgebieden en strategische thema’s bijvoorbeeld. Zij komen elkaar dus al veel vaker tegen dan de OBP’ers.” De studenten zullen als het goed is weinig merken van de reorganisatie gaan merken. ”Eigenlijk hoop ik dat medewerkers en studenten in de toekomst nog beter ondersteund worden.”

Het uitvoeringsplan van de reorganisatie wordt op 4 september 2018 besproken in de faculteitsraad.