‘Roosterproject is tijd- en geldverspilling’

De UU kampt met een krapte in onderwijsruimten, doordat zalen niet goed benut worden. Hoorcolleges vinden vaak op maandag tussen 11 en 13 uur plaats en werkgroepen aan het einde van de week. 

Dit zorgt ervoor dat op sommige momenten de universiteit uit haar voegen barst, terwijl op andere momenten gebouwen weinig worden gebruikt. Daarnaast blijkt uit metingen dat in een deel van de gereserveerde zalen uiteindelijk geen les wordt gegeven en dus leegstaan.

Volgens de UU is er voldoende plek om al het onderwijs in de huidige universiteitsgebouwen op te vangen als er meer op de impopulaire tijden tussen 17 en 19 uur colleges worden gegeven. Bijbouwen zou daarom niet nodig zijn.  

Programma Onderwijsplanning
Universiteitsraadslid en universitair docent Economie Frank van der Salm was jarenlang betrokken bij de roostering van zijn departement. Ook hij merkte dat roosteraars niet aan de wensen van docenten konden voldoen om colleges te roosteren op populaire tijden doordat zalen beperkt beschikbaar waren. Hij weet uit eigen ervaring dat er echt iets aan de roostering moet gebeuren. 

Van der Salm werd als Universiteitsraadslid op de hoogte gehouden over de voortgang van het programma Onderwijsplanning, waarmee in 2023 werd begonnen om de roosterproblemen op te lossen. 

Hij is verbaasd over hoe omvangrijk het project is geworden. In een commissie en drie subcommissies waarin naast een externe projectleider ook veel UU-medewerkers zitten, kwam een definitie van het woord ‘kwaliteitscriteria’ tot stand, waarna een classificatie van criteria, concept-kwaliteitscriteria en geprioriteerde kwaliteitscriteria volgden. 

Het eindresultaat na vele uren overleg was een lijst met 43 kwaliteitscriteria. Wat dit precies te maken heeft met de roostering is voor het Universiteitsraadslid vooralsnog onduidelijk.

Democratisch
Van der Salm schreef daarom een nota namens de personeelsgeleding van de Universiteitsraad (alleen met Solis-id) waarin de raad zich kritisch uitlaat over het tijdrovende en dure programma Onderwijsplanning. 

Hij hekelt de inefficiënte bestuursstijl van de universiteit. “Sommige universiteitsbrede projecten worden onnodig groot gemaakt door heel veel mensen vanuit de hele universiteit erbij te betrekken en mee te laten praten.” 

“Het zit in het systeem van de universiteit om altijd heel democratisch decentraal draagvlak te zoeken. Voor sommige dingen is dat logisch, maar voor concrete problemen wordt het er niet makkelijker op om een oplossing te vinden. De universiteit moet soms de lead durven nemen en zelf bepalen hoe iets gebeurt.” 

Veel uren van UU’ers
De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O), die de leiding heeft over het programma, stelde een ontwerpplan van aanpak (met Solis-id) op samen met het consultancybureau Durieux, dat eerder de roosterprojecten deed van zeven andere grote Nederlandse universiteiten. Durieux was alleen betrokken bij dit ontwerpplan van 2022 tot half 2023. Voor de uitvoeringsfase ging de UU in zee met het kleine consultancybureau van Andrea Bonarius. 

Het programma duurt vier jaar en is onderverdeeld in acht deelprojecten. Bij de projecten zijn tal van teams betrokken, waaronder het programmateam, communicatieadviseurs en ambassadeurs. Er zijn een stuurgroep, klankbordgroep, commissies en werkgroepen.

De directie SO&O laat schriftelijk weten dat het programma Onderwijsplanning voor 1,47 miljoen euro is begroot, waarvan de externe inhuur naar verwachting 1,06 miljoen euro kost. Tot dusver is er voor de huidige deelprojecten 595.000 euro aan consultants uitgegeven.

Van der Salm: “Deze bedragen zijn nog maar een deel. De werkelijke kosten liggen veel hoger, omdat UU’ers gevraagd worden om mee te denken. In het plan van aanpak wordt geschat dat UU’ers die bij het project betrokken zijn, hier 3400 uur aan besteden. En dat is dan alleen nog maar voor de ontwikkelfase, de implementatiefase moet daar nog aan toegevoegd worden.”

“Los van de directe kosten, vind ik het eigenlijk veel erger dat er een beroep wordt gedaan op medewerkers terwijl er een hoge werkdruk is. Aan heel betrokken, loyale mensen – maar niet per se deskundig op het gebied van roostering – wordt gevraagd om plaats te nemen in commissies en werkgroepen. Dat is inefficiënt. Een klein groepje werknemers, die verantwoordelijk is voor de roostering en daar verstand van heeft, zou aan het project moeten werken.” 

Oplossing bekend 
De roosterproblematiek is volgens Van der Salm een overzichtelijk probleem, waarvan de oplossing al bekend is. “Het roosterproject is tijd- en geldverspilling. We nemen nu een soort U-bocht. De universiteit is bang om van bovenaf impopulaire beslissingen te nemen en te verdedigen.” 

“Er wordt nu 1 miljoen euro aan consultants uitgegeven en eindeloos veel uren door medewerkers ingestoken om daarna alsnog die beslissing te moeten nemen. Misschien hoopt de universiteit dat als consultants zeggen dat het moet gebeuren de weerstand ertegen afneemt en mensen op de vloer het sneller accepteren.” 

“We kunnen wel de consultants de schuld geven van een inefficiënte werkwijze, maar de universiteit heeft het project uit handen gegeven door een externe het programma te laten ontwerpen. De UU is een beetje in de consultancy-val gelopen. Het is naïef om de verantwoordelijke voor het project zelf zijn uren te laten schrijven. Natuurlijk maken consultants het project zo groot mogelijk en halen ze er van alles en iedereen bij.” 

Regie houden
Van der Salm is niet tegen het inhuren van consultants met specifieke kennis, zoals het dashboard dat is opgesteld, waarin voor de hele universiteit staat in welke onderwijsruimte op welk moment onderwijs plaatsvindt.

In het geval van het programma Onderwijsplanning denkt hij dat de UU geen consultants nodig heeft in de rol van een programmamanger. “Met meer centrale regie en een grotere rol van onze eigen roosteraars en interne deskundigen komen we op dezelfde oplossingen. Alleen dan voor een miljoen euro minder.” 

De nota van de personeelsgeleding wordt maandag 10 februari besproken in een commissievergadering van de U-raad. De personeelsleden vragen aan het universiteitsbestuur om de samenwerking met consultants te beëindigen.

Van der Salm: “Ik zag het programma Onderwijsplanning alweer op de begroting van 2025 staan voor een aanzienlijke 369.000 euro. Laten we er gewoon mee stoppen en zeggen: ‘Dank aan alle consultants, het dashboard is af, we zorgen er weer voor dat de directie SO&O de regie krijgt.’” 

De directie SO&O laat in een schriftelijke reactie weten dat er gekozen is voor externe inhuur, vanwege de hoge werkdruk. “We hebben daarom een externe capaciteit ingehuurd die nauw samenwerkt met veel verschillende UU-medewerkers, om het programma te leiden.” 

“De UU-medewerkers kunnen zich zo op de inhoud focussen. Door hen te betrekken bij het ontwikkelen van deze resultaten zijn zij daartoe optimaal voorbereid en voorkomen we dat programmaresultaten op de plank blijven liggen.” De directie stelt dat zonder of met minder externe inhuur “veel meer werkdruk bij betrokken collega’s was komen te liggen.”

“De universiteit moet inderdaad bezuinigingen, maar dat neemt niet weg dat we op bepaalde onderwerpen (moeten blijven) investeren in zaken die we belangrijk vinden en die op de langere tijd leiden tot lagere kosten. Door beter gebruik te maken van onze onderwijsruimtes kunnen we geld besparen.” 

Het programma levert volgens de directie tot dusver “de beoogde resultaten op”. Er is inmiddels een dashboard opgesteld en er wordt momenteel onderzocht of het huidige timeslotmodel verbeterd kan worden om de onderwijsruimten beter te benutten. “De Universiteitsraad stelt relevante vragen over onder meer onze organisatiecultuur, waarin we besluiten het liefst nemen op basis van consensus en breed draagvlak. We nemen de suggesties van de raad of het programma efficiënter ingericht kan worden, daarom ook serieus.”