Taskforce HR moet onduidelijkheden over verlof wegnemen

Hoeveel uren mag je meenemen naar 2017? En kun je verlofuren kwijtraken? Binnen de universiteit blijkt nog veel onduidelijk over het meenemen van verlofuren. Human Resources is een offensief begonnen.

Het onderwerp verlofuren kwam onlangs aan bod in de Universiteitsraad. Personeelslid Jan Hunink vroeg de collegevoorzitter hoe het nu zit met het meenemen van verlofuren naar het nieuwe jaar. Van verschillende collega’s had hij verschillende verhalen gehoord over het maximaal aantal mee te nemen uren naar 2017. Dat varieerde van veertig tot zestig uur. Hadden ze meer uren over dan zouden ze die kwijtraken. Volgens Hunink klopt dat verhaal niet met wat er in de cao staat.

In de cao Nederlandse Universiteiten staat sinds 2013 dat je per kalenderjaar minimaal vier werkweken verlof móet opnemen. Of je nu twee, drie of vijf dagen per week werkt, wie vier weken vrij neemt, zit aan dit minimum. Ook de andere verlofuren moet je in principe opnemen in het kalenderjaar dat je ze hebt gekregen. Heb je deze uren niet allemaal opgenomen, dan mag je ze meenemen naar het nieuwe jaar. Je moet wel afspraken maken met je leidinggevende wanneer je die gaat opnemen. Als er een schriftelijke afspraak is kunnen verlofuren tot maximaal vijf jaar worden meegenomen. Uren kwijtraken gebeurt zelden.

Afspraken maken over verlof zit nog niet in het UU-systeem
Hoewel de regeling eenvoudig is, lijken er toch verschillende interpretaties de ronde te doen binnen de universiteit. Diederik Kok houdt het op een misverstand. Kok is net nieuw in de organisatie en zit samen met een aantal collega’s van de Directie HR in een taskforce om samen met de andere HR-afdelingen van de UU de informatievoorziening rondom verlofuren te verbeteren.

“Als medewerker ben je zelf verantwoordelijk voor het inplannen en opnemen van verlof. Het is echter de taak van leidinggevenden om hierop te sturen.” De cao zegt dat je alle verlofuren in het betreffende kalenderjaar moet opnemen. Lukt dat niet, dan is het belangrijk dat je daarover tijdig afspraken maakt met je leidinggevende, zegt Kok.

Doordat de regeling relatief nieuw is, zit dit nog niet in het systeem van veel leidinggevenden en medewerkers, denkt Kok. Tegen het einde van het kalenderjaar neemt de aandacht van medewerkers en leidinggevenden voor het restant verlofuren toe en ontstaan er vragen.

Het offensief van HR
De taskforce van Human Resources moet nu voor een betere en meer heldere communicatie zorgen over verlof. Want dat medewerkers hun verlofuren opnemen, is van belang voor de medewerker en de universiteit, zegt Kok. In het kader van goed werkgeverschap en het vitaliteitsbeleid is het van belang dat iedereen regelmatig een break van het werk nemen.

Een taak van de taskforce is onder meer om te zorgen dat leidinggevenden en medewerkers op een eerder tijdstip dan aan het einde van het jaar naar de verlofuren kijken. Dan kunnen er nog goede afspraken gemaakt worden over het urentegoed, zegt Kok. Voor leidinggevenden heeft HR hiervoor onder meer workshops georganiseerd.  

Eventuele onduidelijkheden rondom verlof wil de taskforce ophelderen. Daartoe is onder meer alle informatie over bijvoorbeeld de regels en veel gestelde vragen op intranet verduidelijkt en is er een telefonische HR servicedesk (link naar intranet) in het leven geroepen waar alle UU’ers in december en januari met hun vragen over verlof terecht kunnen.

Ook wordt de website Self-service HR verbeterd. Het overzicht van verlofuren moet bijvoorbeeld duidelijker worden. In januari moeten werknemers dit gaan merken. Daarnaast staan in 2017 nog andere verbeteringen van het gebruikersgemak van Self-service HR op stapel.

Verlofuren moet je registreren
Een ander belangrijk doel van de tasforce is om iedereen zijn verlof te laten registreren. Op dit moment laat dat nog te wensen over. Hierdoor lijken stuwmeren te ontstaan van verlofuren op verschillende plekken binnen de organisatie. Zo stond in januari 2016 voor 20 miljoen euro aan verlofuren op de begroting. Het is geld dat niet kan worden uitgegeven aan onderwijs of onderzoek.

Dat verlofuren geld waard zijn, is het meest duidelijk te zien als je van verlofuren een fiets koopt of als je je verlofuren inzet voor extra salaris. Dit kan in het kader van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden dat beter bekend staat onder de naam Cao à la carte. Zo lang verlofuren niet worden opgenomen, moet de universiteit daar geld voor reserveren. Want het geld moet wel in kas zijn als iemand bijvoorbeeld zijn uren wil verzilveren.

Wanneer verlofregistraties niet volledig zijn, blijft het onduidelijk hoeveel verlofuren er jaarlijks worden meegenomen en hoe groot het stuwmeer aan verlofuren daadwerkelijk is. Dit heeft dus weer gevolgen voor de begroting van de UU.

Om het registreren van verlof op een andere manier te tackelen, bestaat de mogelijkheid te kiezen voor een zogeheten functiecontract. Hiervoor kunnen alleen medewerkers in schaal 11 of hoger en al het wetenschappelijk personeel kiezen. In een dergelijk contract maken medewerkers afspraken met hun leidinggevende over taken en resultaten waarbij geen verlofregistratie nodig is. Bij de faculteit Geesteswetenschappen loopt al een experiment met deze contracten. “Nu kijken we of we gefaseerd functiecontracten universiteitsbreed gaan aanbieden.”