Tumultueuze aanbesteding voor cursusevaluaties is einde voor Caracal

In een intern bericht over de aanbestedingsprocedure gaan de directies Information and Technology Services (ITS) en de directie Onderwijs & Onderzoek deze week diep door het stof. Zij zeggen zich “te realiseren dat er in het proces op verschillende momenten zaken mis zijn gegaan en verwachtingen zijn gewekt”. Daarnaast wordt spijt betuigd tegenover “alle mensen en partijen die er tijd en energie in hebben gestoken”.

En de gang van zaken verdient inderdaad geen schoonheidsprijs. Tot verbazing van velen besloot de UU eind vorig jaar niet te kiezen voor het systeem dat in eerste instantie als beste uit de bus kwam, het door de Utrechtse bèta’s ontwikkelde Caracal. Daarna bleek deze week dat de gunning aan de externe aanbieder DiCe niet op de juiste wijze tot stand is gekomen. Hoewel op verschillende plekken al is gecommuniceerd wat het nieuwe UU-systeem wordt, moet de aanbesteding opnieuw plaatsvinden. De verwachting is nu dat in juni bekend kan worden gemaakt welke partij de digitale cursusevaluaties mag gaan verzorgen.

Caracal buitenspel
Wat is er gebeurd? Begin vorig jaar ging de universiteit op zoek naar een uniform systeem dat studentenoordelen over cursussen en docenten voor alle opleidingen zou kunnen verwerken. Dat verzoek was afkomstig van de faculteiten. Die wilden graag een systeem dat ondersteund kon worden door de universitaire ict-afdeling. Op dit moment zijn er verschillende systemen in omloop waar facultaire ict’ers voor verantwoordelijk zijn.

Aanvankelijk kwam Caracal, een systeem dat door Utrechtse informatici zélf werd ontwikkeld als beste uit een aanbesteding met drie partijen naar voren. Caracal wordt nu al gebruikt door de faculteiten Bètawetenschappen, Geesteswetenschappen, en in beperktere mate ook door Sociale Wetenschappen en Rebo. Over het algemeen gebeurt dat naar grote tevredenheid. Tot verbazing van velen zette het universiteitsbestuur Caracal eind vorig jaar toch buitenspel. Er werd gekozen voor de externe aanbieder DiCe.

Tijdens een vergadering van de universiteitsraad kort voor de jaarwisseling gaf rector Bert van der Zwaan uitleg. Tot zijn eigen grote frustratie, had zijn bestuur zich gedwongen gezien om de aanvankelijke keuze voor Caracal te verwerpen. Volgens Van der Zwaan was er een “gat in de besluitvorming” geslopen. Er was onvoldoende gekeken naar veiligheidscriteria en naar de exploitatie van het systeem op de langere termijn waardoor er een te groot risico voor de bedrijfszekerheid zou bestaan. Ook was het universitaire beleid dat er bij voorkeur geen zelfontwikkelde software wordt gebruikt niet zwaar genoeg meegewogen.

De gang van zaken leidde tot behoorlijk wat onbegrip binnen de universiteit, maar vooral de bèta’s waren ontevreden. Hoofd ICT van de bètafaculteit Marjon Engelbarts liet in een mailreactie weten dat haar medewerkers, ondanks ook hun waardering voor DiCe, “wat geraakt” waren door de afwijzing van Caracal. Volgens haar kan gemakkelijk de indruk worden gewekt dat de kwaliteit en veiligheid van dat systeem niet in orde zijn. En dat terwijl er naar haar mening juist sprake is van een technisch en organisatorisch stabiel product dat bovendien niet duur is. “We gebruiken de gangbare technieken en zorgen dat alles steeds aan de eisen van de tijd voldoet, ook ten aanzien van privacy en beveiliging.”

Engelbarts noemt het “jammer” dat Caracal wordt “weggegooid” zonder dat er verkend is wat het verder uitrollen van het systeem technisch en financieel zou betekenen.

Hand in eigen boezem
In een toelichting aan DUB stelden de directeur Information & Technology Services (ITS) Carolien Besselink en directeur Onderzoek & Onderwijs Esther Stiekema vorige maand dat de beslissing van het universiteitsbestuur niet moet worden gezien als een diskwalificatie van Caracal. Het besluit had vooral te maken met het universitaire uitgangspunt niet met maatwerksoftware de concurrentie aan te gaan met commerciële aanbieders.

Besselink: “Bij een cursusevaluatiesysteem is er niet sprake van unieke functionaliteit. Het gaat om een volwassen markt met voldoende aanbieders van goede en veilige producten. Vanuit het oogpunt van efficiëntie, kosten en veiligheid kiezen wij er dan liever voor om in zee te gaan met een externe aanbieder dan om zelf die specialistische expertise in huis te halen. We willen de beperkte capaciteit liever inzetten voor de universitaire kerntaken onderzoek en onderwijs. Ook al geven we dan misschien een stukje maatwerk en flexibiliteit op.”

Maar waarom mocht Caracal dan überhaupt meedingen? De directie ITS had voorafgaand aan het keuzeproces zelfs expliciet aangegeven dat Caracal – ondanks het universitaire beleid  - toch in aanmerking kon komen. Dat vergrootte het latere onbegrip voor de keuze om het systeem van de bèta’s af te serveren.

Besselink en Stiekema staken de hand in eigen boezem. “Dit proces is inderdaad niet goed gelopen”, gaf Besselink toe. Ze kon niet aangeven waarom Caracal voorafgaand aan de vergelijking nog wél als een geschikte gegadigde werd aangewezen. Volgens Stiekema moest de universiteit een belangrijke les trekken uit de wijze waarop de besluitvorming tot stand was gekomen. “Voordat we aan zo’n selectietraject beginnen, moeten we beter kijken naar de vraag die op tafel ligt. Waar zijn we naar op zoek? Hoe ziet de markt eruit?”

Deze week bleek echter dat daarmee de kous nog niet af was. In een verdere verkenning naar de drie externe aanbieders van software die werd uitgevoerd na het afwijzen van Caracal blijken vormfouten te zijn gemaakt die “juridische consequenties kunnen hebben”. Het universiteitsbestuur besloot daarom de gunning aan DiCe in te trekken en de aanbestedingsprocedure te herhalen.

Uiteindelijk is het dus de bedoeling dat er één systeem komt dat door alle faculteiten gebruikt gaat worden. “Het is niet onze intentie om tegen de stroom in te zwemmen”, zegt Marjon Engelbarts van ICT-Bèta. “Wanneer een ander systeem bij andere faculteiten goed ingevoerd is en functioneert dan zal ook Bètawetenschappen zich hieraan van harte conformeren en afscheid nemen van Caracal.”

Niet te vergelijken met Osiris
Voor veel betrokkenen binnen de universiteit blijft vooral de vraag staan welke software je als universiteit nu van buiten haalt en welke software het best binnen de universiteit kan worden ontwikkeld. Besselink en Stiekema geven aan dat maatwerksoftware die universitaire onderdelen zelf vervaardigen niet in alle gevallen uit den boze is. Specifieke software voor een specifieke vraag vanuit het onderwijs of onderzoek blijft mogelijk. Besselink geeft het voorbeeld van YODA, een opslagsysteem van wetenschappelijk data dat door universitaire ict’ers werd opgezet. “Dergelijke software is elders niet beschikbaar, maar levert een grote meerwaarde aan de universitaire strategie.”

Caracal mag volgens Besselink niet vergeleken worden met het studieregistratiesysteem OSIRIS dat ooit binnen de UU werd ontwikkeld en nu ook door andere onderwijsinstellingen wordt gebruikt. “Zo’n systeem kende men destijds nog niet. Er waren geen concurrerende aanbieders. Dan moet je het dus zelf doen. Bij een cursusevaluatiesysteem is dat nu al lang niet meer het geval.”