Universitaire Bestuursdienst verdwijnt, er vallen geen ontslagen

Een reorganisatie mag het niet heten, zegt Pijpers tijdens de vergadering van de Dienstraad van de Universitaire Bestuursdienst op donderdagochtend 31 maart. “Er vallen geen ontslagen, we hebben iedereen nodig.” Toch heeft deze “organisatieontwikkeling” zoals de voorzitter van de universiteit het noemt, grote gevolgen. De functie van algemeen directeur die de UBD aanstuurt, verdwijnt. Er komt de nieuwe functie 'secretaris van de universiteit' die delen van het werk van de algemeen directeur overneemt, maar zich meer gaat richten of de strategie die de universiteit voor ogen heeft ook wordt gevolgd. De verschillende directies gaan direct onder het College van Bestuur (CvB) vallen. Met het verdwijnen van de UBD moet ook de medezeggenschap anders worden georganiseerd. “Maar de Dienstraad willen we behouden.”

Werkdruk verlagen en slagkracht vergroten
Het universiteitsbestuur heeft verschillende redenen om de organisatiestructuur van de UBD te veranderen, zo spiegelt de voorzitter voor. “Wat we willen, is de effectiviteit en integraliteit van bestuur vergroten.” Niet omdat het slecht gaat met de Universiteit Utrecht, maar omdat het wel beter kan, zegt hij. “De werkdruk is hoog en hoewel we vragen om meer geld van het Rijk om meer mensen aan te kunnen nemen, zou dat niet de enige oplossing zijn. We hebben veel plannen en ambities en omdat iedereen van de UU zo geëngageerd is, blijkt het moeilijk prioriteiten te stellen. We hebben heel veel dingen aan onze fiets hangen, maar keuzes maken vinden we niet gemakkelijk. We moeten met zijn allen duidelijker één richting op. Dat vergroot de slagkracht. Hoe organiseren we dat?”

Volgens Pijpers werd hier al voor de coronapandemie uitbrak over nagedacht, maar is het door de pandemie op een laag pitje gezet. Een paar maanden geleden is het vuur weer open gedraaid. Dit om een vervolg te geven aan wat er binnen de hele universiteit al is veranderd, zegt hij. “De horizontale lijnen zijn de afgelopen jaren sterk verbeterd.” Hij doelt hiermee op de vele samenwerkingsverbanden die er binnen de Bestuursdienst al zijn. Als voorbeeld noemt hij de samenwerking tussen de directie ITS en het onderwijs in Educatie-It of op het gebied van de internationalisering waar onderwijs & onderzoek, human resources en communicatie samen optrekken of smart buildings waarin het Facilitair Service Centrum, Vastgoed & Campus en ITS nauwer samenwerken.

Nu zijn de verticale lijnen aan de beurt. “Hoe prioriteer en monitor je de bestuurlijke agenda?” Hieronder vallen de voornemens die in het Strategisch Plan zijn verwoord bijvoorbeeld, maar ook de zaken die moeten van het Rijk zoals het op orde hebben van de financiën. Voor de collegeleden is het nu moeilijk om te weten of wat het CvB graag wil dat er gebeurt ook wordt opgepakt op de werkvloer. “Die lijnen willen we korter maken, zodat er een snellere terugkoppeling komt tussen faculteiten en directies naar het CvB. “Wij willen onze betrokkenheid met de werkvloer vergroten door sneller te weten of wat we willen ook kan.”

Nog niet heel concreet
Het universiteitsbestuur denkt dat de slagkracht groter wordt als er een laag tussen de acht directies van de UBD en de collegeleden wordt uitgehaald. Dat is de laag van de algemeen directeur. De collegeleden overleggen dan direct met de verschillende directeuren. Door het meer directe contact zal het de directies ook duidelijker worden aan welke zaken wel en aan welke zaken geen prioriteit gegeven moet worden. Dat zal vervolgens de werkdruk weer verlagen, is het idee. De nieuwe secretaris moet zich meer dan de algemeen directeur doet, richten op de uitvoering van de strategie. “Deze wordt de eerste adviseur van het College van Bestuur.”

Heel concreet zijn de plannen voor de nieuwe organisatie nog niet. “Er ligt geen blauwdruk.” Pijpers zegt dat de eerste stap nu is gezet. “We hebben de richting aangegeven.” De vervolgstap is om te kijken op welke manier besluiten genomen gaan worden en hoe dat aansluit bij de manier waarop de UU werkt. Dit in samenspraak met directeuren en medezeggenschap. Daarna wordt de UBD opnieuw ingericht. Er lijkt nog een lange weg te gaan, maar Pijpers wil de nieuwe organisatie in juli dit jaar van start laten gaan. “In formele zin houdt de UBD dan als dienst op te bestaan maar we willen de samenwerking tussen de diensten koesteren.” Het gaat om de bestaande acht directies waaronder de directie Communicatie & Marketing, Human Resources en Vastgoed & Campus en bijvoorbeeld het bedrijfsbureau en de afdeling Juridische zaken die nu rechtstreeks onder de algemeen directeur vallen.

(tekst loopt door onder organogram)

Een aantal stafdiensten die nu onder de Algemeen Directeur vallen, moeten nog onderdak krijgen elders binnen de bestuursdiensten. Een paar zullen vallen onder de secretaris van de universiteit.

Gevolgen voor de gewone UBD’er
Vanuit de Dienstraad die na alle directeuren als eerste op de hoogte is gesteld van de plannen voor de UBD, komen kritische vragen. De raadsleden waren tot vandaag niet bekend met de plannen en het universiteitsbestuur heeft ook nog geen officiële notitie geschreven. Raadslid Bobby Baidjnath Misier stelt vast dat er aan de “bovenkant van de organisatie wel wat verandert” maar dat de raad niet kan inschatten hoe dat in de rest van de organisatie zal zijn. Ook kan hij het niet rijmen dat een organisatiewijziging nodig is “als het goed gaat met de UU. En waarom is voor deze richting gekozen?”

Pijpers herhaalt dat meer prioritering nodig is om de werkdruk omlaag te krijgen. “We krijgen hopelijk wel meer geld van het Rijk maar dat zal niet genoeg zijn om alles te doen wat we willen doen. Daarom moeten we prioriteiten stellen. Daarbij zorgt het voor meer slagkracht door de kortere lijnen die we willen.” Dat kan in de nieuwe organisatie wel, denkt Pijpers. Over de gekozen richting is niet alleen lang nagedacht maar ook gekeken naar de organisatie van andere universiteiten. “Maar iedereen doet het weer anders en uiteindelijk zijn we hierop uitgekomen omdat deze nieuwe inrichting voor kortere lijnen zorgt tussen de directies en het College van Bestuur.”

Raadslid Laura Hendricx wil weten hoe het bestuur gaat controleren of het doel van de organisatiewijziging is behaald. “We blijven evalueren", zegt Pijpers. "Minder werkdruk, beter prioriteren. Dat weten we aan het einde van dit jaar nog niet. We halen het tussentijds op bij de werknemers. De specifieke parameters waarop we gaan evalueren moeten we nog uitwerken. Een aantal daarvan zal voor juli bekend zijn.”

Impact wijzigingen nog niet helder
Ook de nieuwe functie van secretaris roept een vraag op. Wat is het verschil met de functie van algemeen directeur. Pijpers: “De functie van secretaris is zwaarder." Baidjnath Misier ziet een verschuiving van werkdruk naar de secretaris en het College van Bestuur. “Waarom zou je dat doen?” Volgens Pijpers is het niet bedoeling dat de werkdruk verschuift, maar goed uitleggen waarom dat niet zal gebeuren blijft in het midden. Na afloop van de vergadering zegt Pijpers dat de functie van algemeen directeur niet verdwijnt omdat Leon van de Zande niet goed functioneert. “Hij doet heel goed werk.” Bewijs daarvan is dat hij de positie van secretaris gaat bekleden.

Hoewel Pijpers al aangaf dat er geen ontslagen zullen vallen, is de Dienstraad hier niet gerust op. Lenn Lamkin: “Je zegt dat niemand zijn baan kwijtraakt, maar je zegt ook dat je nog niet kan overzien wat de impact is van de veranderingen op de medewerkers van de UBD. Hoe verhoudt zich dat tot elkaar?” Pijpers denkt eerder meer dan minder mensen nodig te hebben, antwoordt hij. “Voor directeuren verandert er wat, maar voor de anderen weten we dat inderdaad nog niet. Dat moeten we nog uitwerken.”

Medezeggenschap formeel buitenspel
Ook zijn er zorgen over de medezeggenschap. Hoe gaat die georganiseerd worden?, wil Marcel Boer weten. “We willen niet per directie een dienstraad”, zegt Pijpers. “Wat ons betreft blijft de dienstraad zoals die is, maar wie het aanspreekpunt wordt, moeten we nog nader bekijken.”

“Je noemt dit nadrukkelijk een organisatieontwikkeling en zien dit dus niet als reorganisatie. Maar er verandert toch veel”, reageert Lamkin. Pijpers: “In formele zin is dit geen reorganisatie, want niemand raakt zijn baan kwijt.” Maar, zo concludeert Lamkin, de medezeggenschap wordt officieel buitenspel gezet . “Terwijl die wel nodig kan zijn.” Pijpers: “We gaan wel met de medezeggenschap in gesprek, we voeren hier een open debat over.”

Alle werknemers van de UBD kunnen eind deze week een e-mail van het bestuur verwachten waarin de plannen voor iedereen worden verwoord. Daar zal ook een mailadres in worden opgenomen waar eventuele vragen naar toe gestuurd kunnen worden. Deze komen uiteindelijk terecht bij “de kernploeg” die zich bezighoudt met de organisatorische wijzigingen. In deze kernploeg zitten onder meer algemeen directeur Leon van de Zande als voorzitter en de directeur Human Resources Aletta Huizenga. Ook gaat het CvB nog in overleg met het Lokaal Overleg waarin de vakbonden zijn vertegenwoordigd en de Universiteitsraad.