Welke online tools mogen UU-docenten vanaf blok 2 nog gebruiken?

Toen de universiteit op 13 maart vanwege corona besloot over te stappen naar online onderwijs en toetsen, begon de discussie over de privacygevoeligheid van verschillende digitale programma’s. Vooral het programma Zoom en online proctoring kwamen onder vuur te liggen omdat die het niet zo nauw zouden nemen met de privacy van docent en student. Zoom is een programma waarmee je met een groep een videocall kan houden en proctoring wordt ingezet om studenten die een tentamen maken, online in de gaten te houden.

In de vergadering met de Universiteitsraad en het universiteitsbestuur van april vroegen leden aan het College van Bestuur om Zoom en proctoring te verbieden. Dat wilden de bestuursleden niet. De omschakeling zorgde al voor extra werkdruk en het verbieden van programma’s zou die nog eens verhogen, was het argument. Studenten die zich niet wilden onderwerpen aan proctoring, konden er bovendien voor kiezen hun tentamen op locatie op een ander moment te maken. De functionaris gegevensbescherming van de UU, Artan Jaquet, vond dat de universiteit onverantwoordelijk bezig was en zei dat “privacy nog niet goed tussen de oren van de UU zit”. Die discussie werd gisteren  (15 juli) tijdens een extra ingelaste vergadering van Universiteitsraad met het College van Bestuur vervolgd.

Opnieuw kreeg het universiteitsbestuur de vraag voorgelegd Zoom te verbieden en een alternatief aan te bieden voor online proctoring. Ook werden de collegeleden gevraagd hun standpunt toe te lichten over privacy en bepaalde digitale programma’s. Tenslotte wilde de medezeggenschap in het vervolg eerder betrokken worden bij besluitvorming over privacy. Dit was in maart niet vooraf aan de medezeggenschap gevraagd toen bijvoorbeeld Zoom en proctoring werden ingezet.

Mea Culpa
Rector Henk Kummeling begon zijn schets over de stand van zaken rondom digitale tools en privacy met het aanbieden van excuses. “Ik wil nogmaals benadrukken dat het College van Bestuur privacy enorm van belang acht en dat privacy en de risico’s steeds aan de orde zijn geweest in onze vergaderingen. Dat is echter niet altijd goed gecommuniceerd en niet zichtbaar gemaakt in de afwegingskaders die we beschikbaar hebben gesteld. Daar past ons een mea culpa.”

Kummeling maakte echter meteen duidelijk dat er mede op verzoek van docenten, er in blok 1 geen verbod komt op het gebruik van bepaalde software of apps die zij gebruiken om onderwijs te geven, onderwijs interactiever te maken of om te surveilleren tijdens thuistentamens. Dit kan in blok 2 wel veranderen als alle privacy-protocollen zijn doorlopen en duidelijk is welke digitale instrumenten na blok 1 de privacy-test hebben doorstaan en nog nodig zijn.

De UU is nu bezig om voor alle digitale programma’s de protocollen die de privacywet voorschrijft, te doorlopen. De rector hoopte dat dit voor de zomer klaar zou zijn, maar door werkdruk is dit niet gelukt. Half september moet dit werk klaar zijn en worden ze samen met het advies van de functionaris gegevensbescherming met de U-raad besproken. Pas daarna wordt besloten welke programma’s vanaf blok 2 nog gebruikt mogen worden.

Hiermee komt het bestuur tegemoet aan een kritiekpunt van de functionaris gegevensbescherming die opmerkte dat de UU niet de officiële regels had gevolgd vóór het in gebruik nemen van digitaal programma’s. Zo was Zoom privacy-technisch “zo lek als een mandje” en werd niet goed beargumenteerd waarom er geen alternatief voor proctoring is.

Proctoring
Naar aanleiding van vragen van de U-raad die de werkwijze van de UU vergeleek met die van de Universiteit van Amsterdam die wel alle protocollen had doorlopen voor proctoring werd ingezet, zei de rector dat het Utrechtse programma een ander is dan dat van de UvA. “Wij maken gebruik van Proctoring Exam. Die is veel minder privacy invasief en voldoet aan de materiële vormen van de AVG. Met de leverancier is ook afgesproken dat ze zich aan de privacywetgeving moet houden. Zo worden verzamelde gegevens niet aan derden of commerciële partijen verkocht. De gegevens van docenten en studenten blijven op de UU en worden alleen gebruikt voor onderwijssituaties.”

Hoewel de protocollen dus niet in zijn geheel zijn doorlopen, doorstaat dit programma – net als alle andere programma’s die de UU gebruikt – de formele privacy-toets, zegt de rector. Voor de coronacrisis werd proctoring exam al ingezet bij de selectie van geneeskundestudenten. De afgelopen tentamenweken is proctoring ingezet bij kennistoetsen waar een groot aantal studenten aan meedeed. Voor het komende jaar is proctoring “een last resort. Daar waar mogelijk toetsen we op locatie”. Ook kunnen studenten die bezwaar maken tegen een tentamen met proctoring volgens eerdere afspraken het tentamen op locatie maken.  De rector vraagt zich wel af of kennistoetsen nog wel passen in het Utrechtse onderwijsmodel. “Daar wil ik het rest van het kalenderjaar over discussiëren.”

Privacy
Wat betreft de vraag van de U-raad over de meer algehele houding van het college ten aanzien van privacy vertelde de rector dat met de functionaris gegevensbescherming (FG) onder meer is afgesproken wanneer hij formeel betrokken hoort te zijn bij bepaalde beslissingen. “Het oordeel van de FG is buitengewoon belangrijk.” Ook krijgt elke dienst en faculteit die nog geen privacy officer heeft, er één. Onder leiding van Juridische Zaken worden de werkzaamheden op het gebied van privacy meer gestroomlijnd.