Zorgen bij bèta’s over bezorging pakketten

Eerder deze maand werd bekend dat de universitaire postkamer en de centrale goederenontvangst het Kruytgebouw gaan verlaten. Alle poststukken, pakketten en bestellingen voor UU-medewerkers moeten idealiter vanaf 9 mei worden afgeleverd bij op de Winthontlaan 30c* in Kanaleneiland. De logistieke afdeling van de UU zorgt er dan voor dat alles in de juiste universitaire gebouwen terechtkomt.

De verhuizing moet zorgen voor minder vrachtverkeer op het Utrecht Science Park. Bovendien wordt het wagenpark schoner en moet de bundeling met andere bedrijven en organisaties het goederenvervoer in Utrecht Oost efficiënter en daarmee ook duurzamer maken.

Half jaar schaduw draaien
Dat zijn mooie ambities waar de raadsleden en bestuursleden van de faculteit Bètawetenschappen zeker achter staan. Maar tegelijkertijd worden enkele problemen gesignaleerd. Dat bleek vorige week tijdens een faculteitsraadsvergadering. 

Zo stelden enkele aanwezigen dat de overgang wordt doorgevoerd terwijl daarvoor nog niet alles daarvoor geregeld is. Ook is de communicatie naar medewerkers is nog maar net op gang gekomen.

Transitiemanager Birgit Hendriks, die de verhuizing van het magazijn naar Kanaleneiland voor de universiteit in goede banen moet leiden, was uitgenodigd om een toelichting te geven. Volgens haar begrijpt de universiteit dat de overgang niet meteen vlekkeloos kan verlopen, juist daarom blijven er in ieder geval in het komende half jaar nog twee logistiekmedewerkers in het magazijn in het Kruytgebouw ‘schaduw draaien’.

Ingevroren samples
De zorgen van de bètaraadsleden en -bestuurders betreffen niet zozeer de reguliere bestellingen die via het universitaire SAP-systeem verlopen. De leveranciers daarvan zullen snel weten dat ze voortaan de goederen moeten afleveren in Kanaleneiland.

De vraag is meer hoe zal het gaan met de poststukken en pakketten die collega-instellingen en -onderzoekers vaak uit het buitenland versturen naar individuele medewerkers. Nu worden die nog verzameld in het Kruytgebouw. Daarvandaan worden ze verder gestuurd naar de postophaalpunten in de bètagebouwen, maar veel medewerkers weten ook dat ze een pakketje eventueel zelf bij de centrale goederenontvangst kunnen ophalen.

Raadslid Suzanne Ruijtenberg herhaalde haar ongerustheid over onder meer de aflevering van gevoelige materialen, zoals ingevroren samples. In eerdere vergaderingen en ook in DUB had ze daar ook al aandacht voor gevraagd. Zij kreeg nu bijval van het faculteitsbestuur.

Hendriks benadrukte dat er geen reden is om aan te nemen dat de nieuwe werkwijze tot grote vertraging of andere problemen gaat leiden. Tegelijkertijd erkent zij dat medewerkers van de faculteit Bètawetenschappen meer van de verhuizing gaan merken dan medewerkers van andere faculteiten.

Bètamedewerkers verkeren nu eenmaal in de luxe situatie dat de goederenontvangst in een van de eigen gebouwen zit en kunnen gemakkelijk zelf even een pakketje ophalen of brengen. “Voor andere faculteiten verandert er veel minder. Dit is dan ook de enige faculteitsraad waar ik toelichting kom geven.”

Zorgen over communicatie
Volgens Hendriks is het van groot belang dat individuele medewerkers goed duidelijk gaan maken op welk adres pakketten bezorgd moet worden. De communicatieafdeling overweegt nu of het gewenst is om ook een ‘pakketadres’ toe te voegen aan het sjabloon van de handtekening onder de e-mail. Daarnaast zullen medewerkers worden aangemoedigd de adressen op de eigen profielpagina actueel te houden.

Directeur Klaas Druijf vreest dat hier problemen gaan optreden. Veel medewerkers hebben nu al twee adressen: één van hun werkplek en één waar de universitaire postdienst brieven en pakketten aflevert. Dat is vaak niet in hetzelfde gebouw. En daar zou dan nog een derde adres bij moeten?

Ook vraagt hij zich af of alle medewerkers straks op de hoogte zullen zijn van wat er nu van hen wordt verwacht. “Hoe moeten alle jonge wetenschappers en internationale medewerkers dit straks weten. Ik vrees dat die niet op intranet gaan kijken welk adres ze moeten opgeven?” Bovendien lijkt  de communicatie hierover erg laat op gang te komen.

Volgens Hendriks kon er niet eerder begonnen worden met de voorlichting over de verhuizing omdat er simpelweg nog geen locatie en dus geen adres, was. “Het vinden van een plek die aan al onze wensen voldeed was voor mij de grootste opgave.” Zij benadrukte nogmaals dat er een overgangsperiode is waarin eventuele problemen kunnen worden ondervangen.

Hoewel zij begrip toonde voor de zorgen, biedt de verhuizing volgens Hendriks een mooie kans om de UU te verduurzamen. “Daar kan ik bij helpen”, aldus Hendriks, “maar ik kan het niet alleen, dit zullen we met zijn allen moeten doen.”

*In eerdere berichtgeving van DUB was nog sprake van een ander nummer. Daarin heeft een wijziging plaatsgevonden