Een kijkje in de keuken van het nieuwe werken aan de UU: ‘Gun elkaar de tijd om te wennen’

“We nemen je meteen maar mee naar de nieuwe afdeling.” Marije Werelds en Leon van Helden gaan me voor naar de eerste verdieping van het Androclusgebouw van Diergeneeskunde. Werelds is domeinhoofd van de afdeling IT, Huisvesting & Veiligheid,  Leon van Helden de net aangestelde projectmanager Activiteit Gerelateerd Werken. “Je zult niet veel mensen tegenkomen vandaag”, zegt Werelds, “velen zijn op woensdagmiddag vrij of werken natuurlijk nog thuis.” Tja, de UU werkt logischerwijs nog volgens de coronaregels.

Het activiteit gerelateerd werken is in opkomst. Diergeneeskunde is er eind vorig jaar op kleine schaal mee begonnen. De Universitaire Bestuursdienst (UBD) is nu bezig met de voorbereidingen om na de zomer locatie onafhankelijk en activiteit gerelateerd te werken. Ook de faculteit Sociale Wetenschappen (FSW) wil na de zomer op deze nieuwe manier gaan werken waardoor de vaste werkplekken in het Groenman- en Langeveldgebouw verdwijnen, zo staat op intranet (bericht alleen bereikbaar met Solid-id).

Geleidelijk zal de hele universiteit met een vorm van het nieuwe werken aan de slag moeten, want in het Strategisch Huisvestingsplan van 2019 staat dat de UU terug moet in vierkante meters om zowel de huisvestingslasten terug te dringen als de CO2-uitstoot. Gevolg is dat daar waar faculteiten groeien in studentaantallen en medewerkers of wanneer ver- of nieuwbouw op het programma staat het nieuwe werken ook om de hoek komt kijken. Bij Sociale Wetenschappen spelen beide redenen en de Bestuursdienst gaat met Sociale Wetenschappen verhuizen naar het Van Unnik over een aantal jaren.

Bij Diergeneeskunde is nieuwbouw de reden om alvast met het nieuwe werken aan de slag te gaan. De faculteit krijgt een nieuw pand dat drie verouderde gebouwen gaat vervangen. De nieuwbouw komt op de plaats van het Martinus G. de Bruingebouw waardoor alle medewerkers en studenten van dit pand nu al moeten verhuizen. Zo ook de afdeling van Werelds die in het Androclusgebouw terechtkwam. Samen met de afdeling Onderwijs & Studentenzaken die er al zat, gingen de ongeveer vijftig mensen over op het nieuwe werken.

“In de nieuwbouw hebben we straks minder vierkante meters en willen we naar het activiteit gerelateerd werken”, zegt Werelds. Het idee is dat in de tijdelijke huisvesting ervaring opgedaan wordt. “De lessen die we hier leren, worden meegenomen naar de nieuwbouw.” Dat kan dan gaan over de wijze waarop de nieuwbouw het beste kan worden ingericht en wat de organisatie nodig heeft, zodat iedereen zijn werk goed kan doen volgens de richtlijnen van activiteit gerelateerd werken.

De huiskamer
Op de eerste verdieping van het Androclus leidt een afgesloten deur aan de rand van het studielandschap naar de nieuwe werkplekken. Er zijn kamers met twee of vier bureaus waarvan sommige concentratiewerkplekken zijn. Deze laatste zijn net als stiltecoupe ’s in de trein: er mag niet gebeld of gesproken worden. Er zijn met name kleinere vergaderruimtes waarvan een aantal uitgerust is met een groot scherm en een camera die automatisch zoomt naar degene die aan het woord is. Hier kan hybride worden overlegd als een aantal collega’s thuiswerkt. Ook zijn er projectkamers waar samengewerkt kan worden. Deze onderscheiden zich door hoge tafels en barstoelen.

“En dit is onze huiskamer”, zegt Leon van Helden. Hij is blij met deze informeel ingerichte open ruimte met een bank, luie stoeltjes en een tafel met stoelen. “Nu dan even niet, maar meestal zitten hier wel mensen. Het is ook één van de afspraken dat je elkaar hier informeel kan ontmoeten. Gewoon om een praatje te maken dus. We hebben een afspraak dat er hier rond 10 en 15 uur een koffiemoment is voor wie daar zin in heeft natuurlijk en rond lunchtijd verzamelen hier ook mensen. Sommigen blijven hier eten, anderen gaan een wandeling maken. We zien, ook al werken we vaak nog thuis, dat het werkt.”

De koffiemomenten zijn ingevoerd als antwoord op de vraag hoe je je collega’s kan vinden. “Als je echt op zoek bent naar iemand, kun je het rond de koffiemomenten dus hier proberen”, zegt Van Helden. Dat de huiskamer ook een plek voor de lunch is, komt onder meer omdat is afgesproken dat er achter een bureau niet gegeten mag worden. Werelds: “Op een gegeven moment bleek dat je met elkaar afspraken moest maken om duidelijkheid te scheppen in wat we wel en niet willen. Daar is een werkgroep mee aan de slag gegaan en die kwam met een A4’tje met twintig afspraken. Elke paar maanden evalueren we die en passen ze zo nodig aan.”

Persoonlijke eigendommen
Een boterham mag dus niet verorberd worden achter het bureau. “Wel een appel of een koek”, lacht Werelds. Maar er is ook overeenstemming hoe lang je een bureau ‘bezet’ mag houden. “Afgesproken is dat we alleen vergaderruimtes mogen reserveren. Alle andere ruimtes niet. Als je bureauwerk wilt doen, zoek je een vrij bureau. Moet je weg voor bijvoorbeeld een vergadering dan mag je binnen twee uur terug naar datzelfde bureau. Je moet dan gewoon wat spullen laten staan zodat mensen zien dat die plek bezet is.”

Persoonlijke eigendommen zie je niet in de werkruimtes. “Daar hebben we een kluisje voor. Op dit moment hebben we genoeg kluisjes voor alle medewerkers”, zegt Werelds. Van Helden toont me zijn opbergruimte. Het kluisje van zo’n 50 bij 50 centimeter bevat een groene mand met een deksel, waar een pen en wat rommeltjes inzitten. Niet heel indrukwekkend. “Ik werk hier pas, maar ik doe vrijwel alles digitaal. Zoals je ziet draag ik wel een schrijfblok met me mee, maar die is ook digitaal. Zelf vind ik het lekker om aantekeningen te maken met een pen.” Werelds en Van Helden hebben wel een laptop die ze voor dit interview gestald hebben in een werkruimte. “Er is nu niemand, dus dat kan”, zegt Werelds. Bovendien kunnen de kamers op slot. “Iedereen heeft nu een loper, dus iedereen die toegang heeft tot deze afdeling op, kan in elke ruimte.”

Het kluisje van Van Helden

Vele vragen
Het project bij Diergeneeskunde is relatief kleinschalig. Na de zomer gaan alle zo’n zeshonderd medewerkers van de Universitaire Bestuursdienst werken zoals deze twee groepen van Diergeneeskunde. Het gaat in het Bestuursgebouw om 12 keer zoveel mensen en heel veel meer groepen, wat het project daar een stuk omvangrijker en ingrijpender maakt. Werelds: “Bij ons gaat het nu om vijftig mensen en we zitten op een overzichtelijke ruimte op een deel van de verdieping. Het idee is wel dat er een derde groep bijkomt.”

De pioniers van Diergeneeskunde herkennen de vragen die UBD’ers hebben  over de nieuwe werkwijze. “Bij ons werden dezelfde vragen gesteld. Wat doe je met je spullen? Hoe vind ik een vrije werkplek? Waar laat ik mijn motorpak als die niet in een kluisje past? Hoe kun je elkaar vinden? Wat moet ik doen als ik op een concentratieplek werk en de collega die er ook zit, gaat bellen? Op al die vragen hebben we een antwoord proberen te vinden, maar hoe dat allemaal in de praktijk werkt, moet eerlijk gezegd nog blijken, omdat het project tot stilstand kwam toen we allemaal thuis moesten gaan werken. Nu keren collega’s mondjesmaat weer terug”, zegt Werelds.

Werketiquette
Wie bureauwerk doet en even naar het toilet moet, kan meestal zijn spullen veilig achterlaten omdat er nog collega’s in de ruimte zitten. Zo niet, dan doe je de deur even op slot. Je portemonnee kun je wel beter in een kluisje leggen als je die niet nodig hebt. Elke kamer heeft een kapstok voor jassen en motorpakken. Stoort een collega jou doordat deze gaat zitten bellen op een concentratiewerkplek, dan is daar de werketiquette die zegt hoe je met elkaar omgaat op de werkvloer en hoe dat bespreekbaar maakt. Werelds: “We hebben veel aandacht voor het elkaar aanspreken op gedrag. Als je wordt gebeld kun je even vragen aan collega’s in de ruimte of het ze stoort. Het idee is dat je collega’s eerlijk antwoord geven. Je kan natuurlijk ook de ruimte verlaten, want niet elk gesprek wil je delen met je collega’s. Er blijkt altijd wel ergens een ruimte vrij te zijn.”

Om op een aardige manier collega’s te wijzen op storend gedrag, zijn er trainingen en het befaamde A4’tje met werkregels. Natuurlijk kun je iemand treffen die lak heeft aan de regels of aan het feit dat hij storend gedrag vertoond. “Er zal altijd iemand zijn die liever alles bij het oude houdt, die zijn eigen kamer en bureau mist en misschien dus niet zo aardig reageert op een collega die hem aanspreek op zijn gedrag. Wij hebben het nog niet meegemaakt, maar ook daar moeten we natuurlijk een antwoord op vinden”, zegt Van Helden.

Een ruimte om samen te werken

Dezelfde werkplek
Gun elkaar de tijd om te wennen, dat wil het duo graag meegeven aan medewerkers zoals die van de UBD die op deze manier gaan werken. “Als je op een flexplek zit, dan moet je eerst je bureau op de goede hoogte zetten en je bureaustoel aanpassen. Wij hebben geleerd dat het belangrijk is dat overal exact dezelfde spullen staan, zodat je een bureau en stoel op de automatische piloot kan verstellen en dat je laptop overal op dezelfde manier in een dockingstation gaat. Die luxe hebben we nu nog niet, maar daar streven we wel naar.”

Er zijn natuurlijk ook collega’s die bijvoorbeeld een aangepaste stoel nodig hebben of alleen goed functioneren als er stilte om hen heen is. “We hebben in een paar ruimtes speciale stoelen staan. De collega’s om wie het gaat, weten waar die zijn. In diezelfde ruimte staat ook een extra bureaustoel voor als iemand anders daar wil werken. We willen niet dat iemand met een stoel door de gangen hoeft te rijden op zoek naar een plekje. Tot nog toe werkt dat. Ook collega’s die beter werken in een prikkelarme omgeving gaan eigenlijk altijd op een concentratieplek zitten. Aan reserveren doen we niet, we merken tot nog toe dat zij altijd zo’n plek kunnen vinden.”

Veel mensen zoeken steeds ongeveer dezelfde kamers op om te werken. “Dat merken we nu al en daar is niets op tegen”, zegt Werelds, “als je er maar rekening mee houdt dat er een dag kan komen dat iemand anders achter je favoriete bureau zit. Je moet wennen aan de nieuwe plek aan de andere wellicht onbekende mensen die misschien in ‘jouw’ kamer komen zitten. Maar wij denken dat dat wel goed komt. Mijn hoop is dat muurtjes geslecht worden tussen onze twee afdelingen. Dat bijvoorbeeld de IT’ers en degenen van studentenzaken die met blackboard werken, elkaar vinden en zo het werken met blackboard verbeteren. Dat past natuurlijk ook bij het nieuwe werken: dat er meer over de grenzen van de eigen groep wordt samengewerkt.”

Volle rugzak
Wat ook tijd kost, zegt van Helden, is dat veel medewerkers hun werk misschien anders moeten gaan indelen om niet de hele dag met alles wat je voor een dag nodig denkt te hebben in een rugzak meesleept. “Ik heb mezelf aangeleerd, mijn werkdag anders in te delen. Zo lees ik nu mijn mail hoofdzakelijk alleen in de ochtend en aan het einde van de dag. Daar tussendoor voer ik meestal gesprekken waarvoor ik aantekeningen maak in mijn schrijfblok; dus die neem ik overal mee naar toe. Ik weet niet of dit voor iedereen op kan gaan, maar iedereen kan daar over nadenken. Ik vind het prettig om dezelfde werkzaamheden te clusteren op een bepaald moment van de dag of week.”

Het bijzondere van het nieuwe werken is dat er ook vanuit huis gewerkt kan worden. Na de ochtendspits naar de zaak en heel geconcentreerd werk doen in je eigen huis als daar de rust voor is. Maar dat thuiswerken kan wellicht ook leiden tot te veel thuis werken. Werelds heeft net als de directeur van de UBD ook al de vraag gekregen of je überhaupt nog wel naar kantoor moet komen als je al je werk ook heel goed vanuit huis kan doen. “Eerlijk gezegd moet ik daar nog met een goed antwoord op komen. Zelf denk ik dat het niet goed is als iemand fulltime thuis werkt. We werken meer en meer in een netwerkorganisatie en dat betekent dat je alleen samen met anderen tot goede resultaten kunt komen. Dat is lastig als je alleen digitaal werkt; we merken bijvoorbeeld allemaal dat juist het brainstormen fysiek veel beter gaat.”

Verbeterpunten
Zijn Werelds en Van Helden nu klaar en is het nieuwe werken de geaccepteerde norm geworden? Dat denken ze niet. Veel mensen zullen nog moeten wennen aan de nieuwe werkwijze en als na de zomer de universiteit weer full swing aan de gang gaat, zal er na enige weken geëvalueerd worden. “Er is altijd ruimte voor verbetering en we moeten samen leren hoe we op de nieuwe manier goed kunnen werken”, zegt Van Helden. Na de evaluatie zal blijken waar nog verbeterpunten zitten, vult Werelds aan. “Wat we nu al hebben ontdekt, is dat de ruimtes wel wat kil en onpersoonlijk zijn. Iedereen heeft natuurlijk zijn persoonlijke spullen mee naar huis moeten nemen. Daarom hebben we een fotowedstrijd uitgeschreven onder de medewerkers en hen gevraagd een foto van een dier te maken. De mooiste drukken we groot af en hangen we aan de muur. Zo investeren we samen in meer sfeer.”

Diergeneeskunde heeft twee vlogs op intranet staan die twee collega's volgt die wennen aan het nieuwe werken en zo de nieuwe werkregels onder de aandacht brengen. De vlogs zijn allleen bereikbaar met een Solis-id.