Een warmer welkom voor nieuwe collega’s uit het buitenland

Het was universitair docent Scott Douglas een doorn in het oog dat sommige van zijn nieuwe collega’s die uit het buitenland kwamen, heel lang moesten wachten op hun Solis-id. Zonder dat id konden zij niet in Osiris, niet bij het onderwijsrooster en niet op een gedeelde werkschijf. Hij vroeg voor de zomer tijdens een faculteitsraad van Recht, Economie, Bestuur & Organisatie of het bestuur hier iets aan kan doen.

“Ook wanneer de nieuwe collega's uit het buitenland in mijn ogen op tijd zijn aangemeld, moeten zij soms lang wachten op een Solis-id”, zegt Douglas. “Ik denk niet dat het onwil is waardoor het lang duurt, maar voor een universiteit die nieuwe medewerkers een warm welkom wil bieden, is dit eerder een koude douche.”

Criteria voor een Solis-id

Het blijkt een bekend onderwerp te zijn binnen de UU. Voordat een nieuwe medewerker een Solis-id krijgt, moet hij een Burgerservicenummer (BSN) hebben. Elke Nederlander krijgt er één bij zijn geboorte, maar een buitenlander moet aan vele wetten en reglementen voldoen voor hij er één bemachtigt. Het laatste criterium is een vast adres waarmee hij ingeschreven staat bij de gemeente, zegt Ellen Neslo, hoofd van de International Service Desk (ISD) die in januari 2016 is opgericht.

Bij de ISD is alle kennis voorhanden waaraan nieuwe collega's uit het buitenland moeten voldoen voor ze aan de UU aan het werk kunnen. Daar moet de nodige tijd voor worden ingeruimd. Voor een collega die komt uit een EER-land - alle EU-landen plus IJsland, Noorwegen en Liechtenstein – duurt het gemiddeld twee maanden voordat hij naar Nederland mag komen om te werken, zegt Neslo. Voor mensen uit niet-EER-landen vier.

Voor deze laatste categorie roepen faculteiten de hulp in van de ISD. Bewoners van niet-EER-landen moeten moet voor hun komst naar Nederland een visum krijgen dat bestaat uit een werk- en verblijfsvergunning. De ISD vertelt de toekomstige collega welke gegevens hij hiervoor moet. De ISD rekent hier een maand voor waarna de ISD de gegevens doorstuurt naar de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND). De IND heeft twee maanden nodig om een akkoord te geven. “En dat is de snelle procedure die speciaal voor kenniswerkers is ontwikkeld", zegt Neslo. “Voor anderen kan de procedure een jaar duren.”

Vervolgens moet de toekomstige UU’er het visum persoonlijk ophalen bij de Nederlandse ambassade in het land waar hij woont. Daarna kan hij naar Nederland komen. Heeft hij al een vast woonadres gevonden, dan is het mogelijk om binnen een dag een BSN te krijgen waarna vrijwel meteen een Solis-id door de universitaire administratie wordt afgegeven. “Van deze route naar een Solis-id kan vanwege wettelijke afspraken niet worden afgeweken”, legt Neslo uit.

Vertragingen op de weg
De route naar een Solis-id loopt niet altijd zo soepel. Er zijn nogal wat vertragingen mogelijkheid. “Om een visum te krijgen zijn er heel veel documenten nodig zoals diploma’s en een geboorteakte”, zegt Neslo. “In sommige landen moet je bepaalde aktes persoonlijk afhalen. In een land als China kan dat betekenen dat je voor het afhalen van de geboorteakte soms honderden kilometers moet afleggen. Soms moeten die documenten dan nog worden vertaald en opnieuw worden  gelegaliseerd. Dat alles kost extra tijd.”

Een vertraging kan ook optreden bij de IND. “Die is door de meer onveilige situatie in de wereld veel strenger geworden.” Zo bleek de naam van een nieuwe collega op een lijst van gezochte personen te staan. “Hij moest toen aantonen dat hij iemand anders is die toevallig dezelfde naam draagt. Dat is niet alleen heel vervelend en verdrietig voor die nieuwe collega, maar zorgt er dus ook voor dat hij niet op de gewenste datum aan zijn baan bij de UU kon beginnen.”

Het vinden van een vast adres is ook ingewikkeld. Nieuwe collega’s willen dat weleens onderschatten. “Zeker in september. Dan zijn ook studenten en PhD’s op zoek naar woonruimte.”  Hoewel de ISD aan de buitenlandse collega vertelt hoe moeilijk het vinden van een woning is, blijkt ‘moeilijk’ een subjectief begrip. “In Iran vinden ze twee weken al lang voor het vinden van een huis. Komen ze naar Utrecht dan denken ze dat ze toch wel na een week of drie een woning hebben.”

Ook gemeentes werken soms stroperig waardoor het lang duurt voordat de nieuwe inwoners in de basisadministratie zijn bijgeschreven en er dus een BSN kan worden verstrekt. “In Utrecht hebben we een expatloket op het gemeentehuis waar zij alle papieren in één keer in orde kunnen laten maken. Maar dit loket is maar een dag in de week open. Wil de nieuwe collega in bijvoorbeeld Leusden te gaan wonen, dan moeten ze daarvoor langs verschillende instanties. Dat duurt dus ook weer langer.”

Soms kan het ook zo zijn dat de nieuwe collega kiest voor onderhuur tot hij een permanent adres heeft gevonden. Dat heeft als gevolg dat hij zich niet kan inschrijven bij een gemeente en dus geen BSN krijgt.

Kan het niet sneller?
Het kost dus nogal wat tijd om aan een Solis-id te komen voor nieuwe collega's uit het buitenland. De  ISD "lobbyt aan alle kanten" voor een snellere procedure voor kenniswerkers, zegt Neslo. “Zowel binnen als buiten de UU.” Gezien de internationaliseringswens van de UU waardoor het aantal collega's van over de grens mogelijk toeneemt, is een snellere procedure geen overbodige luxe.

Volgens haar zou het helpen als nieuwe collega’s niet allemaal in september of januari moeten beginnen. “Op zich zijn dat logische data voor een universiteit, maar zorgt voor topdrukte bij ons, de IND en de woningmarkt. Wij huren extra mensen in om die piek in de zomer binnen de tijd te verwerken. Maar de IND kan dat niet omdat de overheid op de dienst heeft bezuinigd. Ook vragen we de gemeente om de openingstijden van het expatloket te verruimen en in dit loket ook samen te werken met omliggende gemeenten van Utrecht.”

Ten slotte zegt ze, zijn nog niet alle faculteiten van het feit doordrongen dat het tijdig aanmelden van een nieuwe collega uit een niet-EER-land essentieel is. “Als je op tijd begint met de procedures lukt het in 95 tot 97 procent van de gevallen om een medewerker bij aanvang van het contract een Solis-id te geven.”

Een tijdelijk id tot het BSN binnen is

Toch is er wel wat mogelijk voor collega's uit het buitenland die nog geen BSN hebben en dus geen Solis-id krijgen. Zij kunnen een tijdelijk ict-account krijgen dat werkt als een volwaardig Solis-id. De faculteit Diergeneeskunde geeft deze als enige af nog vóór de nieuwe collega begint. Door dit welkom kan hij vanaf de eerste dag meteen goed aan de slag kan. De meeste andere faculteiten vragen eerst na hoe lang het nog zal duren voor een BSN bekend is voordat een tijdelijk account wordt aangemaakt; dit om eventueel extra werk te voorkomen.

De faculteit Rebo was de enige faculteit die hier niet aan meedeed. Rebo wachtte tot alle benodigde informatie binnen was voordat de nieuwe collega zijn Solis-id kreeg. Dat leidde tot vertragingen waar Douglas tijdens de faculteitsraad over klaagde. Naar aanleiding van zijn verzoek heeft het Rebo-bestuur besloten om nieuwe collega's toch een tijdelijk, doch volwaardig account te geven.

De reden waarom faculteiten liever niet een tijdelijk account aanmaken, is het extra werk dat dit met zich meebrengt voor de personeelsadministratie, leggen HR-directeuren uit. Voor het aanvragen van zo'n tijdelijk Solis-id moet veel informatie worden ingevoerd in de personeelsadministratie. Dat moet bij het aanvragen van het definitieve account wanneer het BSN bekend is, weer helemaal van voren af aan gebeuren. Om de personeelsadministratie op orde te houden, moet een tijdelijk account eerst worden afgesloten voordat het definitieve account in gebruik wordt genomen, zeggen ze. Dit omdat elk account een persoon vertegenwoordigt. “Dat vergt alertheid”, stellen de verschillende HR-directeuren.

Ook moet de personeelsadministratie heel secuur te werk gaan om onder meer het mailadres dat aan het tijdelijke account verbonden is, mee te nemen naar het definitieve account. Sommige namen van buitenlandse collega’s hebben een ingewikkelde spelling of bevatten bijzondere leestekens, zeggen de directeuren. De kans op het maken van fouten is daardoor aanwezig.

Ze zullen dan ook wel blij zijn dat achter de schermen wordt gewerkt aan een meer makkelijke methode om een tijdelijk Solis-id om te zetten in een definitieve. “We zijn aan het kijken hoe we de administratieve handelingen kunnen vereenvoudigen”, zegt Neslo. Op die manier wordt het warme welkom voor de buitenlandse collega ook een aangenamere  voor de facultaire administratie.