Pragmatisch gezellig: Hoe hou je er de sfeer in op de thuiswerkvloer?

In één klap was het hele sociale leven van de medewerkers van de Universiteit Utrecht uitgedund. Oraties, promoties, werkgroepborrels, trainingen en barbecues met collega’s, zelfs de korte praatjes tijdens de lunch of bij de koffieautomaat: alles is geannuleerd of gereduceerd tot een stel gezichten op een scherm in een verder lege kamer.

En dat doet wat met ons. In de eerste weken was de rust voor sommigen misschien weldadig, maar eind maart miste driekwart van de thuiswerkende Nederlanders zijn of haar collega’s. Elkaar niet zien heeft gevolgen, volgens hoogleraar sociologie Tanja van der Lippe. “Sommige mensen varen wel bij het thuiswerken en de rust, maar anderen trekken het veel minder goed”, vertelt ze. “Toch is dat contact belangrijk. Uit onderzoek blijkt dat al die kleine momentjes zorgen voor binding. Dat zorgt ervoor dat je meer voor elkaar over hebt. Als je elkaar alleen online ziet, en alleen als het moet, wordt dat minder.”

Een 'zorrel' bij het departement Sustainable Development

Smeerolie
Volgens haar zijn het op kantoor spontaan bij elkaar binnenlopen en de koffiemomenten een soort van smeerolie voor een organisatie. Daarin worden gedachten uitgewisseld, proefballonnetjes opgelaten, frustraties gelucht en grenzen afgetast. Als je dat korte tijd mist is dat vaak geen probleem, maar bij langere periodes kan het voor problemen zorgen.

Bovendien missen we onze collega’s écht, stelt Van der Lippe. "Collega's dragen er aan bij dat je het naar je zin hebt op het werk. " Haar onderzoek laat zien dat wanneer collega's thuiswerken, mensen minder goed functioneren en presteren in hun baan. Het wordt lastiger elkaar iets te vragen. En dit onderzoek is uitgevoerd voor de corona-epidemie uitbrak.

Reden dus om ervoor te zorgen dat ook online nog wat binding blijft bestaan. “We moeten er online voor zorgen dat die binding blijft”, zegt Van der Lippe. “Maar een belangrijk verschil is dat die momenten online juist wél georganiseerd zijn.” Volgens haar zijn pubquizzen en online borrels essentieel voor werknemers om zich onderdeel te voelen van een groter geheel.Maar voegt zij toe: " Belangrijker nog,  ga ook op zoek naar offline alternatieven; maak een wandeling met een collega of drink wat met elkaar in een park, uiteraard wel op afstand."

Mario-kart
Hoe bevalt dat in de praktijk? Frank van Rijnsoever werkt als onderzoeker en associate professor op het Copernicus instituut. Hij merkt dat thuiswerken veel heeft veranderd. Lang niet alleen ten nadele. “Ik ben altijd op tijd op werk en ik ben minder afgeleid”, lacht hij. “Ik heb meer papers geschreven, en die waren nog eens van betere kwaliteit ook.” Maar hij mist de normale dynamiek. “Alleen al omdat je als je online vergadert wat harder moet spreken. Grapjes vallen weg, je kunt elkaar niet in de ogen kijken bij moeilijkere gesprekken.”

Een deel van zijn sociale leven speelde zich op en rond de universiteit af, vertelt Frank. Hij sportte vaak samen met zijn collega’s. Daarom zijn hij en zijn collega’s verschillende activiteiten begonnen om ervoor te zorgen dat dat niet doodbloedt. “Een collega organiseerde online Zoomborrels”, vertelt hij. “Dat is best aardig, maar toch echt anders.” Zelf ging hij daarom regelmatig fietsen met collega’s, één op één, telkens weer met iemand anders. Ook ging hij online met collega’s Mario karten. “We deden dat vroeger gewoon in het echt, maar omdat één van mijn collega’s terugging naar Oostenrijk was dit toch de manier om elkaar te blijven spreken.”

Ook bij Franks collega Charlotte Ballard verplaatsten de koffieautomaatpraatjes zich naar Zoom. Ballard is junior docent- en wetenschapscommunicatiemedewerker bij Copernicus. “We hebben regelmatig online borrels, die vooral in het begin goed bezocht werden”, vertelt ze. Die compenseerden een beetje het gebrek aan contact. Sterker nog: ze sprak nu regelmatig collega’s die ze op werk nooit sprak. “Misschien komen daar nieuwe samenwerkingen uit. "Really cool’”, aldus de geboren Britse. “Maar nu het mooier weer is en je weer naar buiten mag, doen mensen daar minder aan mee.” Zelf haakt ze tegenwoordig ook minder aan. “Je hebt vijf online-meetings per dag, en je wilt niet je hele dag achter een scherm doorbrengen.”

Online pubquiz
Kortom, informele onlinemeetings verhelpen een belangrijk deel van het leed, maar zijn er andere opties? Bij Recht, Economie, Bestuur en Organisatie startte communicatiemedewerker Irina Mak een koffiepraat-podcast voor REBOOT (Het REBO ontwikkeltraject voor ondersteuners). Het Domein Onderzoeksondersteuning (DOZO) speelde elke donderdagmiddag een online-pubquiz. Andere departementen, zoals het Montaigne Centrum voor Rechtsstaat en Rechtspleging, verplaatsten bestaande tradities, zoals hun Zweedse fika, online.  

Een groot deel van dit soort acties is spontaan georganiseerd. De Utrecht Data School (UDS) van projectleider Mirko Schäfer pakte het systematischer aan. De UDS ontwikkelt naast onderwijs onder andere advies, trainingen en analyses voor externe opdrachtgevers. Dat moest begin maart ineens allemaal online. Hij wist als geen ander dat het team ook tijdens de ‘intelligente lockdown’ verbonden moest blijven, om te voorkomen dat het uit elkaar valt. “Gezelligheid is bij ons ook pragmatisch. Teamwork is voor ons onderzoek essentieel. Dataspecialisten zijn enorm gewild in het bedrijfsleven. De sfeer op de werkvloer dé reden dat onze onderzoekers hier blijven werken”, vertelt hij. “Voor veel van onze collega’s is het kantoor ook een beetje een huiskamer, waar ze ook langslopen als ze niet hoeven te werken, en wel eens samen borrelen of gamen.”

Daarom begon zijn team al begin maart na te denken over hoe de UDS online verder moest. Toen premier Rutte aankondigde dat Nederland op slot ging, was UDS goed voorbereid. Doordat de medewerkers in tegenstelling tot hun collega’s in de laboratoria niet veel meer nodig hebben dan een goede computer en de juiste data, kon een deel van het werk relatief makkelijk naar de woonkamer worden verplaatst. Het team ontwikkelde samen een plan om thuis te werken en hield elkaar op de hoogte welke tools het meest geschikt waren, wat effectief was en wat tegenviel.

Ook over het sociale aspect was nagedacht. ’s Ochtends checken de medewerkers via de interne chat online in en vertellen elkaar waar ze die dag mee bezig zijn. “Wie heb je daarvoor nodig, wie moet je daarvoor spreken? Sommigen vonden dat een beetje controlerend, maar het is bedoeld om je het idee te geven dat je er niet alleen voor staat”, aldus Schäfer.

De medewerkers delen lunchrecepten onder de titel ‘Quarantinebites’, en spelen online spelletjes met elkaar. Ook  werd er een ‘epic meme competition' opgezet die een broodnodige uitlaatklep bleek te zijn.  “We moesten ook onze frustraties over bijvoorbeeld het thuiswerken kwijt”, vertelt hij. “Over online lesgeven, apparatuur die niet werkte, of gewoon insider-jokes.”

Kantoor: van werkplek naar sociale plek
Inmiddels gaat Nederland langzaam weer ‘open’, maar het lijkt erop dat thuiswerken voor veel medewerkers van de Universiteit Utrecht toch nog even de realiteit blijft. Op de routekaart die de UU online heeft gezet, is te zien dat een beperkt aantal werknemers per 1 juli op een flexplek kan komen werken. Toch mogen de kantoren ook dan slechts voor 20 procent worden gevuld.

Zolang dat zo is, blijft het volgens Van der Lippe belangrijk de sociale banden op werk aan te halen. “Vooral voor nieuwe medewerkers en straks de eerstejaarsstudenten. Zij hebben nog geen binding met de groep, en dan is het veel lastiger je plek te vinden binnen een organisatie”, vertelt ze. “Juist jonge mensen hebben meer behoefte aan collega’s en een netwerk. Onderzoek laat dan ook zien dat zij minder dan oudere werknemers willen thuiswerken.  Als dit zo doorgaat dan wordt het belangrijk om elkaar in het echt te gaan zien, buiten werk of universiteit.” Dat herkent ook Mirko Schäfer. “Bij ons werkt het, omdat de sfeer op werk al goed was. Communitybuilding begint niet online.”

Een mogelijke oplossing zou zijn om het kantoor meer als een sociale plek te zien, denkt Tanja van der Lippe. “En als een deel van de mensen weer naar de universiteit mag komen, dan zou je voorrang moeten geven aan nieuwe studenten en medewerkers, naast de medewerkers die niet thuis kunnen werken.”