Studenten willen roepnaam kunnen wijzigen, een Teams-foto en een UU-handtekening

Hij heet Thomas Sanders en zij Nivedita Bansal en deze studenten van de faculteit Geowetenschappen willen de online zichtbaarheid van studenten vergroten. Ze vroegen tijdens een faculteitsraadsvergadering aan de decaan om hen hiermee te helpen. Zo willen ze een automatische handtekening kunnen toevoegen aan hun mail zoals medewerkers van de Universiteit Utrecht die hebben. Ook willen ze zelf hun voornaam van hun mailadres kunnen veranderen en een foto kunnen uploaden in hun profiel van Teams. Kan dat dan niet?, zullen velen zich afvragen. Nee, dat kunnen ze niet.

Je ziet het steeds vaker in online-profielen en ook handtekeningen van medewerkers -  de toevoeging: hij/hem, zij/haar, hen/hun, die/diens. Handig, zegt Thomas. “Dan weet je hoe iemand graag wil worden aangesproken.” Hij zou dat als student ook graag doen en net zo’n keurige handtekening willen gebruiken als het UU-personeel. Maar, zo zegt hij, voor studenten bestaat die niet. “Ik heb nu zelf wat in elkaar geknutseld.”

Wat de twee studenten nog meer zouden willen, is hun voornaam zelf kunnen veranderen in hun UU-mailadres. Thomas: “Als ik je mail, ben ik T.J.Sanders (Thomas). Die naam wordt zo automatisch gegenereerd. Maar stel dat ik door het leven ga met een andere roepnaam, dan kan ik die niet wijzigen. Dat zorgt niet alleen voor verwarring, maar geeft de student ook het gevoel dat die niet gezien wordt.”

Een andere ergernis die de twee hebben, is dat studenten niet kunnen kiezen om een pasfoto te uploaden op hun Teams-profiel. “Als we een groter college hebben, moet iedereen zijn camera uitdoen omdat Teams anders vastloopt. De docent en de studenten zien alleen rondjes met initialen daarin en als je met je muis daaroverheen beweegt dan krijg je bij mij T.J. Sanders (Thomas) te zien en bij welke faculteit ik zit. Het is veel persoonlijker om een fotootje met de roepnaam van de student te zien. Docenten spreken mij regelmatig ook aan met Sander, omdat mijn achternaam lijkt op een voornaam.”

Meer zwaarwegende argumenten
De praktische argumenten om te pleiten voor een betere online presentatie van de UU-student zijn duidelijk, maar er zit een meer ideëel verhaal achter met meer zwaarwegende argumenten. “Voor een aantal groepen is het belangrijk om meer zichtbaar te worden binnen de universitaire gemeenschap. De transgendergemeenschap bijvoorbeeld. Dat kunnen studenten zijn die onder hun geboortenaam geregistreerd staan en daarom ook zo heten in hun mail, maar inmiddels met een andere voornaam door het leven gaan. Doordat zij hun roepnaam niet zelf kunnen wijzigen worden deze studenten onzichtbaar, want je associeert de twee namen niet met elkaar.”

Het toevoegen van de voornaamwoorden heeft hetzelfde effect: het zichtbaar maken van de diversiteit onder studenten. Maar het is ook handig voor wie een voornaam heeft die niet veel zegt over de genderidentiteit. “Een studentlid van de faculteitsraad heet Joy, maar als je hem niet kent, weet je niet of Joy een man of een vrouw is. Ook voor studenten met een buitenlandse naam die voor Nederlanders onbekend zijn, kan dit handig zijn. Bij Chinese namen weet ik bijvoorbeeld vaak niet of het een jongens- of meisjesnaam gaat.”

Door een roepnaam en een voornaamwoord  toe te kunnen voegen, geef je studenten dus de kans meer zichtbaar te zijn, voelen sommigen zich minder geïsoleerd en bovendien is het “meer van deze tijd”, zegt Thomas “Het is niet alleen praktisch maar ook symbolisch: we gunnen het iedereen om zichtbaar te zijn.” Hij benadrukt wel dat al deze mogelijkheden niet verplicht gesteld moeten worden. “Het veranderen van de roepnaam, het uploaden van een foto en het toepassen van een handtekening is natuurlijk vrijwillig.”

Communicatieve, technische en wettelijke hordes

De wensen van de studenten lijken gemakkelijk op te lossen door het aanvinken van enkele hokjes in de software van Microsoft Office 365. Maar zo eenvoudig is dat niet, zegt Rosanne den Hartog van de directie ITS. “Het is niet dat we deze opties niet wíllen toevoegen, maar wil je een en ander veranderen, dan kost dat tijd en geld. Bovendien is er een wijziging in beleid voor nodig.”

De handtekening
Studenten die een handtekening willen toevoegen aan hun mail, kunnen dat zelf, zeg Den Hartog. “Die functionaliteit bestaat ook voor hen.” De handtekening moeten ze wel net als het UU-personeel zelf vormgeven. De meesten maken hiervoor gebruik van het ontwerp van de werknemers dat is ontwikkeld door de communicatieafdeling in lijn met de huisstijl van de UU.

Voornaam Achternaam | Functie | Universiteit Utrecht | Adres | Kamernummer | Telefoonnummer | mailadres | www.uu.nl | Werkdagen: maandag t/m vrijdag

Foto uploaden in Teams
Hoewel de IT-afdeling ook de toegevoegde waarde ziet van een foto in Teams, is hier tot nog toe niet voor gekozen door de universiteit, zegt Den Hartog. “Want om Teams hiervoor aan te passen conform alle IT-richtlijnen kost niet alleen tijd, maar ook geld.”

Afdelingshoofd Onderwijs Renée Filius van de directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek voegt toe dat hier goed over nagedacht moet worden, want privacy speelt hierin een rol. “Als de universiteit besluit dat studenten deze mogelijkheid moeten krijgen, zal de foto moeten worden geüpload in Office 365 of uit een ander systeem moeten komen. Dit betekent dat deze ook zichtbaar is in alle toepassingen van Office waaronder Teams.” Via de “Europese Office 365 tenant” worden alle data (dus ook de eventuele profielfoto’s) worden opgeslagen in Europese datacentra. “De privacy-afspraken hebben wij niet direct met Microsoft, die lopen via Surf, het IT-bedrijf voor onderzoek en onderwijs waar de UU mee samenwerkt. Daarom vind ik het belangrijk te benadrukken dat het uploaden van een foto op vrijwillige basis moet gebeuren. Niemand kan hiertoe verplicht worden.”

Wat Filius een mooie optie zou vinden, als studenten zelf wordt gevraagd of ze de foto die zij op hun collegekaart hebben staan (wat overigens ook een vrijwillige optie is) ook willen gebruiken voor Teams en eventuele andere applicaties van de UU. “Dit zal verder onderzocht moeten wordenDe afgelopen twee jaar was de werkdruk dermate hoog, dat hier nog geen tijd voor gevonden is. Maar als de behoefte hieraan groot is, zijn daar op termijn wel mogelijkheden toe.”

Voornaam wijzigen in mailadres
Het toevoegen of veranderen van de roepnaam is een heel ingewikkeld verzoek waarbij de wet ook om de hoek komt kijken, zegt Filius. De voornaam van het mailadres is de voornaam waarmee de student staat ingeschreven bij de Universiteit Utrecht wat weer is gebaseerd op de voornaam waarmee de student bekend is in de basisregistratie personen van de rijksoverheid. Meestal is dit de naam die de ouders hun kind hebben gegeven bij de geboorte.

Deze voornaam staat geregistreerd in Osiris waarin onder meer de persoonsgegevens, opleiding en behaalde cijfers staan. Deze gegevens zijn belangrijk voor het uiteindelijke diploma. Renée Filius: “Een diploma moet aan allerlei wettelijke eisen voldoen, zodat zeker is dat degene die het diploma krijgt ook degene is die de opleiding heeft gehaald.” Opties om een en ander los te koppelen zijn er door de wettelijke eisen mogelijk niet, dit moet worden uitgezocht. Wie een andere voornaam wil voor het mailadres, moet dat nu dus doen door zijn naam te veranderen in de basisregistratie van het Rijk. Hiervoor moet de student naar de rechter stappen.

De vraag om deze los te koppelen is heel valide, maar complex om te implementeren, zegt Rosanne den Hartog. Een dergelijk verzoek op het vlak van ITS heeft gevolgen voor “de IT architectuur van de universiteit, omdat allerlei IT-systemen met elkaar verbonden zijn”. Dat kan kostbaar zijn en de vraag is dan of de kosten opwegen tegen de baten.”