Studenten Service Centrum vindt de klantvriendelijkheid in deVS ver ontwikkeld: 'They let the students run the show'
"Studenten zijn wel tevreden over wat we aan dienstverlening inhuis hebben, maar zijn ze ook voldoende op de hoogte van onsaanbod? Bieden we wel de ondersteuning waaraan zij het meestbehoefte hebben?" Studenten-decaan Anton van den Hoeven heeft er zozijn twijfels bij. "Wij hebben bijeenkomsten belegd metklankbordgroepen waarin studenten behoorlijk vertegenwoordigdwaren, en met de faculteiten. Daaruit kwam naar voren dat wat wijin ons hoofd hadden, overeenkwam met húnveranderingswensen."
Grosso modo sluiten die wensen aan bij wat in hetuniversiteitsbrede project 'Hoger op de Ranglijst' wordtnagestreefd. In enquêtes zoals die van Elsevier of deKeuzegids Hoger Onderwijs komt Utrecht er steeds bekaaid vanaf alsnaar het oordeel van studenten over de onderwijsvoorzieningen wordtgevraagd. Daar moet dus iets aan gedaan worden: goed functionerendebalies, adequate beantwoording van vragen, functioneeldoorverwijzen, een goede samenwerking tussen faculteiten en hetcentrale niveau, en goede voorzieningen.
Van den Hoeven: "Nu is het onderscheid tussen het SSC en defaculteiten voor studenten vaak te onduidelijk. Waar moeten ze naartoe met hun vragen? Het is niet helder genoeg dat ze bij onsterecht kunnen met alles wat niet facultair is, dus metstudentenleven, sociale voorzieningen, inschrijving,studiefinanciering en dergelijke En dat ze bij hun facultairestudieadviseur moeten zijn als het gaat om inschrijven voorcursussen, studieadvies, stagemogelijkheden, tentamenbriefjes,vrijstellingen en dergelijke. Daardoor krijgen studenten het gevoelvan het kastje naar de muur gestuurd te worden, en staan ze inlange rijen te wachten tot ze met hun vragen aan de beurtzijn."
Adequaat
Om daar paal en perk aan te stellen, wil SSC nu een soorteerstelijnshulp creëren bij de faculteiten. Als daar de vraagniet beantwoord kan worden, kan er in ieder geval adequaatwordendoorverwezen. "Daarom zijn we met het project 'Scholingmedewerkers facultaire balies' begonnen", vertelt Van den Hoeven."In eerste instantie kwam de vraag naar zo'n cursus van defaculteit Wiskunde & Informatica. Na enige navraag bleken ookandere faculteiten er behoefte aan te hebben." Er draait nu eenpilot van zo'n cursus, waarbij facultaire baliemedewerkers enigetijd meelopen met de balie van SSC. Ze krijgen gesprekstraining enscholing over ontwikkelingen op het gebied van studiefinancieringen dergelijke.
Gekoppeld aan deze nauwere samenwerking met de faculteiten isSSC ook bezig zijn eigen informatie- en hulpaanbod te ordenen.Daarvoor is het deelprojectje 'Who is who?' gestart, een voorbaliemedewerkers digitaal toegankelijke inventarisatie van dediverse deskundigheden binnen de universiteit. Je vindt er bij wiemoet je zijn als het gaat om veranderingen op het gebied van destudiefinancieringswet; welke psycholoog het beste kan helpen bijdepressie. Tevens worden de nieuwsbrieven die SSC laat uitgaanvernieuwd, met daarin de meest actuele informatie op het gebied vanstudiefinanciering, inschrijving, klachtenregelingen ensubsidiemogelijkheden.
"Via een tussenstop in Atlanta komen we vrijdagavond aan inGainesville. Het tijdsverschil bedraagt vijf uur, dus hetthuisfront ligt al in bed. Maar wij voelen ons nog klaarwakker. Inde auto zit je maar te wachten totdat je de 'stad' eens eindelijkbereikt, maar er is geen centrum. Gainesville is ééngroot schaakbord van breed opgezette Streets, Avenues enBoulevards, met hier en daar een huis of een kerk, en ergensdaartussenin óók de campus. Wat moeten die studenten uitUtrecht, die hier voor het eerst binnenkomen, zich verlaten voelen.Erger bijna nog dat de eerste entree in De Uithof. St. Louis aan deMississippi blijkt, later die week, een heel andere stad te zijn.Ook in rechthoekpatroon, maar toch meer een stad zoals wij diekennen. Meer kroegleven, restaurantjes, centra en sfeer vooral.Maar niet compact. Zelfs op toplocaties staan indrukwekkende'Cosby-huizen', country-style villa's of fraai verbouwde pakhuizentemidden van bouwvallen die nog slechts een fractie van eertijdseallure verraden en brakke parkeerterreinen. Ze hebben hieronmiskenbaar te veel ruimte"
"Het moet op het netvlies van elke medewerker en docent komen testaan dat wij er eigenlijk zijn ten behoeve van studenten", aldusVan den Hoeven. "Die invalshoek in nu nog te weinig ontwikkeld inUtrecht. Het is mij opgevallen hoe serieus studenten genomen wordenin Gainesville en St. Louis, hoe breed ze worden ingezet voorallerlei activiteiten, waarbij hen een grote matevanzelfstandigheid wordt toegekend. They let them run the show,zo'n soort attitude. Met dat soort ideeën moeten wij onsvoordeel doen."
Studentenpsycholoog Jeanette van Rees: "Computers nemen veelover in de VS; een hele administratieve laag die bij ons noghandmatig verricht wordt door baliemedewerkers bijvoorbeeld, valtweg. Dat kan allemaal via e-mail. Maar je ziet in de VSóók dat door deze belangrijkere rol van internet debehoefte aan het persoonlijke contact is toegenomen. Bij loopbaan-en studieadviseurs, bij de psychologen en decanen gaat het drukkerworden. Dan is klantvriendelijkheid heel belangrijk.
"Ik stond ervan te kijken hoever ze daarmee zijn in de VS.Gelijk vragen ze: 'Wat kan ik voor je doen?' Daarmee stel jewachtende studenten veel meer op hun gemak... Een eerste stap heefthet SSC al gezet in de richting van klantvriendelijkheid: We werkenmet klankbordgroepen waarbij we expliciet aan studenten vragen watze van ons willen en verwachten."
Career
Jeanette van Rees ging mee naar de Verenigde Staten omdat zijzich binnen het SSC gaat bezighouden met een studieloopbaancentrumwaarin wordt samengewerkt met Topselect, het loopbaancentrum voorpersoneel. Met documentatie, beroepskeuzetests, workshops,sollicitatietrainingen, banenpools en meer van dat fraais, opdatstudenten na hun afstuderen op plekken terecht komen die zeambiëren.
"Een nieuwe dienst voor studenten", vertelt Van Rees. "Dus wemoeten dat bij hen goed onder de aandacht weten te brengen. Tot nutoe was de valkuil bij SSC dat de deskundigheid intern bleef, datwe te veel afwachtten tot de studenten zouden komen. Nu moeten weons méér met pr gaan bezighouden. Daarvoor was Amerikaook een fraai voorbeeld. Daar weten ze wel hoe ze studenten kunnenbereiken."
Met de enorm opgetuigde career centres die de Amerikaanseuniversiteiten in huis hebben, viel er voor Van Rees veel te doen."Met name de rol die alumni daar spelen is indrukwekkend. Wij gaanhier ook, in samenwerking met het Universiteitsfonds, aan het werkmet ons alumninetwerk. Uit de grote database waarover de UU albeschikt moet een groep te destilleren zijn waarmee studenten weereen netwerk kunnen opzetten voor de verwezenlijking van huncarrièreplannen. Cursussen, interessetests, cv's,sollicitatiebrieven, documentatie... al dat soort dienstverleningkunnen wij beschikbaar stellen aan én studenten énafgestudeerden."
"Maandagochtend half negen staat directeur Wayne Wallace onsal op tewachten in zijn Career Resource Center in het imposanteWayne Reitz Union-gebouw. Hij begint gelijk te vertellen over eenschilderij met de foto's van zijn medewerkers leidt ons rond; eenkopje koffie ter ontvangst blijkt hier geen usance. Het is hetbegin van een stortvloed aan informatie die gedurende de hele weekover ons uitgestort gaat worden. Perfecte organisatie, per uurafspraken geregeld, en zelfs bij de lunches zijn gasten uitgenodigddie onverdroten doorgaan met hun informatiediarree. Als niet gelijk's avonds de aantekeningen worden uitgewerkt, blijven er slechtsflarden hangen. En associaties: als die digitalisering al zo ver isgevorderd, duurt het dan nog wel vijf jaar voordat die een plek zalhebben in ieder studentenleven, zoals wel in Utrecht wordtgeroepen. En is het dan nog wel nodig om studenten van laptops tevoorzien, zoals bij Scheikunde. Neemt niet iedere student van thuisnu even gemakkelijk een pc'tje mee naar de studentenkamer als ikindertijd een typemachine? Mijn reisgenoten zitten iedere avond danook even driftig te schrijven om orde in de chaos aan te brengen.Ze moeten immers bij terugkomst, na één dagje rust, algelijk rapporteren."
Of Utrecht met een career-centrum zo ver moet gaan als de VSvalt nog te bezien. Keerzijde van de Amerikaanse aanpak is datstudenten al vanaf het eerste moment dat ze een stap op de campuszetten, bezig zijn met hun beroepsperspectief. De studiekeuze zelf,de invulling van hun studie, de activiteiten naast de studie, zelfshun sociale verkeer staat in het licht van dat toekomstige beroep."Ik denk dat het beter is pas later in de studie je zo explicietmet je beroep bezig te houden. Je moet, zeker als je net aan eenstudie begint, ook nog enige ruimte hebben voor persoonlijkeontplooiing. En met name het eerste studiejaar moet nog gelegenheidgeven tot oriëntatie. Het kan toch niet zo zijn dat je op jezeventiende of achttiende al precies de goede keuzes moet makenvoor de invulling van je hele latere leven. Daar moet wat rek inzitten", aldus Van Rees.
Niettemin vond Van Rees het werkbezoek aan de VS zinvol. "Alleenal om te zien hoe ze hun ruimtes hebben ingericht, hoe er mete-mail wordt omgegaan, hoe de ontvangsten zijn en de omgangsvormen,hoe ze met hun naam aan de weg timmeren, zichzelf inpluggen. Dandoe je ideeën op die uit geen enkele folder te halen zijn.Zo'n reis is een extra impuls om weer fris aan de slag te gaan,hier in Utrecht."
Ook SSC-medewerker Dianne Ickenroth is met een extra shotjeadrenaline teruggekeerd op haar werkvloer: "Ik dacht tijdens dereis vaak: 'Goh, niet eerder aan gedacht'. Je bedenkt toch nietachter je bureau dat het wel eens handig zou kunnen zijnnaambordjes te dragen. Maar in Gainesville en St. Louis zag je dievrijwel bij iederemedewerker op de revers steken. En wat eeneye-opener was: we kunnen toch echt niet om internet heen. Niet dathet het Mekka is, maar het is evenmin een modieus idee dat wel weerover zal gaan. We zullen, liefst universiteitsbreed, veel meer vandie techniek gebruik moeten gaan maken."
Opzoeken
Het zichzelf als SSC bij studenten 'inpluggen' is de taakwaarmee Dianne Ickenroth is belast. "In samenwerking met hetCommunicatie Service Centrum zijn we bezig met eenpubliciteitsplan", vertelt zij. "We moeten in toenemende matestudenten opzoeken in plaats van afwachten tot ze eindelijk eenskomen als ze ons nodig hebben. Dat geld ook voor facultairestudieadviseurs. Die moeten ook veel beter op de hoogte zijn vanhet soort vragen waarmee ze studenten naar ons kunnen doorsturen.En vervolgens moet het bij ons fysiek ook goed toegankelijk zijn.Hoe staat het met onze telefonische bereikbaarheid, met deopeningstijden van de balie, met de behandeling aan de balie, metde leeftijd van de baliemedewerkers, met wachtlijsten voorgesprekken of cursussen? Al dat soort zaken moeten tegen het lichtgehouden worden."
"Alle baliemedewerkers - studenten veelal - zijn op goedzichtbare hoogte gestationeerd. Ze hebben niet veel vragen tebeantwoorden, maar moeten bezoekers welkom heten en hen gelijk naarde kamer voor hun afspraak kunnen doorsturen. Een student voeltzich zo bij de 'dean of students' nooit verloren rondlopen. Diepersonal touch is zeker hier, in de private university St. Louis,nodig omdat de ouders een flinke som duiten voor de opleiding vanhun nazaat hebben moeten neertellen en daarvoor ietsterugverwachten. Temeer, daar zoon- of dochterlief zich meermaalsop een afstand bevindt van pakweg Utrecht tot Zuid Frankrijk, enpas in de leeftijd is van zestien of zeventien jaar, omdat je aaneen Amerikaanse universiteit nu eenmaal veel eerder begint. Mededaarom wordt er ook streng hand gehouden aan een 'code of conduct'en zijn er zelfs 'conduct-officers', die streng toezicht houden opverboden alcohol- of drugsmisbruik, maar ook op 'academischwangedrag' zoals plagiaat. Studentendecanen hebben het trouwens ookdruk met het berispen van overtreders van de 'Studentscode'."
Ook de aantrekkelijkheid van de locatie, Transitorium I, is voorverbetering vatbaar. "We hebben een student van de Hogeschool voorde Kunsten in wat 'de studentenstraat' is gaan heten,eenvoorjaarsprogramma laten organiseren, met schermdemonstraties,muziek, dansoptredens en dergelijke. De opkomst was matig, maar datlag deels aan de publiciteit. We vinden dat wel iets om mee door tegaan", vertelt Ickenroth. "Tot december gaat, samen met CultureelCentrum De Uitwijk, een UU-student iets organiseren. Want detudentenstraat moet een aantrekkelijke locatie worden om even langste komen."
Om de dienstverlening te accelereren is Ickenroth tevens bezigmet dat vanuit de VS zo geprezen digitale aanbod. Ickenroth: "Onzewebsite staat al behoorlijk in de stijgers, zeker sedert hetuniversitaire Solisproject bij ons wat stroomversnelling heeftveroorzaakt. Eind augustus gaat hij de lucht in. Dan zou het dusmogelijk moeten kunnen worden om je electronisch te lateninschrijven bij de universiteit, of om op z'n minst eeninschrijfformulier te kunnen downloaden. Dat zou het SSC in dezomermaanden al behoorlijk kunnen ontlasten, want dan is het hierpiekdrukte met inschrijvingen. Maar ook informatie overstudiefinanciering, verzekeringen en subsidieregelingen kun jedigitaal aanleveren. Zelfs in de 'zorghoek' kun je digitaal,interactief desnoods, méér studenten bedienen dan nu inde spreekkamers."
Het lopende verhaal dat de VS ver vooruit is wat dedigitalisering van de dienstverlening betreft, heeft Ickenrothbevestigd gezien als het gaat om de administratie, de registratieen het aandeel dat studenten zélf kunnen hebben in hun studieen studievoortgang. Maar dat die techniek meer tijd oplevert, iseen fabeltje: "De tweedelijnszorg is juist gegroeid. Dat is eenprioriteit die Utrecht ook zou moeten hebben: de papierwinkel doeje snel en efficiënt; de persoonlijke aanspreekbaarheid neemttoe."
"De campus van Washington University in St. Louis is eensoort replica van Cambridge. Twintigste eeuws neo-gotiek, deelsneergezet ten behoeve van de Wereldtentoonstelling of de OlympischeSpelen, die allebei in 1904 in deze stad plaatsvonden. 'Very old',laat onze begeleider niet na ons op het hart te drukken. Maar welkitsch, hoewel met name de groenvoorzieningen het geheel toch nogtot iets sfeervols weten te maken. Als het campuscarillion eenmuziekje ten gehore brengt dat aan een ijscokar doet denken,trekken de tenen echter weer andermaal samen. We beginnen ons alsvolgezogen sponzen te voelen. Een werkweek van tien dagen is kort,en we hadden graag nog enige tijd in de VS verbleven, maar mogen wedan een paar vakantiedagen tussentijds? Niet dus, toch maar terugnaar Utrecht, waar ons ongetwijfeld een jetlag wacht."
Armand Heijnen
The Student Conduct Code
Definition: the Student Conduct Code is a set of standards andregulations which describe the rights, priviliges, andresponsibilities of students at the University of Florida. Includedare:
* A list of actions that are violations of appropriate studentconduct.
* Possible sanctions for such conduct.
* procedures by which violations are resolved.
* The procedural rights of students allegedly involved inConduct Code violations.
* A list of general student rights and responsibilities.
Uit gesprekken met studentendecanen bleek dat de meesteovertredingen van de 'code' betrekking hebben op alcohol- endrugsgebruik (alcohol mag pas vanaf 21 jaar geconsumeerd worden),op 'ontgroeningsperikelen' en ander ongeoorloofd verenigingsgedrag(in de VS 'Greek life' genoemd), op discriminatie van etnischegroepen of gehandicapten (waarvoor veel aparte voorzieningengetroffen zijn), op intimidatie, 'stalking' en ander onfris gedragnadat relaties zijn stukgelopen.