Er heerst een gelaten sfeer op de eerste verdieping van het Bestuursgebouw, waar de medewerkers van Bureau Buitenland in gedachten al bezig zijn met afscheid nemen. Voor een paar van hen is de situatie ongewis, terwijl anderen zich voorbereiden op een toekomst in één van de nieuwe servicecentra. Geheel in lijn met de huidige Utrechtse bestuursfilosofie gaan de serviceverlenende onderdelen van BB (studentenmobiliteit, verblijfsvergunningen en internationale marketing) na de zomer deel uitmaken van de servicecentra studenten, personeel en communicatie, terwijl het beleid wordt ondergebracht in de Divisie Onderwijs en Onderzoek. De zorg voor de huisvesting van buitenlandse gasten komt in handen van woningbouwvereniging SSH.
Verschillende medewerkers van Bureau Buitenland, die overigens niet met naam en toenaam geciteerd willen worden, zetten vraagtekens bij deze keuze van het college van bestuur en vragen zich af of de universiteit niet een potentieel riskante beslissing heeft genomen. "Het idee is dat internationalisering inmiddels zo mainstream is geworden dat je er geen apart bureau meer voor nodig hebt", zegt één van hen. "Het klopt dat veel zaken die door Bureau Buitenland zijn opgezet, inmiddels door de faculteiten zijn overgenomen, maar het is nog maar de vraag of één centraal bureau daarmee overbodig is geworden. Waar moet een buitenlandse faculteit of student die iets met Utrecht wil, straks aankloppen?"
De medewerkers wijzen op de situatie in veel Scandinavische landen, maar bijvoorbeeld ook in Leiden, waar bij instellingen op dit moment juist een stevig bureau buitenland uit de grond word gestampt. Ze betogen ook dat de meeste grote researchuniversiteiten in Engeland en Amerika over een dergelijk bureau beschikken. Toch acht directeur Jeroen Torenbeek van Bureau Buitenland ook de nieuwe situatie zeer wel werkbaar. Voorwaarde is wat hem betreft dat de samenhang in het buitenlandbeleid niet uit het oog wordt verloren. "Neem het groeiende belang van een goede internationale marketing van het Utrechtse onderwijsaanbod. Natuurlijk kan het communicatie service centrum die heel goed voor zijn rekening nemen. Maar de ervaring leert dat het erg efficiënt is, als ons onderwijs in het buitenland aan de man wordt gebracht door mensen die ook inzicht hebben in de Utrechtse uitwisselingsprogramma's en die iets kunnen zeggen over de mogelijkheden op het gebied van de huisvesting."
Die samenhang is ook een belangrijk zorgpunt voor veel universitaire internationaliseerders, zegt Michiel van de Kasteelen, hoofd International Office van de Rebo faculteit. Hij is een van de ondertekenaars van de brandbrief aan Erwin Vermeulen, die de reorganisatie van de Bestuursdienst leidt. "Wij treden niet in de discussie over de vraag of er al dan niet één Bureau Buitenland moet zijn. Persoonlijk zal ik het missen, want straks moet ik met allerlei verschillende clubs om tafel gaan zitten, waar ik vroeger één duidelijke gesprekspartner had. Maar op zich kan ook de nieuwe structuur goed werken. Voorwaarde is echter dat er coherentie blijft bestaan tussen beleid en uitvoering en daar is nog niets van gebleken. Wij zijn erg bang dat wezenlijke zaken, zoals goede en betaalbare huisvesting voor buitenlandse gasten en het regelen van hun verblijfsvergunningen tussen wal en schip zullen raken. Bureau Buitenland heeft dat soort zaken altijd prima geregeld, maar het is volstrekt onduidelijk bij wie we straks moeten aankloppen."
In verband met de deadline voor uitwisselingsstudenten van 1 mei hoopt Van de Kasteelen nog deze maand uitsluitsel te krijgen. "Ik ben bang dat de praktische kant van de zaak een beetje over het hoofd is gezien. Het oude gebouw bevindt zich in een staat van afbraak, maar vervangende woonruimte is er nog niet. Er worden ons op dit moment veel vragen gesteld, waarop we geen antwoord kunnen geven. Met name ten aanzien van de huisvesting van buitenlandse gasten maken wij ons grote zorgen, zeker omdat op dat punt het aantal klachten toch al fors is. Als er niet snel duidelijkheid komt, voorzien wij voor september grote problemen."