Universitaire Bestuursdienst moet 14,7 miljoen bezuinigen

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) bestaat uit acht directies die taken vervullen voor de hele universiteit en onder leiding staan van de drie leden van het College van Bestuur. Hieronder vallen bijvoorbeeld Campus & Facilities, Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SOO) en ITS. Het teruglopend aantal studenten en de bezuinigingen van het kabinet op het hoger onderwijs, raken de UBD hard aan de inkomstenkant. De inflatie zorgt voor hogere uitgaven. 

Op de uitgaven is niet gemakkelijk te bezuinigen, zegt het universiteitsbestuur. De dienst heeft veel, vaak langlopende contracten zoals met Asito die voor de schoonmaak zorgt. Ook zijn er veel abonnementen en licenties op bijvoorbeeld ICT-producten voor de gehele UU, die niet zomaar opgezegd of versoberd kunnen worden. Faculteiten die tegen gelijksoortige problemen aanlopen, kunnen fluctuaties vaak opvangen door hun reserves aan te spreken. De UBD mag geen reserves hebben. 

Elke directie van de UBD moet bezuinigen. Welke directie het zwaarst getroffen wordt, wordt niet in het openbaar gedeeld. De directies zeggen de taakstelling “als een gezamenlijke opdracht” te beschouwen. Ieder bezuinigt waar het kan.

120 voorstellen en een gat van bijna 7 miljoen
In totaal moet de UBD komend jaar het met 14,7 miljoen euro minder doen. Er wordt voor 4,2 miljoen gesnoeid in uitgaven en het universiteitsbestuur draagt uit de algemene reserve 3,6 miljoen bij. Komend jaar moet de resterende 6,9 miljoen euro nog gevonden worden. 

Toen bekend werd dat de UBD een financiële klap te wachten stond, is in september een selectieve vacaturestop ingevoerd. Alle directeuren overleggen gezamenlijk of een vacature opgevuld mag worden. Bij de UBD is ongeveer 52 procent van de kosten toe te schrijven aan personeelslasten. De resterende kosten zijn met name materiële kosten, zoals voor IT-voorzieningen die bedoeld zijn voor de gehele universiteit.

Ook werd door de organisatie 120 voorstellen tot bezuinigen ingediend. Komend jaar worden er in elk geval 35 in werking gezet. Contracten met derden die aflopen zullen niet altijd worden verlengd. Dit is het geval voor het contract met het bedrijf dat zorgt voor de livestream tijdens de Dies en de Opening Academisch jaar. Het Sustainability Office krijgt minder budget en het aantal printers en applicaties wordt teruggebracht. Verder zal er veel versoberd worden op bijvoorbeeld representatiekosten. Deze maatregelen (alleen met Solis-ID) moeten 4,2 miljoen opleveren.

Verder wordt gewerkt aan het aantal nee-keuzes. Dit betekent dat bepaalde programma’s of projecten niet opgepakt gaan worden, worden uitgesteld of gestopt. Het nieuwe portfoliomanagement (alleen met Solis-id) en het nieuwe Strategisch Plan moeten hier komend jaar handvatten voor geven. 

De UBD zal in overleg met faculteiten nog werken aan andere ideeën om te bezuinigen. Om een en ander in goede banen te leiden, wordt hiervoor een externe projectleider ingehuurd. Een idee is bijvoorbeeld om de openingstijden van gebouwen terug te brengen en op rustige dagen delen van panden af te sluiten. Dit kan tonnen opleveren, zo is het idee, omdat wordt bespaard op receptionisten, energieverbruik en schoonmaak. Een ander idee is om te bezuinigen op ZZP’ers die duurder zijn voor de UU dan iemand in loondienst. Bij de UBD loopt er een aantal rond op posities waar moeilijk mensen voor te vinden zijn zoals bij ITS en financiën.

Dienstraad niet blij
De Dienstraad heeft twijfels bij de begroting. De raad is er niet gerust op dat er nog een bedrag van 6,9 miljoen gevonden moet worden. Dat bedrag wordt nergens onderbouwd, zegt raadslid Bobby Baidjnath Misier. De kritiek komt bovenop de ergernis van de raadsleden over het feit dat de conceptbegroting laat kwam en vertrouwelijk behandeld moest worden, waardoor de raadsleden geen of nauwelijks advies konden inwinnen of reacties konden ophalen binnen de organisatie.

Op 9 december, vlak voordat de Universiteitsraad vergaderde over de begroting van de UU, vergaderde de Dienstraad met het universiteitsbestuur over de begroting van de UBD. De UBD werd gevraagd een advies uit te brengen, maar kon dat op die maandag nog niet geven. Raadslid Bobby Baidjnath Misier vroeg tijdens deze vergadering hoe verstandig het is om zaken op zijn beloop te laten. Want wat als de bijna 7 miljoen bezuiniging niet wordt gehaald? Zeker met het oog op de jaren na 2025? In 2026 moet nog 20 miljoen worden bezuinigd en in 2027 16 miljoen. Waar moeten die worden gevonden? 

Vicevoorzitter Margot van der Starre antwoordde dat de begroting somber is, maar wie kijkt naar de uitgaven van dit jaar ziet dat de resultaten positiever zijn dan begroot. Voor de UBD werd een tekort van 5 miljoen in de begroting verwacht, maar het resultaat is na het derde kwartaal 9 miljoen in de plus. “Er is dus een flink gat te zien”, zei Van der Starre. “Het blijkt nog steeds moeilijk om realistisch te begroten. De bezuiniging zou komend jaar dus ook mee kunnen vallen.” Een deel van de meevallers gaat ook naar de UBD. Vrijblijvend is de bezuinigingsopdracht van bijna 7 miljoen niet, benadrukte voorzitter Anton Pijpers. “Elke vacature die niet opgevuld wordt, is een bezuiniging.”

De Dienstraad hoort terug dat de bezuinigingen voor onrust zorgen op de werkvloer. “Mensen zien de werkdruk groeien door de selectieve vacaturestop of vrezen voor hun baan”, zegt Baidjnath Misier. Er werken veel interimmers bij de UBD, op financien en ITS bijvoorbeeld. Het College van Bestuur meldt te willen bezuinigen op ZZP’ers door te vragen of een aantal in dienst wil komen, wat goedkoper is voor de organisatie. Maar wat gebeurt er als zij vertrekken? Daarnaast wordt gevreesd voor een echte vacaturestop want hoe moet de UBD anders de bezuinigingen halen?

Uiteindelijk zegt Baidjnath Misier, heeft de Dienstraad enkele dagen na de vergadering een positief advies gegeven omdat het bestuur heeft beloofd het komend jaar maandelijks of tweemaandelijks de voortgang van de bezuinigingsmaatregelen met de raadsleden te delen. “We willen er bovenop zitten.”