'Welkomst manager' moet zorgen voor een warm welkom internationale studenten

“Heel lang waren internationale studenten niet echt zichtbaar aan de UU. Maar langzaam kwam bij ons het besef dat deze groep elk jaar maar blijft groeien. Ondanks dat het aantal internationals niet zo hoog is al bij andere universiteiten - in Maastricht komt 49 procent van de studenten uit het buitenland, aan de UU is dat slechts 10 -, zorgt die constante groei ervoor dat we meer aandacht aan deze groep moeten besteden. Daarom is deze nieuwe functie gecreëerd”, vertelt Bart van de Laar, projectmanager die een overzicht heeft van de internationalisering op de UU.

In het Strategisch Plan noemt de UU zichzelf een internationale universiteit, met een internationale omgeving die "een stimulerend academisch en intellectueel klimaat bevordert", en "een open houding bij personeel en studenten stimuleert.” Daarnaast worden studenten voorbereid voor een geglobaliseerde arbeidsmarkt.

Maar een internationale universiteit zijn betekent meer dan alleen internationaal talent aantrekken. Eenmaal hier is het belangrijk dat de instelling de internationals ondersteunt bij het vinden van alle informatie die ze nodig hebben om zich aan de nieuwe omgeving aan te passen. Ze moeten ook het gevoel hebben dat ze een volwaardig onderdeel zijn van de universitaire gemeenschap. "We moeten ons talent meer vieren, wat ook betekent dat we hen moeten steunen zodat ze beter kunnen particieperen in het onderwijs en onderzoek, en dat ze zich kunnen organiseren als een groep zodat ze de universiteit samen kunnen aanspreken wanneer ze problemen of zorgen hebben", aldus Van de Laar.

Dat is ook de reden dat de afgelopen jaren de focus is verlegd van het in grote getale binnenhalen van studenten naar betere communicatie naar en het managen van verwachtingen van de studenten die er al zijn. “Op die manier bereiden we internationale studenten voor op hun tijd in Nederland. Als ze weten wat ze kunnen verwachten, vallen ze minder snel uit en voorkomen we ook dat ze helemaal niet op komen dagen”, zei Menno Kramer , Senior International Market & Recruitment adviseur, eerder dit jaar. Het inzetten van de Warm Welkom projectleider is daarom een logische stap. Want “er zijn altijd verbeterpunten te vinden”, zegt Van de Laar.

Olesya Bath is aangesteld als Welkom manager voor internationale studenten. Foto: aageleverd door Olesya.

Versnipperde informatie

Oleysa Bath is inmiddels aangewezen als projectleider voor het Warm Welkom-project. Zij kan de studenten veel vertellen over wonen en werken in het buitenland. De geboren Russische groeide op in het Verenigd Koninkrijk, woonde in Frankrijk en Duitsland en sinds zes jaar is Nederland haar thuisland. Ze kwam naar Nederland om aan de Universiteit Tilburg te studeren en bleef daar na haar afstuderen ook werken. Nu ziet ze bij de UU en noemt haar nieuwe baan “een uitdaging en ook heel erg leuk”.

Op dit moment is Bath bezig met het opstellen van de korte- en lange termijndoelen. Daarbij kijkt ze naar wat studenten nodig hebben op academisch, praktisch en sociaal vlak. Dit is allemaal afhankelijk van hoe lang deze studenten in Nederland blijven. Zijn ze hier op uitwisseling of volgens ze een bachelor of master? Om op de hoogte te blijven heeft ze veel gesprekken met verschillende partijen binnen de UU. Zoals faculteiten, studentenverenigingen, de afdeling communicatie en marketing, de diversity dean en een aantal internationals die in de U-raad hebben gezeten. “Zij hebben me veel verteld over de dingen waar internationale studenten tegenaan lopen. Integreren tussen de Nederlandse studenten kan heel lastig zijn, zeker midden in de coronapandemie.”

Wat haar in de eerste maanden vooral opviel, is dat alle informatie en handige tips niet op één plek staan. “Er zijn bijvoorbeeld verschillende buddyprogramma’s, waarbij internationale studenten en Nederlandse studenten elkaar ontmoeten. Dat is een goed beginpunt, maar het wordt beter als dat allemaal op één plek te vinden is.”

Wat haar in deze eerste maanden vooral is opgevallen, is hoe "versnipperd" de middelen voor internationale studenten zijn. "Er zijn bijvoorbeeld verschillende buddy-programma's die internationale studenten met Nederlandse studenten in contact willen brengen, wat een mooi startpunt is, maar we moeten al deze informatie centraliseren, zoveel mogelijk afstemmen met de faculteiten, de marketingafdeling, het oriëntatieteam. We zouden echt willen dat de UU een meer samenhangend geheel vormt."

Naast een meer samenhangende aanwezigheid online, behoren het bespreken van het taalbeleid en het bevorderen van een sterk gemeenschapsgevoel tot de ideeën die haar bezighouden. "Sommige universiteiten organiseren bijvoorbeeld één keer per jaar een internationale week. Dat zou mooi zijn. Warm Welkom heeft behoefte aan een reeks activiteiten door het jaar heen." Bath vindt het ook belangrijk om internationale studenten te stimuleren Nederlands te leren. "In Tilburg, waar ik heb gestudeerd, krijgen internationale studenten gratis cursussen Nederlands tot A2-niveau aangeboden en worden ze sterk aangemoedigd om die te volgen." De UU biedt momenteel een korte online cursus Nederlandse taal en cultuur aan voor toegelaten studenten die in het volgende semester beginnen. Studenten in Utrecht kunnen bij ESN Utrecht en Babel terecht voor zulke cursussen, maar die zijn niet gratis.

Ondanks dat ze overloopt van ideeën, moet Bath wel benadrukken dat ze pas net is begonnen in deze functie. "Ik kijk ernaar uit om samen met andere medewerkers te werken aan een gemeenschappelijk doel. Maar het is nog vroeg en we zijn een grote universiteit, dus verandering kost tijd."

In totaal zijn er achttien projectleiders in het team internationalisering. Naast degene die zich richt op een warm welkom voor internationale studenten, is er in april een projectleider aangenomen die zich inzet voor de training en ontwikkeling van medewerkers in (Nederlandse) taal- en interculturele vaardigheden.