‘Na de zomer komt er geen restart, maar een reset van de universiteit'

Vanaf half maart moest het overgrote deel van de medewerkers en studenten thuiswerken. Online onderwijs werd van de grond getild, medewerkers werkten vanuit huis en sprongen van de ene digitale vergadering naar de ander. Vicevoorzitter Annetje Ottow: “De signalen die wij krijgen, is dat mensen keihard gewerkt hebben om dit vorm te geven. De grens tussen privé en werk verviel. De werkdruk lag hoog. Ze zaten tussen de afwas door nog mailtjes te beantwoorden. En wat hebben we elkaar gemist. Iedereen die ik spreek, zegt zijn collega’s te willen zien. Die gesprekken bij de koffieautomaat, het overleg in de wandelgangen - het is zo belangrijk.”

Die gesprekken bij de koffieautomaat, het overleg in de wandelgangen - het is zo belangrijk

De vraag is of aan deze tijd van thuiswerken na de zomer een einde komt. De afgelopen weken is er weer enige activiteit in de universiteitsgebouwen te bespeuren. Eerst mochten de mensen in het lab opnieuw naar hun werkplek, daarna konden studenten die practica volgen weer aan de slag. Ook  is er ruimte gemaakt voor bepaalde studenten om in de UB te studeren en kunnen medewerkers die dat nodig hebben, terecht op flexplekken. Zit er meer in het verschiet?

“We kunnen niet meer terug naar hoe het was. We krijgen geen restart naar de tijd van voor  corona”, constateert collegevoorzitter Anton Pijpers. “Er komt een reset waarbij het leven op de universiteit er echt wel wat anders uit gaat zien. Dat is nodig omdat we moeten vasthouden aan de richtlijnen van de overheid, ingegeven door het RIVM, het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu . De anderhalvemeter maatregelen zullen nog wel even van kracht blijven. We moeten beseffen dat het virus elk moment de kop weer kan opsteken.”

Een werkgroep onder leiding van Eddie Verzendaal, directeur Facilitair Service Centrum, heeft berekend dat er in de gebouwen ruimte is voor zo’n 30 procent van de werknemers. Ook de collegezalen kunnen vanwege de coronarestricties maar beperkt gevuld worden. Verzendaal zal met zijn teams de zomer gebruiken om de gebouwen allemaal weer te openen en in te richten volgens de regels van de anderhalve meter samenleving.

Je zou kunnen denken aan een oplossing waarbij mensen per week gemiddeld twee dagen thuis werken

Anton Pijpers: “Dat betekent dat we heel creatief moeten kijken naar de mogelijkheden. We beseffen dat community cruciaal is en willen ruimte creëren zodat mensen elkaar kunnen ontmoeten. Dat is belangrijk. Maar hoe doen we dat binnen de voorwaarden? Je zou dan kunnen denken aan een oplossing waarbij mensen per week gemiddeld twee dagen thuis werken en de rest van de dagen op het werk zijn. Als je uitgaat van 30 procent in de ochtend en 30 procent in de middag, heb je al weer meer werkplekken gecreëerd. En in het onderwijs zullen we ook flexibeler moeten zijn. Om voldoende onderwijs op locatie te kunnen aanbieden, moeten we  het bestaande tijdslot van 17 tot 19 uur beter benutten. Dat kun je niet vragen van docenten met jonge kinderen. Maar er zijn ook docenten die er geen bezwaar tegen hebben om dan les te geven in het belang van de studenten. Daar zullen we gebruik van moeten maken.”

Collegevoorzitter Anton Pijpers werkte de afgelopen maanden bijna elke dag vanuit zijn werkkkamer in het bestuursgebouw. (Foto DUB)

Toch hamert de collegevoorzitter erop dat we niet alleen naar de beperkingen moeten kijken. “We kunnen en willen niet terug naar de tijd van voor corona. Bij deze reset willen we de positieve ervaringen van de afgelopen maanden ook meenemen. De vergaderingen met de VSNU, de landelijke vereniging van universiteiten, zijn nu allemaal digitaal. Dat gaat prima. Ik hoef nu niet te reizen naar Den Haag. Dat is efficiënt en duurzaam. Natuurlijk wil ik ook collegabestuurders ontmoeten, maar een deel van de bijeenkomsten kunnen we zeker digitaal blijven houden. Ook als er een vaccin of medicijn tegen corona is.

We kregen vanuit de gemeenschap veel feedback waar we ons beleid op konden aanpassen

“Daarnaast hebben we in de crisis gezocht naar directe vormen van communicatie. In ons uitgebreide crisisteam werden zaken integraal en efficiënt doorgesproken. Het contact met de decanen was veel directer en we hebben met de wekelijkse corona-updates direct naar alle studenten en medewerkers kunnen communiceren. Omgekeerd kregen we vanuit de gemeenschap veel feedback, waar we dan beleid op konden aanpassen. Die korte en directe lijnen, en het vertrouwen dat we wederzijds ervaren hebben; dat zijn ook positieve lessen waaraan we ons willen vasthouden na de coronatijd.

“Tenslotte is de digitalisering enorm versterkt de afgelopen maanden. We kunnen veel meer vanuit huis, we werken nu allemaal met Teams, geven en ontvangen digitaal onderwijs. Dat we het persoonlijke live contact missen, is duidelijk. Dat het cruciaal is ook. Maar sommige dingen kunnen prima digitaal. En soms moeten we zoeken naar hybride oplossingen. Binnen de universiteit gaan we bijvoorbeeld kijken of we faciliteiten kunnen creëren waarbij tijdens een vergadering of bijeenkomst een deel van de mensen in de zaal zit en een deel inlogt om mee te praten.”

Duurzaamheid kunnen we serieuzer aanpakken als we minder reizen

De nieuwe universiteit betekent ook dat het strategisch plan met die ogen onder de loep genomen zal worden. Annetje Ottow: “Als je kijkt naar de waarden die we als universiteit hebben, hoeft er niet veel te veranderen. Maar de manier waarop, kan wel degelijk anders. Duurzaamheid kunnen we serieuzer aanpakken als we minder reizen, maar het zal ook gevolgen hebben voor het huisvestingsplan als we ook na de coronatijd minder op onze werkplek zijn.”

Vicevoorzitter Annetje Ottow werkte vanuit huis. "Van iedereen hoorde ik dat we elkaar zo missen." (Foto Arnoud Mooij)

Voor de universiteiten kwam de crisis onverwacht. Van de een op de andere dag sloten de gebouwen. Bij de versoepelingen profiteert de universiteit maar mondjesmaat. In het gesprek met rector Henk Kummeling kwam dat al naar voren. Daar waar het middelbaar onderwijs na de zomer weer op volle kracht vooruit kan, is dat bij de hogescholen en universiteiten beperkt. Studenten klagen daarover. Ook op het Utrecht Science Park zijn er andere bedrijven waar al wel meer mensen op locatie werken. Zijn we niet te streng? En hoe zit het met de compensatie van de overheid?

Ik heb wel ontdekt dat het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in deze crisis de baas was

Anton Pijpers: “Wij zijn een publieke organisatie. Het is logisch dat we de richtlijnen van de overheid volgen en een voorbeeldfunctie hebben. Dat betekende in dit geval, thuiswerken, sluiten van gebouwen en het onderwijs digitaal opstarten. De toegankelijkheid van het Universitair Medisch Centrum kreeg voorrang, want zorg is vitaal.

“Vanuit de VSNU hebben we voortdurend contact onderhouden met het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen. Ook zaten we als universiteiten samen op één lijn. Wij hebben echt gelobbyd voor het hoger onderwijs. Dat liep soms goed, maar er waren ook teleurstellingen. Ik heb wel ontdekt dat het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in deze crisis de baas was.

“Wat betreft de financiën is de situatie bij ons wezenlijk anders dan bijvoorbeeld bij een bedrijf in de horeca. Wij konden ons werk voortzetten zonder de angst om te vallen. De beloofde financiën van de overheid kwamen regulier binnen. Als mensen niet volledig hun werk thuis konden doen, hebben we daar geen punt van gemaakt. Natuurlijk zijn er wel extra kosten. Op dit moment is het nog niet duidelijk om hoeveel geld dat precies zal gaan. Ook is onduidelijk wat een eventuele recessie gaat doen met de overheidsfinanciën. Dat is voor de middellange termijn wel een punt van zorg.”

De universiteit moet zich voorbereiden op een tweede golf

Annetje Ottow: “Waar we ons op korte termijn binnen de universiteit zeker zorgen over maakten, waren de tijdelijke contracten van promovendi en postdocs. Daar hebben we ons sterk voor gemaakt. En dinsdag 30 juni hebben we als bestuur besloten een Covidfonds op te richten. In de regeling kunnen promovendi en postdocs van wie het contract nu afloopt en die door de coronacrisis in de problemen zijn gekomen, in aanmerking komen voor contractverlenging .”

Vorige week maandag heeft het bestuur op aandringen van de studenten in de universiteitsraad 2,9 miljoen euro extra beschikbaar gesteld voor onderwijs. Annetje Ottow: “Wij delen de zorgen van de studenten over het onderwijs. Met dit extra geld geven we aan dat we onderwijs heel belangrijk vinden. De afgelopen periode heeft veel energie gekost. De werkdruk onder docenten is groot. Daar moeten we wat aan doen. Na de zomer zal het onderwijs anders georganiseerd moeten worden. We kunnen niet op de oude voet verder. Ook hier gaan we kijken naar de combinatie van fysiek en digitaal onderwijs. Ons onderwijs kan dat extra geld het komende jaar dus goed gebruiken.”

Het is afwachten hoe de crisis zich ontwikkelt. De universiteit moet zich voorbereiden op een tweede golf, zegt Anton Pijpers. Hij verwacht geen landelijke lockdown meer, maar houdt er rekening mee dat er meer regionale maatregelen blijven bestaan tot er een vaccin is. En dat zal volgens hem nog zeker een jaar duren. “Het grote voordeel in vergelijking met maart is dat we nu beter voorbereid zijn. Wat dat betreft hebben we de afgelopen maanden heel veel geleerd.”