Hoe zit het nu precies met die bestuursbeurzen voor studentenverenigingen?

De Universiteit Utrecht (UU) en Hogeschool Utrecht (HU) hebben een nieuw systeem bedacht om bestuursbeurzen voor studentenbestuurders en basissubsidies voor studentenorganisaties anders te verdelen vanaf 2025-2026. De methode wordt versimpeld. De instellingen kijken in tegenstelling tot nu, nog alleen maar naar het ledenaantal en of de organisatie een eigen pand heeft. 

Dat heeft voor een aantal organisaties grote financiële gevolgen. Zo blijkt uit onderzoek van DUB dat een paar verenigingen er in flink op vooruit gaan, maar ook dat zeven organisaties er meer dan 10.000 euro op achteruit gaan, Het gaat dan om zowel het geld dat ze krijgen uit beurzen en de basissubsidie. De HU was inmiddels akkoord met de regeling, maar de studentgeleding van de Universiteitsraad had nog te veel vragen over het plan en stuurde het terug naar de tekentafel . Op 3 juni wordt het herziene plan opnieuw in stemming gebracht in de Universiteitsraad.

DUB ging te rade bij UU’ers Ramon Ellenbroek en Lennart van Wageningen van Studentenzaken die betrokken waren bij de totstandkoming van het nieuwe verdeelmodel en vroeg om tekst en uitleg.

Waarom krijgen studentenorganisaties eigenlijk geld van de Universiteit Utrecht?
De universiteit hecht grote waarde aan het bestaan van studentenorganisaties zodat studenten zich ook buiten de academische muren kunnen ontwikkelen en studentengemeenschappen ontstaan over de grenzen van opleidingen. De UU erkent 150 organisaties waarvan de meeste financieel worden ondersteund. Het gaat om gezelligheidsverenigingen, culturele- of sportclubs en een aantal overkoepelende organisaties. Ook de 71 studieverenigingen van UU-opleidingen vallen hieronder.

Hoe ziet die ondersteuning eruit?
Bestuurders van een erkende organisatie die aan de UU of HU studeren, krijgen als waardering voor hun inzet een tegemoetkoming in de vorm van een bestuursbeurs. Deze varieert in grootte, uitgedrukt in maanden. De maximale beurs voor één persoon bedraagt tien maanden. Een maand staat voor 425 euro. 

Op studieverenigingen na, die extra gefinancierd worden door hun opleiding of faculteit, kunnen de andere organisaties ook een basissubsidie krijgen waarvan activiteiten, commissies en materialen betaald kunnen worden. Bovendien kunnen ze nog aanspraak maken op een incidentele subsidie om bijzondere evenementen te organiseren. 

Daarnaast organiseert de UU trainingen voor de besturen en bieden ze advies, kantoor- en vergaderruimte.

Hoeveel UU-geld gaat er nú in totaal naar de 150 studentenorganisaties?
Op dit moment geeft de UU ruim 1,1 miljoen euro uit aan bestuursbeurzen (inclusief die van studieverenigingen) en 102.000 euro aan basissubsidie (studieverenigingen zijn hiervan dus uitgezonderd). De pot incidentele subsidies hebben de UU en de HU samen gevuld met 10.000 euro. Bovendien krijgen koepelorganisaties zoals Vidius 14.000 euro die zij kunnen verdelen over hun organisaties voor speciale gelegenheden.

Wie krijgt wat?
Zie dit pdf.

Hoeveel geld gaat er stráks naar de organisaties exclusief de studieverenigingen?
Het nieuwe model is een zogeheten open-einde regeling, zegt Lennart van Wageningen. In tegenstelling tot nu, groeit of krimpt het bedrag afhankelijk van wat nodig is. “Er komt meer financiële ruimte, het nieuwe verdeelmodel is er niet gekomen vanwege bezuinigingen.”

Getoetst aan de hand van de laatst bekende gegevens van de studentenorganisaties, is de prognose dat er 677.875 euro nodig is (exclusief studieverenigingen). Aan basissubsidie wordt zo’n 26.000 euro minder uitgegeven. Dit geld gaat nog steeds naar de organisaties en wordt overgeheveld naar de pot incidentele subsidie waar alle organisaties aanspraak op kunnen maken.

Damesvoetbal op Olympos, foto Tara Neary

Waarom moet er een nieuw verdeelmodel komen?
De beurzen worden elke drie jaar opnieuw verdeeld wat voor veel administratie zorgt omdat de organisaties allerlei gegevens moeten aanleveren. Dit maakt dat studentenorganisaties de verdeling van de bestuursbeurzen complex vinden en de uiteindelijke toekenning niet-transparant en onduidelijk vinden. 

In het huidige systeem zijn de verschillende organisaties verdeeld in negen clusters. Elke cluster krijgt een vastgesteld aantal bestuursbeurzen. De verschillende organisaties van één cluster moeten met elkaar concurreren om de beurzen, komt er een organisatie in het cluster bij, dan moet hetzelfde aantal beurzen over meer organisaties verdeeld worden. Daarnaast gelden andere criteria waarop een organisatie kan ‘scoren’ zoals het aantal activiteiten dat wordt georganiseerd. Hoe hoger ze scoort hoe meer beurzen ze kan krijgen. Daarbij waren organisaties binnen één cluster moeilijk met elkaar te vergelijken.

Tussen clusters is er sprake van “oneerlijke” verschillen, zeggen de organisaties. Er gaat bijvoorbeeld relatief veel geld naar gezelligheidsverenigingen, terwijl sportverenigingen met net zoveel leden een stuk minder krijgen. Ramon Ellenbroek : “Als je puur kijkt naar de ledenaantallen en het aantal bestuursbeurzen die studentenorganisaties ontvangen, dan krijgen bepaalde organisaties met vijf keer zo veel leden, vier keer zo weinig bestuursbeurzen dan anderen. Die verschillen waren absoluut niet goed te verklaren.”

De organisaties vroegen zélf om een eerlijker en transparanter verdeelmodel. De UU en de HU willen het nieuwe model voor de zomer vaststellen, zodat dit jaar nog een peilmoment komt waarop de studentenorganisaties hun gegevens moeten aanleveren om in aanmerking te komen voor de financiële bijdrage.

Hoe ziet dat nieuwe model eruit? 
In het nieuwe model zijn er slechts twee criteria voor de verdeling van bestuursbeurzen en de basissubsidie voor organisaties met leden: het ledenaantal en of een organisatie een eigen pand heeft.

De UU verdeelt bestuursbeurzen aan studentbestuurders. Hoe meer leden hoe meer bestuursbeurzen. Elke beurs bestaat uit een aantal maanden tot een maximum van 10. 

Ook de basissubsidie is afhankelijk van het ledenaantal. Hoe grotere de organisatie hoe meer geld ze krijgt. Deze subsidie loopt trapsgewijs op tot het maximale bedrag van 3500 euro voor verenigingen tót 600 leden, maar verenigingen met méér dan 600 leden krijgen geen basissubsidie meer.

Ook kunnen organisaties nog steeds aanspraak maken op incidentele subsidie.

Tennis op Olympos, foto Tara Neary

Wat is het voordeel van het nieuwe verdeelmodel?
Het is objectief en duidelijk. Er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen organisaties, zeggen Ellenbroek en Van Wageningen. Studentenorganisaties weten hierdoor waar ze aan toe zijn. Ze kunnen zelf al een inschatting maken van de hoeveelheid geld dat ze gaan ontvangen aan de hand van hun ledenaantal. Het nieuwe model is bovendien minder arbeidsintensief.

Ellenbroek: “Alle studentbestuurders worden heel erg gewaardeerd. Dat verandert niet. Maar studentenorganisaties die een groter deel van de studentenpopulatie bereiken, helpen de universiteit in haar wens om een levendig studentenleven te stimuleren. Verenigingen met minder leden spelen daar een kleinere rol in. Daarom is het aantal bestuursbeurzen gekoppeld aan het ledenaantal.”

Hoe is dit model tot stand gekomen?
Ramon Ellenbroek: “Uit gesprekken met focusgroepen, verenigingen, belangenorganisaties en de Universiteitsraad. Ook hebben we gekeken naar hoe andere universiteiten hun organisaties ondersteunen.”  Niet alle wensen van de studenten zijn echter meegenomen in het nieuwe model, zegt Van Wageningen. "De wensen van studentbestuurders liepen uiteen of botsen met elkaar. We hebben keuzes moeten maken."

Wat is het nadeel?
Volgens de studentenorganisaties is het model weer te simpel. Het zou geen recht doen aan het diverse studentenlandschap, waarbij bijvoorbeeld gezelligheidsverenigingen een heel ander karakter hebben en andere en soms meer verschillende activiteiten organiseren dan sportverenigingen of een internationale vereniging.

Ook vinden studentenorganisaties dat de werklast van studentbestuurders geen rol speelt in de verdeling. Het ledenaantal is volgens hen geen goede afspiegeling van de hoeveelheid werk die studentbestuurders hebben, omdat sommige kleinere gezelligheidsvereniging meer organiseren dan bijvoorbeeld grote sportverenigingen. 

Het nieuwe model kijkt dus naar het bereik (het aantal leden) en niet naar het aantal activiteiten dat een club organiseert.

Wat zeggen Ellenbroek en Van Wageningen hierover?
Volgens het duo is elke bestuurder even waardevol en is het logisch dat een bestuurder die tien maanden beurs krijgt meer kan doen dan een bestuurder die slechts één maand beurs krijgt. Wanneer iets georganiseerd wordt, is de vraag hoeveel mensen ermee worden bereikt en dat is – objectief gezien - het ledenaantal van de club.

Ellenbroek: “We hebben ons de vraag gesteld: waar gaan bestuursbeurzen nou eigenlijk over? Gaat het over de werklast van studentbestuurders of wat de organisatie allemaal zou willen doen? Een studentbestuurder die het maximale aantal bestuursbeurzen van tien maanden krijgt, gaat van alles organiseren en heeft een hogere werklast, maar is alles wat georganiseerd wordt ook nodig? Is dit wat de leden willen? Dat hoeft niet zo te zijn.”

Op dit moment zijn de verhoudingen scheef., zegt hij. “Een vereniging met honderd leden en zes bestuurders, die elk tien bestuursmaanden krijgen, heeft de mogelijkheid om heel veel te organiseren, terwijl een vereniging met achthonderd leden en in totaal maar vijf bestuursmaanden, dit niet kan. Die grotere verenigingen zou je ook de mogelijkheid moeten bieden om meer te kunnen organiseren. Dat kan dus in het nieuwe model.”

Het ledenaantal is ook een afspiegeling van hetgeen studenten op een bepaald moment in de tijd belangrijk vinden, zegt het duo. Een organisatie die jaren geleden heel populair was, verliest wellicht leden omdat studenten van nu zich meer aangetrokken voelen tot een ander type organisatie.  

Hoe moet het met de organisaties die geen leden hebben? 
Een derde van de Utrechtse studentenorganisaties heeft geen leden, zoals stichtingen en koepelorganisaties. Voor een relatief grote groep zorgt het nieuwe beleid dus niet voor meer transparantie en duidelijkheid. Zij moeten nu zelf onderbouwen op hoeveel beurzen ze recht hebben door bijvoorbeeld te melden hoeveel mensen ze bereiken met hun activiteiten.

Voor deze organisaties de toekenning van beurzen niet duidelijker, maar Van Wageningen denkt dat het ook niet voor “meer onduidelijkheid” zorgt dan het huidige model. “Op dit moment is het systeem namelijk helemáál niet duidelijk. Voor organisaties zonder leden zal het altijd iets minder duidelijk zijn dan voor verenigingen die wel leden hebben.”

Hockeytraining op Olympos, foto Tara Neary

Voor welke studentenorganisaties die leden hebben is de nieuwe regeling gunstig? 
56 van de 73 organisaties die financiële steun krijgen (exclusief studieverenigingen)  houdt hetzelfde aantal bestuursbeurzen of krijgt er bestuursbeurzen bij. 

Vooral sportverenigingen, waar in het oude systeem weinig geld voor beschikbaar was en die vaak relatief veel leden hebben, krijgen meer. In totaal gaan er 38 organisaties op vooruit. Van hen krijgen er zes in het nieuwe systeem veel meer bestuursbeurzen: ze krijgen er minstens twintig maanden aan bestuursbeurzen bij. Het USC krijgt bijvoorbeeld 10.625 euro meer volgens de huidige berekeningen. Een aantal sportverenigingen gaan er fors op vooruit, zoals roeivereniging Triton (8500 euro), tennisclub De Uithof (15.725 euro), hockeyvereniging USHC (14.450 euro), voetbalclub Odysseus en volleybalvereniging Van Slag (beide 9350 euro). 

Het overgrote deel van de studentenorganisaties (27 organisaties) die erop vooruitgaan, krijg er een paar bestuursmaanden bij: tussen 1 en 10 maanden. Vijf studentenorganisaties krijgen er redelijk wat bestuursmaanden bij, namelijk tussen de 10 en 20 bestuursmaanden. 

Voor welke organisaties pakt de nieuwe regeling ongunstig uit?
Vooral gezelligheidsverenigingen leveren in, maar ook andere verenigingen zijn de dupe, waaronder bijvoorbeeld de studentenvereniging voor Internationale Betrekking SIB. SIB verliest in het nieuwe systeem in totaal 25.000 euro aan basisbeurs en bestuursbeurzen. Dit vanwege het ledenaantal. SIB ‘scoort’ nu op het punt internationalisering en inclusiviteit waardoor ze meer geld krijgen.

Andere verenigingen krijgen minder omdat ze hun basissubsidie deels of helemaal verliezen. Organisaties met meer dan 500 leden krijgen geen basissubsidie meer. Het idee is dat de organisatie voldoende inkomsten heeft uit de contributie van de leden of door middel van acquisitie.

Alle gezelligheidsverenigingen leveren bestuursbeurzen in, behalve UVSV en USC. Zij krijgen er juist meer. Hoe kan dat? 
Van Wageningen: “In 2018 moesten UVSV en USC bestuursbeurzen inleveren, omdat zij niet aan de toenmalige eis voldeden dat 80 procent van de leden HU- of UU-student moest zijn. Die 80-procent eis kwam ter discussie en werd verlaagd en is nu komen te vervallen. Vandaar dat ze onder de nieuwe criteria weer meer beurzen krijgen. 

Is het niet oneerlijk dat sommige verenigingen geld inleveren? 
Het voélt misschien onredelijk dat sommige verenigingen er hard op achteruit gaan, maar het oude systeem was veel oneerlijker, zeggen Ellenbroek en Van Wageningen. Van Wageningen: “Het is een beetje een dooddoener, maar het perfecte systeem, waarin iedereen erop vooruitgaat, kan niet. Je moet het doen met de middelen die er zijn. Het is best veel geld waardoor we veel studentenorganisaties een mooie beurs kunnen aanbieden. Door de verandering zullen sommige verenigingen erop vooruit gaan en anderen erop achteruit. Die grote verschuivingen voelen nu misschien oneerlijk, maar we proberen de situatie nu recht te trekken.”

Dat een vereniging als SIB het met veel minder geld moeten doen, omdat ze niet zoals nu kunnen scoren op internationalisering en diversiteit, is heel vervelend maar inmiddels zijn ze lang niet meer de enige die dit doet, zegt Van Wageningen. Met de jaren veranderen ook inzichten en prioriteiten van studenten en dat zie je ook terug in het ledenaantal.

De twee begrijpen dat het nieuwe verdeelmodel grote impact heeft op organisaties en dat de UU bereid is om te kijken hoe de overgang naar een nieuw systeem zo goed mogelijk kan verlopen zodat organisaties hiermee om kunnen gaan. In het voorstel is bovendien een overgangsperiode opgenomen van drie jaar (de duur van één toetsingsperiode) zodat verenigingen de tijd hebben om zich aan te passen aan de nieuwe financiële situatie. Pas in het collegejaar 2028-2029 krijgen organisaties exact het bedrag waar ze recht op hebben volgens dit nieuwe verdeelmodel.

Ook is op individuele basis ondersteuning te krijgen als organisaties financieel in de problemen komen door de wijziging van het systeem.

Wanneer gaat de Universiteitsraad vergaderen over het aangepaste nieuwe verdeelmodel?
Op maandag 3 juni zal er gestemd worden. Even daarvoor is duidelijk wat er nog wordt aangepast aan het nieuwe model.