Sluiting recepties blijft voor onvrede zorgen

Departementsvoorzitter Jolle Demmers aarzelt even uit angst al te groteske woorden te gebruiken, maar zegt dan toch: “Dat was gewoon … ja … liefde. Onze eigen receptionist Jan kon je ’s ochtends precies vertellen wie er al in het gebouw aanwezig was en wie niet en hij vroeg altijd even hoe het met je ging. Dat voelde vertrouwd.”

Sinds begin juli hebben de gebouwen Drift 4 en Drift 6 waar de Utrechtse historici zijn gehuisvest geen receptionist meer. De onvrede daarover blijkt groot.

Behalve dat met de receptionist een gewaardeerde sociale factor en vraagbaak is weggevallen, vinden docenten en studieadviseurs dat het gebouw minder gastvrij is geworden. Het ontvangen van studenten en bezoekers is vaak een complexe logistieke operatie, zo laten zij weten.

'Niet professioneel'
Universitair docent Jorrit Steehouder heeft het gevoel in een “gesloten bastion” te werken. Studenten en bezoekers moeten buiten op een bel drukken die in verbinding staat met de receptie van de bibliotheek aan de overkant. Daar moet iemand open doen. Dat gaat niet altijd goed. Eenmaal binnen is er bovendien nog een tweede deur die meestal dicht is. En dan zijn de gangen waarin medewerkers werken, ook nog eens alleen toegankelijk met een speciale pas.

“Laatst had ik veel korte gesprekken met studenten achter elkaar gepland. Je kunt je voorstellen wat voor een ellende dat gaf. Vroeger was de voordeur open en kon een receptionist iemand verder het gebouw in te helpen, nu weten veel mensen zich geen raad. Dat is toch niet professioneel? Wat wil je nu eigenlijk uitstralen als universiteit?”

Andere werkwijze
Eerder verdween op een flink aantal andere plekken binnen de universiteit het vaste gezicht bij de deur. In het Buys Ballotgebouw leidde dat zes jaar geleden al tot verzet. Twee jaar geleden werd bekendgemaakt dat nog eens zo’n acht recepties moesten sluiten. Die van de Drift was de laatste die dicht ging.

In faculteitsraden zijn de afgelopen jaren herhaaldelijk zorgen geuit over de ontwikkelingen. Maar volgens het Facilitair Service Centrum dat verantwoordelijk is voor de beveiliging en de dienstverlening binnen alle universitaire panden past het sluiten van een aantal recepties bij een nieuwe werkwijze.

Die gaat ervan uit dat surveillanten die rondlopen in gebouwen beter de veiligheid van studenten en medewerkers waarborgen. Ook moet de kwaliteit van de dienstverlening omhoog door storingen, klachten en aanvragen te bundelen en door een beperkter aantal recepties te laten afhandelen. Het schrappen van de recepties is dus ook zeker geen bezuinigingsoperatie, zo wordt benadrukt, maar een verbeterslag.

'Bureaucratische maatregel'
Universitair docent Jorrit Steehouder vraagt zich af of de bedenkers van dat beleid wel goed doorhebben wat er op de werkvloer gebeurt. “Als dit er nu toe leidt dat de Drift ontoegankelijker wordt voor studenten, dan is er toch geen sprake van een verbetering?”

Steehouder ziet dat het nieuwe beleid afbreuk doet aan de sociale cohesie en aan het open karakter van een academische gemeenschap. “Dat is zeker na covid erg kwalijk. Als we willen dat mensen weer terug naar hun werk en naar hun studie komen, heb je een prettige werkomgeving nodig.”

Voor geschiedenisstudenten die de Drift willen bezoeken is de nieuwe situatie inderdaad allesbehalve prettig, bevestigt Biko Kuper, commissaris intern van studievereniging UHSK. “Het is gewoon minder gemakkelijk geworden om met een studieadviseur of docent af te spreken. Als vereniging doen wij samen met de staf ons best om studenten en docenten meer met elkaar in contact te komen. Dan heb je echt last van zo’n - in onze ogen - bureaucratische maatregel.”

Veiligheidsschillen aangebracht
Departementsvoorzitter Jolle Demmers ziet dat de klachten en zorgen reëel zijn. Zelf kreeg ze onlangs zeven sollicitanten en moest ze een medewerker vragen om een extra dag te komen werken. “Alleen maar om in de gaten te houden wanneer de kandidaten waren gearriveerd.”

Inmiddels is - mede vanwege de verminderde toegankelijkheid van de gebouwen - besloten dat de studieadviseurs van álle departementen van de faculteit een extra spreekuur houden in de Universiteitsbibliotheek. Daar zijn ze gemakkelijker te vinden voor studenten. Demmers:  “Maar dan zitten ze dus wel in een ander gebouw. Dat vind ik wel jammer. Veel studenten weten amper waar hun docenten werken.”

Desalniettemin zegt departementsvoorzitter Demmers niet te hard te willen oordelen over het beleid dat FSC in de hele universiteit heeft doorgevoerd en waarmee het UU-bestuur heeft ingestemd. Ook omdat voor verschillende medewerkers van het departement het van belang is dat er goede veiligheidsmaatregelen worden getroffen. Deze wetenschappers spreken zich geregeld in de media uit over heikele maatschappelijke en politieke onderwerpen, daarom zijn er juist in hun gebouw aan de Drift meerdere ‘veiligheidsschillen’ met afgesloten deuren aangebracht.

“Die aandacht voor onze veiligheid waardeer ik. En ik vind ook echt dat er professioneel wordt gewerkt en gecommuniceerd. Maar toch bekruipt je soms het gevoel dat er wel erg functionalistisch wordt gedacht. Uiteindelijk weet je dat je er maar heel weinig over te zeggen hebt. En dat kan soms best frustrerend zijn.”

Tevreden over samenwerking
Bij faculteitsdirecteur Miranda Jansen zijn de klachten over de Drift wel bekend. Eerder hoorde zij soortgelijke geluiden vanuit gebouwen aan de Trans en in mindere mate de Muntstraat toen daar vorig jaar de recepties sloten.

Jansen gaf op DUB al eerder aan “niet volledig gelukkig te zijn” met het beleid dat FSC op universitair niveau had uitgestippeld. “Een gezicht aan de deur is altijd fijner”, zegt ze ook nu.

Maar wat Jansen betreft is de discussie hierover afgesloten. Ze zegt vooral blij te zijn dat dat de meeste logistieke knelpunten die zij voorzag toen de recepties dichtgingen afdoende zijn weggenomen. Ze is tevreden over de samenwerking met FSC.

“Een probleem aan de Drift 4 en 6 bleek bijvoorbeeld dat de receptie van de UBU het op sommige momenten te druk heeft en dan geen oog heeft voor de beeldverbinding met de bel van die gebouwen. Daar wordt nu wat aan gedaan.”

Gewenning
Hoewel hij desgevraagd toegeeft dat er weinig gegevens zijn om dat te staven, is adjunct-directeur Ceel Roozeboom van het FSC ervan overtuigd dat de nieuwe werkwijze tot meer veiligheid in gebouwen en een betere dienstverlening aan medewerkers en studenten leidt.

“Bij elke sluiting van een receptie moeten medewerkers in het desbetreffende gebouw én FSC-medewerkers even wennen aan de nieuwe situatie. Dat is nu ook bij de gebouwen aan de Drift aan de hand. De klachten verdwijnen meestal als die gewenning heeft plaatsgevonden en er goede afspraken zijn gemaakt. Daar is dan vooral goede communicatie voor nodig en soms moet je dan wat dingen bijstellen, maar naar onze mening gaat dat steeds beter. Ook nu aan de Drift. En uiteraard staan we open voor verbetersuggesties.”

Minder waardering
Voor veel medewerkers blijft echter onduidelijk waarom er logistieke knelpunten gecreëerd moesten worden. Bovendien gaan de klachten ook over de samenhang van de academische gemeenschap en de gastvrije uitstraling naar bezoekers.

Het nieuwe raadslid Frank van der Salm wil onderzoeken of het thema dit jaar geagendeerd kan worden in de Universiteitsraad. Hij denkt dat de manier waarop de universiteit balie- en servicemedewerkers inzet nog eens goed moet worden bekeken. Volgens hem maakt het persoonlijke contact binnen de universiteit steeds meer plaats voor “een procedurele benadering waarin standaardisering de boventoon voert”. “In mijn beleving heeft dat de sociale veiligheid en de nuttige inzet van en de waardering voor deze zeer waardevolle medewerkers sterk verminderd.”

FSC-adjunct Roozeboom heeft begrip voor dit soort signalen, maar hij denkt niet dat de nieuwe werkwijze dergelijke negatieve gevolgen heeft.  We proberen zoveel mogelijk surveillanten, facilitair medewerkers en schoonmakers steeds in dezelfde gebouwen te laten werken. Juist om die herkenbaarheid en de sociale veiligheid te vergroten en het contact met docenten en studenten te onderhouden.”

Op de vraag waarom er niet een werkwijze te bedenken was waarbij de vaste receptionisten behouden bleven, zegt Roozeboom. “We hebben gekeken hoe we zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen werken, zonder dat we onszelf kwetsbaar maken als er ergens mensen om welke reden dan ook wegvallen. We blijven recepties belangrijk vinden op veel locaties, maar niet overal. Het is nu eenmaal ook zo dat alles wat wij te veel uitgeven afgaat van de middelen voor onderwijs en onderzoek.”