Succesvol experiment met eerstejaars als groepsleider tijdens Welcome Week

“Ik ben van mezelf een beetje verlegen”, zegt de Franse eerstejaars bachelorstudent Evan. “Ik had me opgegeven als groepsleider voor de Welcome Week omdat ik echt uit mijn comfortzone wilde stappen. Ik had tegen mezelf gezegd: groepsleider zijn is de perfecte gelegenheid om jezelf uit te dagen, veel te leren en meer mensen te leren kennen.” Evan kwam aan op maandag 29 augustus, de dag dat de introductieweek voor internationale studenten begon. “Het was wel grappig, ik kwam aan en dacht: Wat? Ik ben hier zelf net en nu al groepsleider? Maar ik was totaal niet zenuwachtig, omdat ik online de training voor groepsleiders al had gevolgd. Bovendien bleek mijn groep ook nog een dat  een tweedejaars student uit Nederland te hebben als mentor. Als ik een antwoord niet wist kon ik het aan haar vragen.”

Evan stapte uit zijn comfortzone als groepsleider

Het idee om eerstejaars als groepsleiders te laten fungeren, kwam van projectcoördinator Eline Bollaart, verantwoordelijk voor de organisatie van de Welcome Week. Zij had tweehonderd ouderejaars studenten nodig als groepsleider, maar er hadden zich veel minder studenten hiervoor aangemeld. Groepsleiders hebben als taak om de studenten op hun gemak te stellen, hen rond te leiden op de Universiteit Utrecht en de stad en allerlei vragen over wonen en studeren in Utrecht te beantwoorden.

“Ik realiseerde me dat nieuwe studenten deze taak ook gewoon konden doen. Die zijn zelf volop op zoek naar informatie en we konden ze van te voren een training geven om hun kennis bij te spijkeren. Dit zou voor hen zelfs een perfecte kans zijn om zelf al van alles te ontdekken over de universiteit en de stad. We ontwierpen een programma met een picknick voor de mensen die al in Utrecht waren en twee hybride trainingen: ‘coachen voor jonge mensen’ en ‘empathie als leider’. We maakten ook een WhatsAppgroep aan waar groepsleiders al met elkaar in contact konden komen.”

Het team stuurde vervolgens een e-mail naar alle 2400 studenten die zich hadden aangemeld voor de Welcome Week, met de vraag of ze groepsleider wilden worden. Er stond nog een aantrekkelijk extraatje tegenover: groepsleiders kregen gratis toegang tot het eindfeest. Geïnteresseerden moesten een motivatiebrief sturen waarin ze zichzelf voorstelden. “Sommige studenten stuurden hun cv mee, maar dat hoefde niet. Ervaring was echt niet nodig”, aldus Bollaart.

Honderd aanmeldingen in vijf dagen
Het idee bleek een groot succes: in slechts vijf dagen waren er al honderd aanmeldingen van zowel bachelors en masters als uitwisselingsstudenten. Uiteindelijk had de organisatie in totaal zo’n 150 groepsleiders, waardoor sommige groepen twee leiders hadden. ”Sommigen hebben ook een oudejaarsstudent als mentor, maar helaas was dat niet in alle groepen mogelijk. In de toekomst willen we wel dat iedere groep ook een oudejaars als mentor heeft.”

Volgens Bollaart was twee derde van de eerstejaarsstudenten die zich opgaven als groepsleider al in Utrecht toen de driedaagse training begon. De rest volgde de training online. Jackie uit China was een van de studenten die zich had opgegeven. “Ik had niks te verliezen en een kijkje achter de schermen van zo’n evenement leek me wel wat.” Zij volgde de training vanuit het eigen land. “De leiderschapstraining leerde ons hoe we empathie konden tonen en hoe we alle leden van de groep in de activiteiten konden betrekken, zodat ze elkaar beter zouden leren kennen. Ik vond dat handige skills om te leren.”

Voor alle deelnemers aan deze introductieweek was er ook een FAQ-document. Een andere handige online tool bleek Discord, een online forum waarop het Warm Welcome team een kanaal heeft waar studenten elkaars vragen kunnen betantwoorden. Wist niemand het antwoord dan moesten de organisatoren van de Welcome Week aan de bak. Tot slot was er nog een Welcome Week app met het programma en een checklist van dingen die de internationale studenten moeten regelen bij aankomst in Nederland zoals het krijgen van een BSN nummer, een simkaart en het vinden van een huisarts.

Groepsleider Jacky: 'Een kijkje achter de schermen van zo’n evenement leek me wel wat'

Belangrijkste is dat je er voor iemand bent
Als eerstejaars meteen groepsleider zijn, kan druk geven op de student. Volgens Bollaart werden alle groepsleiders echter gerustgesteld. “Wij zeggen altijd: ‘Maak je geen zorgen, het belangrijkste is dat je er voor iemand bent’. Er wordt niet van ze verwacht dat ze alles weten. Het is eigenlijk juist fijn als je groepje geleid wordt door iemand die in precies hetzelfde schuitje zit.”

Groepsleider Jackie kan dat alleen maar beamen: “Iedereen weet dat ik hier net zo nieuw ben als zij. Als groepsleider was het voor mij wat minder ongemakkelijk om nieuwe mensen te ontmoeten. Ik ben degene die in het middelpunt staat, die mensen moet zeggen dat ze een groepsfoto moeten maken en dat soort dingen.” Evan, de verlegen Franse student denkt ook dat hij door deze ervaring meer mensen heeft ontmoet dan hij anders had gedaan.

Er waren echter ook studenten die zich aanmelden als vrijwilliger omdat ze over natuurlijk leiderschap beschikken. Kiara uit Peru bijvoorbeeld die in Utrecht de master Innovatiewetenschappen gaat doen. Tijdens haar bachelor was ze voorzitter geweest van een paar studentenverenigingen en kwam er zo achter dat ze leiderschapskwaliteiten heeft. “Ik hou ervan om mensen te helpen.” Hoewel ze blij is dat ze meegeholpen heeft, had Kiara liever gezien dat ze vooraf meer informatie had gekregen van het team, zodat ze zich beter had kunnen voorbereiden op haar taak. “Het was wat warrig allemaal. Als je niet alle antwoorden hebt, kan het best overweldigend zijn om groepsleider te zijn. De training was goed georganiseerd, maar ik denk dat er toch nog informatie ontbrak. Hetzelfde geldt voor de app. Maar zo werken dingen nu eenmaal. Er gaan altijd wel dingen mis als je eenmaal begonnen bent en die los je dan op voor de volgende keer. Ik probeer gewoon zoveel mogelijk te leren zodat ik anderen kan helpen.”

De internationale studenten die benaderd zijn door DUB tijdens de informatiemarkt op de woensdag waren unaniem enthousiast over eerstejaarsstudenten als groepsleiders: zelfs als je iets niet weet is het fijn iemand te hebben die het samen met jou gaat uitzoeken. Het Warm Welcome team gaat de ervaring met eerstejaarsstudenten als groepsleiders nog wel evalueren, zegt Bollaart. “Maar tot nu toe zijn er alleen nog maar voordelen.”

Supermentoren
Behalve eerstejaars als groepsleiders en ouderejaars als mentor kon de Welcome Week ook rekenen op drie ‘supermentoren’: ouderejaarsstudenten die al eerder meegeholpen hadden tijdens het evenement. De Nederlandse Janine, die de master Infection Immunity volgt bij de faculteit Geneeskunde is zo’n supermentor. “Dit is de tweede keer dat ik dit doe. Het begon allemaal toen ik zag dat andere studenten van mijn opleiding vragen van eerstejaars aan het beantwoorden waren op Discord en ik op veel vragen het antwoord bleek te weten. Ten eerste omdat ik hier al woonde en ten tweede omdat ik Nederlands spreek en sommige websites niet in het Engels zijn. Het kostte sommige studenten uren om iets te vinden terwijl ik het in vijf minuten uitgezocht had. Voor ik het wist was ik alle vragen aan het beantwoorden. Veel mensen vroegen of ik daarom mentor wilde worden. Ik wist niet eens wat een mentor deed, dus ik keek op de website en dacht: ‘Prima, zo kan ik nog meer mensen helpen’.”De Nederlandse Janine draagt haar supermentor-pet: "Het kostte sommige studenten uren om iets te vinden terwijl ik het in vijf minuten uitgezocht had"

Janine vindt het fijn dat er dit jaar groepsleiders zijn. "Ik vind het prettig dat er iemand is die me helpt. Vorig jaar deed ik alles alleen. Ik was verantwoordelijk voor een groep van twintig mensen en het was niet altijd makkelijk om iedereen in de gaten te houden en te zorgen dat aan iedereen z’n wensen werd voldaan." Maar ze vindt wel dat ook meer Nederlandse studenten vrijwilligerswerk zouden mogen doen. "Ik begrijp wel waarom ze dat niet zo snel doen. Het is de laatste week van de zomervakantie dus de meesten willen nog even lol hebben. Maar probeer je eens te verplaatsen in de internationale studenten: stel je voor dat je naar een ander land verhuist en er is niemand om je te helpen en je moet het allemaal zelf maar uitzoeken. Dat zou voor jou ook klote zijn."