U-raad voelt zich niet gepasseerd, maar wil wel meer ruimte voor overleg vooraf

Overkoepelende organisaties van de medezeggenschap in het hoger onderwijs constateerden begin april dat sommige medezeggenschapsraden zich gepasseerd voelen door de besturen. De snelheid waarmee besturen beslissingen moeten nemen over online onderwijs of tentaminering bood geen ruimte voor overleg vooraf met de medezeggenschap, schreef het Hoger Onderwijs Persbureau. In Utrecht worden deze zorgen echter niet gedeeld. “De Utrechtse collegeleden toetsen steeds vooraf welke besluiten zij in deze situatie zelf kunnen nemen en welke besluiten eerst aan de raad voorgelegd moeten worden”, zeggen de voorzitter van de studentengeleding in de U-raad Jesse Wijlhuizen en de voorzitter van de personeelsgeleding Wim de Smidt. “Overigens zijn de wettelijke bevoegdheden van het college behoorlijk ruim”.

De twee U-raadsleden denken terug aan de tijd dat de universiteit besloot digitaal te gaan. Op 12 maart kregen alle werknemers en studenten te horen dat het onderwijs op vrijdag de 13de niet door zou gaan en dat vanaf maandag 16 maart iedereen thuis moest werken en dat het onderwijs online vervolgd ging worden. Een week later zat de U-raad om tafel met het College van Bestuur in wat een ‘bijzondere vergadering’ heet. “Tijdens deze vergadering konden we met elkaar van gedachten wisselen over de crisissituatie, de al genomen besluiten van het CvB, de rol van de raad en de communicatie met de raad”, zeggen Wijlhuizen en De Smidt. Afgesproken werd op welke wijze vragen, opmerkingen, suggesties en aanbevelingen zo snel mogelijk doorgegeven konden worden aan het CvB of bepaalde medewerkers dichtbij het bestuur.

In het crisisteam zitten geen studenten

De studenten in de U-raad hadden snel door dat zij ervoor moesten zorgen de belangen van de student goed onder de aandacht te brengen. Wijlhuizen: “In het crisisteam dat nu de besluiten neemt, zitten geen studenten. Daardoor heeft het team soms minder goed voor ogen wat de gevolgen zijn van een bepaald besluit voor studenten. Zo hebben we gevraagd of de herkansingen van blok 3 versoepeld kunnen worden, omdat halverwege het blok het onderwijs online ging. Ook zijn er bachelorprogramma’s die een verplicht buitenland element hebben in blok 4. De studenten van deze opleidingen vragen zich af of ze wel kunnen afstuderen als hun buitenlandreis niet doorgaat. We hopen hier snel duidelijkheid over te krijgen voor de herinschrijving sluit. En we hebben gevraagd naar de leefbaarheid van De Uithof te kijken omdat alle voorzieningen zoals De Spar de deuren sloten.”

Studenten Jesse Wijlhuizen (rechstboven) en Ashley van Driel aan het woord tijdens de U-raadvergadering

De Smidt: “Als het om personeel gaat, vroegen wij als eerste aandacht voor de promovendi die in de laatste fase van hun onderzoek zitten. Zij kunnen bijvoorbeeld niet in de bibliotheek terecht of in het lab werken en lopen daardoor vertraging op. Het is niet zo moeilijk om hun contract te verlengen. Maar omdat promovendi vaak door verschillende instanties gefinancierd worden, dringt de vraag zich op wie hun salaris gaat betalen. Hetzelfde geldt voor tijdelijke onderzoekers.” Volgens de twee voorzitters wordt er ook daadwerkelijk rekening gehouden met de suggesties en aanbevelingen van de raad. “Er wordt actie op ondernomen. Op dit moment wordt bijvoorbeeld onderzocht hoeveel promovendi en tijdelijke onderzoekers dit betreft”, zegt De Smidt.

Het zou fijn zijn wanneer er meer vooraf gecommuniceerd wordt over de vraagstukken die op tafel liggen

De Universiteitsraad heeft de collegeleden en de algemeen directeur Leon van de Zande begin april een boeket gestuurd. “De bloemen waren eigenlijk voor het hele crisisteam en de bestuursdienst om ze te bedanken voor het harde werken om het online onderwijs en het thuiswerken mogelijk te maken. Van de IT tot de communicatie. Iedereen heeft keihard gewerkt maar omdat we niet iedereen bloemen konden sturen, gingen die naar het CvB en de algemeen directeur”, zegt De Smidt. “Na die eerste bijzondere vergadering werden ook de geplande vergaderingen en informele overleggen met het universiteitsbestuur weer opgepakt. We worden standaard bijgepraat over de actuele situatie en de vragen die op dat moment spelen en uitgezocht worden.”

De vergaderingen van de Universiteitsraad en die van alle faculteitsraden en de dienstraad van het Bestuursgebouw spelen zich nu online af en kunnen door geïnteresseerden worden bijgewoond. De medezeggenschappers hebben onderling contact zodat lokale vragen ook via de U-raad doorgespeeld kunnen worden naar het College van Bestuur. “We krijgen daarnaast eveneens vragen en opmerkingen van studenten en medewerkers die we kunnen doorgeven”, zeggen de twee leden.

In het begin zijn verschillende besluiten genomen door het crisisteam waar de medezeggenschap alleen achteraf op kon reageren. “Het zou het fijn zijn wanneer er soms meer vooraf gecommuniceerd wordt over de vraagstukken die op tafel liggen. Maar we beseffen ons ook dat het een crisissituatie is dus hebben wij er ook begrip voor dat dit gebeurt in een uitzonderlijke situatie.”

Nu iedereen gewend is aan online onderwijs en werken, komen de structurele vragen bovendrijven

Nu blok 4 net van start is gegaan en iedereen een beetje gewend is aan het online onderwijs en werken, komen er meer structurele vragen boven, zegt studentlid Wijlhuizen. “Bij de laatste universiteitsraadsvergadering van 20 april hebben we bijvoorbeeld vragen gesteld over de privacy van studenten als docenten het programma Zoom gebruiken voor onderwijs of wanneer online proctoring wordt ingezet bij tentamens. We vroegen deze programma’s te verbieden, omdat er ernstige risico’s zijn maar nog niet is uitgezocht hoe groot die risico’s eigenlijk zijn. We maken ons  zorgen omdat we ons afvragen of studenten wel weten dat hun privacy in het geding is.”

Het is een lastig vraagstuk, zegt Wijlhuizen. “We snappen dat het CvB het reguliere onderwijs zoveel als mogelijk wil laten doorgaan, maar het was prettig geweest als we vooraf hierover een gesprek hadden kunnen hebben in plaats van achteraf. Door het college te vragen naar de privacy-issues van proctoring en Zoom lijkt het alsof we ze betrappen, maar we willen ze doordringen van het feit dat aan deze programma’s veel haken en ogen zitten wat betreft de privacy terwijl er alternatieven voor handen zijn, zoals Teamers en andersoortige tentamens.”

In het nieuwe Strategisch Plan moeten de lessen van de coronacrisis meegenomen worden

De Smidt wijst op de discussie over het Strategisch Plan dat eigenlijk voor de zomer af had moeten zijn en nu wordt uitgesteld tot het najaar. “Daar zijn we heel blij mee en hadden het zelf ook al willen voorstellen. Door het online werken kun je daarover nu geen goede discussies houden in de faculteiten. Bovendien is de werklast die het thuiswerken met zich meebrengt hoger. Daarnaast vinden we het belangrijk dat in dat plan al staat wat we geleerd hebben van deze crisis. Zijn er punten van bijvoorbeeld online onderwijs of online werken wat we willen behouden? Misschien gaan we wel meer hybride werken dan nu het geval is: een deel op kantoor en een deel thuis.”

Hij  verwijst naar het onderzoekje dat de universiteit houdt over de vraag hoe het thuiswerken bevalt. “Dat kwam van een raadslid van de Dienstraad dat ons weer bereikte, maar bleek ook al elders in de organisatie geopperd te zijn. We komen dus ook regelmatig met dezelfde ideeën als het bestuur.”

Doordat het onderwijs online is, loop je tegen grenzen aan van wat mogelijk is

De Universiteitsraad richt zich na zes weken online werken en studeren ook op de tijd die komen gaat. De onderwijskwaliteit is hier een goed voorbeeld van, zegt Wijlhuizen. “Doordat het onderwijs online is, loop je tegen grenzen aan van wat mogelijk is. Zo valt onderwijs waar fysieke aanwezigheid voor nodig is uit. Dat komt de kwaliteit niet altijd ten goede. Je ziet nu ook verschillen ontstaan tussen het online onderwijs van de ene of de andere docent. Sommige docenten hebben bijvoorbeeld kinderen thuis die ze ook onderwijs moeten geven en hebben dus minder tijd om studenten te ondersteunen als ze bijvoorbeeld in werkgroepen moeten werken. Dan moeten studenten onderling maar wat met elkaar regelen. Andere docenten regelen alles voor de studenten tot in de puntjes en hebben een apart kanaal gemaakt voor werkgroepen. We buigen ons nu over de vragen wat deze verschillen voor gevolgen hebben voor de onderwijskwaliteit en of we constructief kunnen meedenken om de kwaliteit te waarborgen. Daar moeten we het eerst intern goed over hebben.”

Wat de nabije toekomst betreft, denkt De Smidt dat de universiteit er rekening mee moet houden dat er in september nog steeds bepaalde maatregelen nodig zijn om het coronavirus te beteugelen. Het is één van de onderwerpen waar de raad zich over buigt. “De huidige crisis kan weleens gevolgen hebben voor het Strategisch Huisvestingsplan. In dit plan worden onder meer de vierkante meters per fte verkleind, maar hoe verhoudt zich dat tot de anderhalvemetersamenleving? Er is veel gezegd en geschreven over kantoortuinen, maar in het kader van de huidige crisis is de vraag hoe je in een kantoortuin goed afstand kan houden. En wat als het nooit meer wordt zoals voor de crisis? Dan zullen de huisvestingplannen moeten worden bijgesteld.”