Vicevoorzitter Van de Starre: ‘Financiële behoedzaamheid moet niet doorslaan’

Margot van der Starre is nu ruim een jaar vicevoorzitter van de universiteit. Zij gaat onder meer over de universitaire financiën. Hoewel het uitgeven van geld voor de meeste mensen nooit zo’n probleem is, lijkt de universiteit daar niet heel goed in. De afgelopen jaren wilde de universiteit miljoenen meer uitgeven dan er binnenkwam. Dat lukte geen enkele keer. Voor het jaar 2021 is dat niet anders gebleken. Begroot werd dat er 25 miljoen ingeteerd moest worden. “Maar we eindigden met plus 44 miljoen, een verschil van zo’n 70 miljoen.”

Net als voorgaande jaren is dit niet alleen te wijten aan de zuinigheid van faculteiten en directies. Het was vorig jaar een jaar van veel onverwachte meevallers. Zo kreeg de universiteit in een keer 19 miljoen euro terug die de UU een aantal jaren op rij te veel had betaald aan belastingen. Ook moest een post van 10 miljoen, die vorig jaar uitgegeven zou worden en bij de uitgaves vermeld werd, van de nieuwe accountant terug naar de reserves, omdat deze miljoenen toch niet werden besteed. Corona zorgde opnieuw onder de streep voor minder uitgaven: er werd minder gereisd en er waren minder congressen. Daarbij kreeg de UU de zogenoemde NPO-gelden van het rijk. Deze extra financiën zijn bedoeld om achterstanden in het onderwijs en onderzoek veroorzaakt door de pandemie in te lopen. Ook moet het uitgegeven worden aan het verbeteren van het welzijn van studenten dat door corona een flinke knauw had gekregen. “Heel fijn natuurlijk, maar die gelden heb je niet een, twee, drie uitgegeven”, zegt Van der Starre.

Vaste dienstverbanden
Er zijn verschillende redenen om als universiteit minder geld in kas te willen hebben. Ten eerste lag er de claim bij de overheid dat het hoger onderwijs jaarlijks een bedrag van zo’n 1,1 miljard euro te kort komt. Met name voor het onderzoek. Maar wie geld overhoudt en spaargeld heeft, kan niet zeggen armlastig te zijn. Ingrid Van Engelshoven, de voorganger van onderwijsminister Dijkgraaf liet onderzoek doen naar het spaargeld van de universiteiten in Nederland en daar bleek uit dat de potten niet té groot waren. Ook erkende zij dat de claim voor meer geld terecht is. En hoewel er geen 1,1 miljard bijkomt, heeft Dijkgraaf nu toegezegd 700 miljoen euro structureel bij te plussen. Die horde is dus genomen.

De tweede reden om geld uit te geven, is om de werkdruk onder de medewerkers tegen te gaan. Dit kan alleen door meer mensen aan te nemen en het liefst in vaste dienst, wat betekent dat de faculteiten voor het onderwijs bijvoorbeeld moeten zoeken naar universitair (hoofd)docenten (UD’s en UHD’s) die onderwijs combineren met het doen van onderzoek, een eis waar de UU nog steeds aan vasthoudt. “De werkdruk is hoog en met nieuwe UD’s kan die worden teruggebracht.”

Mensen in vaste dienst nemen, brengt echter ook risico’s met zich mee. Want wat als het aantal studenten terugloopt en er minder docenten nodig zijn? Dan volgt mogelijk een reorganisatie met ontslagen tot gevolg. “En daarvoor zit 2011 nog vers in het geheugen”, zegt Van der Starre. Net als 1974 voor voetballiefhebbers een open wond is, is 2011 dat hier en daar voor de UU. “Dat was een jaar van krapte en vielen er ontslagen. Dat was heftig en mede daardoor is men voorzichtig geworden om mensen in vaste dienst te nemen.”

Meer vertrouwen
Het universiteitsbestuur probeert uit alle macht het vertrouwen in de (financiële) toekomst over te brengen op de rest van de universiteit om faculteiten te stimuleren meer universitair docenten en hoofddocenten in vaste dienst te nemen. “We voeren heel veel gesprekken. Het heeft natuurlijk iets moois dat je als werkgever mensen baanzekerheid voor onbepaalde tijd wil bieden, maar het is niet reëel te denken dat elke werknemer hier veertig jaar moet werken. De onzekerheid die faculteiten voelen, wil ik proberen weg te nemen. Het gaat goed met de UU, we trekken elk jaar voldoende nieuwe studenten, het lukt ons nog steeds heel goed om fondsen te werven. Die komen jaar op jaar binnen. Je mag er dus wel op vertrouwen dat ons dat blijft lukken. Kijk naar de groeifondsen die we hebben binnengehaald en de zwaartekrachtsubsidies. Behoedzaamheid is te prijzen, maar moet niet doorslaan. En door het aannemen van mensen kan de werkdruk omlaag.”

Op facultair niveau lukt het Van der Starre aardig om de boodschap over te brengen. “Maar hoe dieper je in de organisatie komt, bijvoorbeeld op onderzoeks- of opleidingsniveau, hoe lastiger ze het daar vinden om structurele verplichtingen aan te gaan. Daar hebben ze bovendien nog best regelmatig spaarpotjes ‘voor het geval dat’. Al die potjes bij elkaar tellen op tot een flink bedrag.”

Financiële stabiliteit
Behalve het voeren van vele gesprekken heeft het universiteitsbestuur ook verschillende initiatieven genomen om faculteiten meer financiële zekerheid te geven zodat ze universitair docenten in vaste dienst durven nemen. Zo is het zogeheten universitair verdeelmodel (UVM) aangepast. Dat is het model waarmee het CvB het geld dat binnenkomt van het rijk en de collegegelden over de faculteiten en diensten verdeelt. Wat vanaf 2023 anders is, is dat faculteiten in elke geval tot 2027 kunnen rekenen op een hogere ‘vaste voet’ – het bedrag dat ze los van bijvoorbeeld aantallen studenten of het aantal behaalde studiepunten minimaal krijgen voor onderwijs. Ook de vaste voet voor onderzoek is verhoogd.

Ook heeft het CvB een impuls van 50 miljoen euro in het leven geroepen. Faculteiten en University College Utrecht hebben dit jaar via een bepaalde verdeelsleutel in totaal 5 miljoen euro gekregen om werkdruk te verlagen en meer mensen in vaste dienst te nemen. Elk volgend jaar is hier 10 miljoen voor beschikbaar en in 2027, het laatste jaar, weer 5 miljoen.

Het geld trok het universiteitsbestuur uit toen eind 2021 duidelijk werd dat er weer miljoenen op de begroting zouden overblijven. De faculteiten hebben plannen ingediend en zijn meer mensen aan het werven. “Helaas geldt dat in sommige vakgebieden de krapte op de arbeidsmarkt op dit moment niet meewerkt. We kunnen bijvoorbeeld niet meer bieden dan wat in de cao is afgesproken. Het bedrijfsleven betaalt vaak beter. Sommige opleidingen hebben echt last van deze concurrentie. We krijgen dus last van schaarste. We moeten ons bezinnen op welke wijze we aantrekkelijk blijven.”

Grovere verslagen voldoen ook
De vicevoorzitter heeft zich sinds haar komst wel wat verbaasd over de financiële planning van de universiteit. Op universitair niveau zijn er de begroting van het nieuwe jaar, de jaarrekening van het voorafgaande jaar en de kaderbrief die een paar jaar vooruit kijkt en waar de faculteiten en diensten hun begroting op moeten maken. De volgorde van de verschillende financiële stukken is soms niet logisch,  zo verzuchtte Van der Starre eens bij een vergadering met de Universiteitsraad.

En dan zijn er ook nog de kwartaalrapportages, die verslag doen van de uitgaven in een kwartaal. “In mei krijg ik te zien wat er het eerste kwartaal is uitgeven, in augustus heb ik pas overzicht op de uitgaven van het eerste halve jaar. Als dan blijkt dat er geld overblijft bijvoorbeeld, is er maar heel weinig tijd over om dat nog voor het einde van het jaar bij te sturen.” Voor het aannemen van personeel bijvoorbeeld rekent de universiteit zo’n half jaar van vacature tot aanstelling. “Eigenlijk loopt de organisatie dus vaak achter de feiten aan, dat zou ik graag toch anders zien.”

Wat ze wenst is dat de financiële rapportages haar sneller bereiken. “Nu moet elke uitgave en elk bedrag dat binnenkomt tot op de eurocent gerapporteerd worden. Dat zou misschien niet elk kwartaal hoeven. Nu wordt ook gekeken naar de euro’s maar je kan ook naar andere parameters kijken zoals de fte’s. Met wat minder gedetailleerde verslagen kun je sneller reageren.” Ook op facultair niveau zou een wat grover overzicht volstaan. “Want die zitten met hetzelfde probleem, dat bijsturen lastig wordt als het einde van het jaar in zicht is.”

Banden met directeuren aanhalen
Wat ze al veranderd heeft, is het overleg met de directeuren van de faculteiten. “Er was natuurlijk wel overleg van het CvB met een faculteitsbestuur, maar er was geen overleg van alle directeuren gezamenlijk met het bestuur. Dat misten we als CvB en dat hebben we veranderd. Op die manier weten we ook sneller hoe er op de werkvloer wordt gereageerd op plannen van ons en weten we wat de vragen zijn die bij faculteiten leven. Neem bijvoorbeeld de invoering van het hybride onderwijs, als plan is het mooi, maar in de uitvoering loop je tegen dingen aan die het tempo vertragen. Tijdens zo’n overleg horen we snel wat er waar speelt en kunnen we plannen aanpassen. Daardoor word je slagvaardiger.”

Dit overleg is onderdeel van de veranderende bestuursstructuur die het college wenst. “De focus ligt nu op de Bestuursdienst, maar het is breder dan dat. Ook de overlegstructuren tussen ons en de faculteiten veranderen. En dit allemaal met het doel om slagvaardiger te zijn, beter te prioriteren en de werkdruk te verlagen.”

En nu de overheid nog
Ten slotte heeft ze nog twee wensen die alleen de overheid kan vervullen. Ten eerste hoopt ze dat de overheid meer financiële rust brengt in de financiering van de publieke sector zodat instellingen verder vooruit kunnen plannen. Voor Van der Starre naar de universiteit kwam, heeft ze jaren als bestuurder in de zorg gewerkt waar ze tegen dezelfde wisselvalligheden opliep. “Zo kun je deze sectoren niet behandelen, vind ik. De financiering van zowel de zorg als het onderwijs komt in golfbewegingen. Daardoor worden mensen behoedzaam met het uitgeven van geld. Hier komt nog bij dat áls ineens een smak geld binnenkomt het vaak binnen een bepaalde termijn moet worden uitgegeven, wat soms domweg niet zo snel kan. Daar krijg je dan weer kritiek op.”

Haar tweede wens is dat de overheid de sector meer vertrouwen geeft als het gaat om de wijze waarop de universiteit haar geld uitgeeft. “Dan besparen we meteen, want nu moeten we bij elk bedrag dat we extra krijgen, een heel controlesysteem opzetten om aan te tonen dat we het geld uitgeven aan het doel. Gelukkig hebben we sinds de vorige verkiezingen een minister die heel goed begrijpt hoe wetenschappelijk onderwijs en onderzoek werkt. Ik hoop dat hij de politieke ruimte krijgt om rust en vertrouwen te bieden, want daar wordt het hele land beter van.”