Aan het eind van elk kalenderjaar maakt het universiteitsbestuur een begroting voor het jaar daarop waarin het bestuur een schatting maakt van de inkomsten en uitgaven. De Universiteitsraad heeft op de begroting instemmingsrecht.
Elk kwartaal wordt de Universiteitsraad door middel van een kwartaalrapportage - genaamd Q1, Q2, Q3, Q4 - op de hoogte gehouden of de uitgaven in de pas lopen met de voorspelling in de begroting of dat er bijvoorbeeld bijgestuurd moet worden. Deze kwartaalrapportages worden gevolgd door een jaarrekening wat inzicht geeft in de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven van de Universiteit Utrecht van het afgelopen jaar.
Elk voorjaar wordt de zogeheten kaderbrief besproken met de Universiteitsraad. Hierin geeft de universiteit een voorspelling over de basisinkomsten voor de komende drie jaar en biedt enig inzicht in de financiële ruimte van de UU. De faculteiten en andere universitaire onderdelen gebruiken de kaderbrief om hun begroting voor het komende jaar te maken .
