Minder, minder, minder: hoe de UU geld wil besparen

Sinds het voorjaar van 2024 is bekend dat er flink bezuinigd wordt op het hoger onderwijs. De Universiteit Utrecht anticipeerde direct op het slechte nieuws en riep iedereen op met bezuinigingsplannen te komen. Het resultaat is het zogeheten Financieel Verduurzamingsplan 2025-2027 (alleen met Solis-id) waarin staat waar er flink bezuinigd gaat worden en waar investeringen noodzakelijk blijven.

Dat de grootste klappen vallen bij de faculteit Geesteswetenschappen en de Universitaire Bestuursdienst is inmiddels bekend. Daar wordt al gewerkt aan de bezuinigingsplannen. Ook is al duidelijk dat de ambities voor het Strategische Huisvestingsplan versoberd moeten worden. Toch blijven investeringen nodig zoals voor de verbouwingen van het Van Unnik, het Kruytgebouw en de nieuwbouw bij Diergeneeskunde om als UU te verduurzamen. Binnenkort moet duidelijk worden hoe het versoberde plan eruit gaat zien. Het  universiteitsbestuur drukt daarnaast faculteiten en diensten op het hart de tering naar de nering te zetten, en verplichten de faculteiten het minimum bedrag als reserve (alleen met Solis-id) aan te houden om calamiteiten op te vangen. 

Veel wordt minder
Wat nog verder uitgewerkt moet worden zijn plannen om de uitgaven van de hele universiteit te verminderen. Deze zogeheten onderdeeloverstijgende maatregelen zijn allerhande initiatieven die de hele universitaire gemeenschap. Ze zouden dit en volgend jaar hun beslag moeten krijgen. 

Enkele plannen voor dit jaar zijn al bekend. Denk daarbij aan het afschaffen van het facultaire honoursonderwijs en het beperken van de openingstijden van universitaire gebouwen. Deze hebben al veel stof doen opwaaien binnen de instelling. 

Eerder genoemd is ook het beperken van het inhuren van ‘externen’. Dit zijn vaak voor de universiteit dure krachten die worden ingevlogen voor een bepaald project of worden ingezet op plaatsen waar geen nieuwe werknemer voor gevonden kan worden, zoals bij de directie ITS of financiën. Onlangs is nog zo’n externe aangenomen om de financiële stromen van de Universitaire Bestuursdienst door te lichten. Daarnaast  zal ITS de bezem halen door verschillende applicaties die ongeveer hetzelfde doen. Elke applicatie moet niet alleen worden gekocht maar ook ondersteund. 

In de verduurzamingsplannen staan ook nieuwe initiatieven zoals het besparen op zakelijke reizen. Gekeken zou moeten worden of een reis noodzakelijk is, of dat een online bijeenkomst ook tot de mogelijkheden behoort. Verder wil de universiteit berekenen wat de ‘overhead’ feitelijk kost. Onder overhead wordt verstaan wat bijvoorbeeld een overkoepelende afdeling moet doen als een onderzoeksgroep een beurs binnenhaalt. Daar moet dan ook geld van de beurs naartoe. Maar hoeveel precies?

Een ander voorstel is om werknemers te stimuleren een functiecontract te laten nemen. Dit is een contract voor werknemers vanaf schaal 11. Het is een overeenkomst waarin met de werknemers zogeheten resultaatafspraken per kalenderjaar worden gemaakt. De medewerker bepaalt zelf hoe het werk wordt ingericht en kan ook zelf verlof opnemen. Hoeveel is aan de werknemer, zolang deze maar zijn resultaatafspraken nakomt. Nu heeft 11 procent van de werknemers in schaal 11 of hoger een dergelijk contract. Zij hebben aan het einde van het kalenderjaar of einde arbeidsovereenkomst dus ook geen verlofuren over. Voor verlofuren die niet opgenomen worden, moet de universiteit geld reserveren voor het geval de werknemer uit dienst gaat. Dan kunnen de overgebleven verlofuren worden uitbetaald. Voor werknemers met een functiecontract hoeft geen geld gereserveerd te worden.

Minder cursussen in het onderwijs 
Voor 2026 staan er nog andere opties open die onderzocht moet worden. Zo denkt de universiteit eraan om het cursusaanbod te verkleinen. Er kunnen vakken worden samengevoegd of gewoon niet meer gegeven, zo is geopperd. Dit scheelt werk en kan dus een reductie betekenen van het aantal docenten. 

Een verkleining van het onderwijsaanbod, kan ook tot gevolg hebben dat er minder onderwijsruimte nodig is. Zeker als het onderwijs ook efficiënter wordt gepland. De UU is al langere tijd bezig om dit voor elkaar te krijgen. Een van de ideeën hierbij is om vaker tussen 17 en 19 uur colleges te plannen en het  timeslot daarna. Door een strakkere planning is er in elk geval geen extra onderwijsruimte nodig en kan er wellicht ook onderwijsruimte worden afgestoten.

De universiteit denkt ook te kunnen besparen op kantoorruimte. Dit kan door op meer plekken te werken via het ‘activiteit gerelateerd werken’. Dit houdt in dat niemand meer een eigen bureau heeft en het kantoor voorzien wordt van flexplekken. De UU bezuinigt dan op bijvoorbeeld de huur of kan panden verkopen. Op zijn minst wordt bespaard op energie- , schoonmaak- en personeelskosten.

Volgend jaar hoopt de UU ook te bezuinigen op IT, zoals op opslagruimte van digitale data. Niet alles hoeft misschien eeuwig bewaard te worden, zei vicevoorzitter Margot van der Starre hier eens over in een universiteitsraadscommissie. De hoop is dat er zelfs minder opslagruimte nodig is, wat geld scheelt.

De UU wil de bijdrage aan de alliantie met de universiteiten van Wageningen en Eindhoven en het UMC Utrecht verlagen met 5 procent. 

Daarnaast zijn er ideeën over papierloos werken, efficiënter samenwerken in de bedrijfsvoering, programma’s laten aflopen zoals onlangs gebeurde met het diversiteitsprogramma EDI, focus aanbrengen in Onderwijs voor Professionals en bekijken of de universiteit als instelling ergens nog geld mee kan verdienen.

In de meeste gevallen gaat het nog om voorstellen. Bestudeerd wordt of ze haalbaar en gewenst zijn. Later dit jaar moet daar meer duidelijkheid over komen. De nota is ter kennisgeving naar de Universiteitsraad gestuurd.